Как налоговый агент должен удержать НДФЛ из-за излишне израсходованных средств, полученных физлицом на командировку и не возвращенных в срок?

Согласно подпункту 164.2.11 пункта 162.2 статьи 162 НКУ в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика налога включается сумма излишне израсходованных средств/электронных денег, полученных плательщиком налога на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки, размер которой исчисляется.

Согласно пункту 19 раздела II Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины от 29 декабря 2017 года № 148, наличные под отчет или на командировку выдают субъекты хозяйствования подотчетным лицам в соответствии с законодательством Украины.

Наличные выдается под отчет:

1) на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторсырья на срок не более 10 рабочих дней;

2) на закупку лома черных металлов и лома цветных металлов – сроком не более 30 рабочих дней со дня выдачи наличных под отчет;

3) на все другие производственные (хозяйственные) нужды – на срок не более двух рабочих дней, включая день обналичивания под отчет.

Подотчетное лицо имеет право продлить срок использования выданных под отчет средств, если наличность одновременно выдана как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторсырья, в том числе лома черных металлов и лома цветных металлов). Срок использования такой наличности продлевается до истечения срока командировки.

Согласно подпункту 170.9.3 пункта 170.9 статьи 170 НКУ документальное подтверждение суммы фактических командировочных расходов или выполнения отдельных гражданско-правовых действий путем предоставления подтвердительных документов, удостоверяющих сумму таких расходов, в случае осуществления безналичных расчетов с использованием платежных инструментов, включая корпоративные и возврат лицу, выдавшему средства/электронные деньги под отчет, суммы излишне израсходованных средств/электронных денег, размер которых рассчитан согласно подпункту 170.9.1 пункта 170.9 статьи 170 НКУ, осуществляется налогоплательщиком до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором налогоплательщик:

а) завершает такую ​​командировку;

б) завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет лица, выдавшего средства/электронные деньги под отчет.

В случае если при командировке или выполнении отдельных гражданско-правовых действий налогоплательщик применил для проведения расчетов платежный инструмент, включая корпоративный (бизнесовый) платежный инструмент или личный платежный инструмент, или его реквизиты и списание средств/электронных денег по понесенным расходам осуществляется поставщиком платежных услуг позже даты, когда плательщик и подпунктом 170.9.3 пункта 170.9 статьи 170 НКУ продлеваются на один календарный месяц.

В соответствии с подпунктом 170.9.4 пункта 170.9 статьи 170 НКУ отчет об использовании средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет, составляется и подается в сроки, определенные подпунктом 170.9.3 пункта 170.9 статьи 170 НКУ, плательщиком налога (в бумажной или электронной 51-IV «Об электронных документах и ​​электронном документообороте» и от 05 октября 2017 г. № 2155-VIII «Об электронной идентификации и электронных доверительных услугах») по форме, установленной центральным органом исполнительной власти, обеспечивающей формирование и реализующую государственную финансовую политику, в случае:

а) наличия налогооблагаемого дохода, определенного в соответствии с подпунктом 170.9.1 пункта 170.9 статьи 170 НКУ с целью расчета суммы налога;

б) использование налогоплательщиком наличных сверх суммы суточных расходов (включая полученную с применением платежных инструментов).

В случае если при командировке или выполнении отдельных гражданско-правовых действий налогоплательщик применил платежные инструменты, включая корпоративные (бизнесовые) платежные инструменты или личные платежные инструменты, или их реквизиты, для проведения расчетов в безналичной форме и/или для получения наличных средств в пределах суммы суточных расходов и при отсутствии о складывается и не подается.

Налоговым агентом налогоплательщика при налогообложении суммы, выданной налогоплательщику под отчет и не возвращенной им в течение установленного подпунктом 170.9.3 пунктом 170.9 статьи 170 НКУ срока, является лицо, выдавшее такую ​​сумму под отчет для выполнения отдельных гражданско-правовых действий от имени и за счет лица, выдающего сумму налога на выполнение таких действий (подпункт "б" подпункта 170.9.1 пункта 170.9 статьи 170 НКУ).

Сумма налога, начисленная на сумму такого превышения, удерживается лицом, выдавшим такие средства/электронные деньги, за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) налогоплательщика за соответствующий месяц, а в случае недостаточности суммы дохода – за счет налогооблагаемых доходов последующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы такого налога.

В случае, когда налогоплательщик прекращает трудовые или гражданско-правовые отношения с лицом, выдавшим такие средства/электронные деньги, сумма налога удерживается за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода при проведении окончательного расчета. В случае недостаточности суммы такого дохода непогашенная часть налога включается в налоговое обязательство плательщика налога по результатам отчетного (налогового) года.

https://zp.tax.gov.ua