Електронна товарно-транспортна накладна: чому її варто застосовувати вже сьогодні?

З 3 червня 2019 року Мінінфраструктури запровадило можливість використання ТТН в електронній формі. Але процес переходу виключно на е-ТТН триває й досі.

Наказ Мінінфраструктури № 413 «Про внесення Змін до Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні», який набрав чинності від 12 липня 2019 р., запровадив оформлення ТТН в електронній формі.

Вже сьогодні при формуванні е-ТТНможна відмовитися від паперових товарно-транспортних накладних на користь електронних, що дозволяє, зокрема:

• миттєво погоджувати та підписувати з контрагентами документи на вантажоперевезення;
• унеможливити втрату документів, як це буває з паперовими документами;
• забезпечити прозорість бізнес-процесів.

Який порядок роботи з е-ТТН зараз?

1. Відправник формує е-ТТН, накладає електронний підпис на е-ТТН та відправляє її перевізнику;
2. Перевізник (водій) підписує е-ТТН електронним підписом і за потреби одразу відправляє  її вантажоотримувачу;
3. Один екземпляр друкується (для пред’явлення в разі перевірки на дорозі), і  теж підписується (вже звичайним «живим» підписом) відправником та перевізником;
4. Вантажоотримувач після отримання вантажу підписує електронним підписом отриману е-ТТН та відправляє перевізнику та обов’язково замовнику для сплати за послуги перевезення.

З якої дати буде застосовуватись тільки електронна ТТН? Чи буде перехідний період, чи е-ТТН, що працюватиме через реєстр товарно-транспортних накладних Міністерства інфраструктури України стане обов’язковою з певної дати без перехідного періоду?

З 1 серпня 2022 року використання е-ТТН для загальної групи товарів стане обов’язковим по всій території України (у випадку, якщо вантажоотримувачем є юрособа).

До цього періоду здійснюється доопрацювання самої системи та поступовий перехід бізнесу на електронний формат ТТН через під’єднання до одного з Провайдерів електронного документообігу, що під’єданались до системи та пройшли сертифікацію.

Уже зараз компанія може почати роботу з одним із провайдерів, а саме «Вчасно», «Документ-онлайн», EDIN, «ППЛ 33-35», MEDoc, «Совтес», «Смарттендер», «Оптіма ДОК», щоб 1 серпня, коли застосування е-ТТН стане обов’язковим, бути повністю готовою до цього.

Реалізація проєкту «Цифра замість паперу – впровадження е-ТТН в Україні» здійснюється за підтримки USAID / UK aid проєкту «Прозорість та підзвітність у державному управлінні та послугах/ TAPAS».

Планується, що:

• до 1 березня 2022 року буде завершено розроблення центральної бази даних – єдиного реєстру товарно-транспортних накладних;
• до 1 квітня 2022 року буде здійснено супровід інтеграцій провайдерів до оновленої системи та її тестування.

Щодо запуску е-ТТН для спеціальних груп товарів, зокрема спирту та алкогольних напоїв, нафтопродуктів, хліба, молока, то у планах він відбудеться не раніше 2023 року.

Повноцінний перехід на е-ТТН для спецгруп вимагає комплексного опрацювання цього питання значною кількістю міністерств та відомств, особливо Державною податковою службою. Для цього необхідні внесення змін до нормативно-правових актів та опрацювання архітектури взаємодії між наявними системами в інших органах із електронним реєстром е-ТТН.

Електронна форма ТТН буде обов’язковою до використання чи добровільною разом з паперовою формою?

1 серпня 2022 року використання електронної форми ТТН стане єдиним можливим варіантом. Паперова ТТН тоді стане не потрібна.

Поки що, навіть за умови використання електронних форм ТТН всіма трьома учасниками, бізнес все одно повинен мати одну паперову копію з усіма підписами. Саме її вимагають інспектори Державної служби з безпеки на транспорті, оскільки їм поки бракує обладнання для перевірки електронних документів та вони не мають доступу до реєстру е-ТТН

Яке програмне забезпечення буде використовуватись для складання та обігу електронних ТТН? Це буде електронний кабінет на певному сайті чи щось інше? 

Створювати е-ТТН українські підприємці можуть на популярних платформах електронного документообігу, де створюють особистий електронний кабінет.

Однак, щоб процеси обробки електронних документів працювали належним чином, і всі учасники ланцюга могли обмінюватися ними – і відправник, і транспортна компанія, і вантажоодержувач повинні використовувати систему електронного документообігу, яка має інтеграцію з реєстром товарно-транспортних накладних Міністерства інфраструктури України. Власне вона й повинна забезпечувати так звану інтероперабельність.

Для яких вантажів буде застосовуватися електронна ТТН? Для всіх видів чи тільки для деяких?

З 1 серпня 2022 року обов’язковими е-ТТН стануть для бізнесу, який перевозить товари загальної групи, і де отримувачем товару є юридична особа.

Для випадків, коли отримувачем є фізична особа, інструменти для е-ТТН буде розроблено дещо пізніше. Зараз це складно організувати з низки причин, зокрема через те, що кінцеві споживачі здебільшого не мають електронних підписів.

Для спеціальних груп товарів вимога про наявність е-ТТН з 1 серпня 2022 року не поширюється. Це також пов’язано з тим, що, наприклад, у бізнесу, який працює у галузі виробництва спирту і алкогольних виробів, уже є свій реєстр і його потрібно буде інтегрувати в Систему е-ТТН. На це потрібен певний час та низка ухвалених нормативно-правових актів. Тому електронна форма ТТН для спецтоварів може стати обов’язковою з 2023 року.

Як буде здійснюватися контроль за наявністю ТТН у водіїв на виконання ст. 48 Закону про автомобільний транспорт? В якій формі водій повинен мати ТТН?

На даний момент навіть використовуючи е-ТТН, перевізник зобов’язаний мати одну копію ТТН в паперовому вигляді, оскільки Державна служба України з безпеки на транспорті ще не обладнана технічно для того, щоб здійснювати перевірку електронної товарно-транспортної накладної.

З 1 серпня 2022 року – електронної ТТН буде повністю достатньо.

Дані про е-ТТН міститимуться у реєстрі товарно-транспортних накладних Міністерства інфраструктури України. Варто зазначити, що у самому реєстрі для загальної групи товарів не зберігатимуться документи про торговельно-транспортні операції. Система не накопичуватиме дані про ціну, кількість товару тощо. Її завданням буде зібрати метадані про ТТН учасників процесу перевезень, точок, з якої та в яку прямує товар, вагу товару та його групу – загальна чи спеціальна. У системі зберігається посилання на автора кожного документу. Той, хто його створив, також реєструє сторони ТТН, система фіксує та наповнює так званий конвеєр подій, доступний для кожної сторони, саме за допомогою цього механізму забезпечується обмін даними між усіма учасниками. Якщо хтось із них прийде в систему з будь-якого провайдеру ЕДО, що приєднався до неї – він отримає всі свої документи.

Чи потрібні будуть КЕП для всіх учасників вантажних перевезень ТТН? Зокрема, для комірників, які відпускають та приймають товар, для водія та інших?

Кваліфіковані електронні підписи (КЕП) необхідні будуть від усіх учасників процесу перевезень, тобто для вантажовідправника, перевізника та вантажоотримувача, або їх представників

Тобто, КЕП повинні бути в осіб-представників учасників е-ТТН, що відповідальні за здійснення господарських операцій на кожному етапі перевезення.

Щонайменше має бути один підпис (КЕП) від учасника. але є можливість накласти КЕП двом і більше представникам учасника. Наприклад, від імені вантажовідправника документ можуть підписати комірник, бухгалтер та директор.

Загалом схема створення, використання і закріплення е-ТТН за допомогою електронного підпису виглядає таким чином.

Після завантаження вантажу вантажовідправник оформлює е-ТТН за допомогою свого гаджета, прикріплює супровідні документи на вантаж та підписує е-ТТН за допомогою КЕП. Одразу після цього е-ТТН автоматично реєструється у реєстр товарно-транспортних накладних Міністерства інфраструктури України і стає доступною для всіх учасників процесу перевезення.

Перевізник отримує е-ТТН, перевіряє вантаж і підписує е-ТТН за допомогою КЕП. Від цього статус е-ТТН у ЦБД змінюється і вантаж може вирушати до пункту призначення.

Вантажоотримувач перевіряє за е-ТТН стан вантажу, приймає вантаж та підписує е-ТТН за допомогою КЕП. Таким чином, статус е-ТТН у ЦБД оновлюється, а життєвий цикл е-ТТН завершується.

Як потрібно буде наводити в е-ТТН параметри транспорту із зазначенням довжини, ширини, висоти, загальної ваги, у тому числі з вантажем, та маси брутто?

Ключовими параметрами в е-ТТН є вага вантажу і кількість місць, які займає вантаж. Цього достатньо для розуміння перевізника. Інформація про розмір вантажу (довжину, ширину, висоту) в е-ТТН буде зайвою.

Що стосується ваги брутто, то під цим показником у контексті вантажоперевезень автомобільним транспортом потрібно розуміти вагу вантажу з упаковкою, а не вагу вантажу та автомобіля разом. Інформація про габарити самого транспорту в е-ТТН теж буде необов’язкова.

www.infopotik.com.ua