Электронная товарно-транспортная накладная: почему ее следует применять уже сегодня?

С 3 июня 2019 г. Мининфраструктуры ввело возможность использования ТТН в электронной форме. Но процесс перехода исключительно на э-ТТН продолжается до сих пор.

Приказ Мининфраструктуры № 413 «О внесении Изменений в Правила перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине», вступивший в силу 12 июля 2019 г., ввел оформление ТТН в электронной форме.

Уже сегодня при формировании э-ТТН можно отказаться от бумажных товарно-транспортных накладных в пользу электронных, что позволяет, в частности:

• мгновенно согласовывать и подписывать с контрагентами документы на грузоперевозки;
• исключить потерю документов, как это бывает с бумажными документами;
• обеспечить прозрачность бизнес-процессов.

Каков порядок работы с э-ТТН сейчас?

1. Отправитель формирует э-ТТН, накладывает электронную подпись на э-ТТН и отправляет ее перевозчику;
2. Перевозчик (водитель) подписывает э-ТТН электронной подписью и при необходимости сразу отправляет ее грузополучателю;
3. Один экземпляр печатается (для предъявления в случае проверки на дороге), и тоже подписывается (уже обычной «живой» подписью) отправителем и перевозчиком;
4. Грузополучатель после получения груза подписывает электронной подписью полученную эТТН и отправляет перевозчику и обязательно заказчику для оплаты за услуги перевозки.

С какой даты будет использоваться только электронная ТТН? Будет ли переходный период или э-ТТН, что будет работать через реестр товарно-транспортных накладных Министерства инфраструктуры Украины, станет обязательной с определенной даты без переходного периода?

С 1 августа 2022 использования э-ТТН для общей группы товаров станет обязательным по всей территории Украины (в случае, если грузополучателем является юрлицо).

До этого периода осуществляется доработка самой системы и постепенный переход бизнеса на электронный формат ТТН через подключение к одному из Провайдеров электронного документооборота, которые подключались к системе и прошли сертификацию.

Уже сейчас компания может начать работу с одним из провайдеров, а именно Вовремя, Документ-онлайн, EDIN, ЧПЛ 33-35, MEDoc, Совтес, Смарттендер, Оптима ДОК, чтобы 1 августа , когда применение э-ТТН станет обязательным, быть полностью готовым к этому.

Реализация проекта «Цифра вместо бумаги – внедрение э-ТТН в Украине» осуществляется при поддержке USAID/UK aid проекта «Прозрачность и подотчетность в государственном управлении и услугах/TAPAS».

Планируется, что:

• до 1 марта 2022 г. будет завершена разработка центральной базы данных – единого реестра товарно-транспортных накладных;
• до 1 апреля 2022 года будет осуществлено сопровождение интеграций провайдеров в обновленную систему и ее тестирование.

Что касается запуска э-ТТН для специальных групп товаров, в частности, спирта и алкогольных напитков, нефтепродуктов, хлеба, молока, то в планах он состоится не ранее 2023 года.

Полноценный переход на э-ТТН для спецгрупп требует комплексной проработки этого вопроса значительным количеством министерств и ведомств, особенно Государственной налоговой службой. Для этого необходимы внесение изменений в нормативно-правовые акты и проработку архитектуры взаимодействия между существующими системами в других органах с электронным реестром э-ТТН.

Электронная форма ТТН будет обязательна к использованию или добровольной вместе с бумажной формой?

С 1 августа 2022 г. использование электронной формы ТТН станет единственным возможным вариантом. Бумажная ТТН тогда не нужна.

Пока, даже при использовании электронных форм ТТН всеми тремя участниками, бизнес все равно должен иметь одну бумажную копию со всеми подписями. Именно ее требуют инспекторы Государственной службы по безопасности на транспорте, поскольку им пока не хватает оборудования для проверки электронных документов и у них нет доступа к реестру э-ТТН

Какое программное обеспечение будет использоваться для сборки и обращения электронных ТТН? Это будет электронный кабинет на определенном сайте или что-нибудь другое?

Создавать э-TTN украинские предприниматели могут на популярных платформах электронного документооборота, где создают личный электронный кабинет.

Однако чтобы процессы обработки электронных документов работали должным образом, и все участники цепи могли обмениваться ими – и отправитель, и транспортная компания, и грузополучатель должны использовать систему электронного документооборота, которая имеет интеграцию с реестром товарно-транспортных накладных Министерства инфраструктуры Украины. Собственно, она и должна обеспечивать так называемую интероперабельность.

Для каких грузов будет применяться электронная ТТН? Для всех видов или только для некоторых?

С 1 августа 2022 года обязательными э-ТТН станут для бизнеса, перевозящего товары общей группы, и где получателем товара является юридическое лицо.

Для случаев, когда получателем является физическое лицо, инструменты для э-ТТН будут разработаны несколько позже. Сейчас это сложно организовать по ряду причин, в частности, потому что конечные потребители в большинстве своем не имеют электронных подписей.

Для специальных групп товаров требование о наличии э-ТТН с 1 августа 2022 года не распространяется. Это также связано с тем, что, например, у бизнеса, работающего в области производства спирта и алкогольных изделий, уже есть свой реестр и его нужно будет интегрировать в Систему э-ТТН. На это нужно определенное время и ряд принятых нормативно-правовых актов. Потому электронная форма ТТН для спецтоваров может стать обязательной с 2023 года.

Как будет осуществляться контроль за наличием ТТН у водителей во исполнение ст. 48 Закона об автомобильном транспорте? В какой форме водитель должен иметь ТТН?

На данный момент, даже используя э-ТТН, перевозчик обязан иметь одну копию ТТН в бумажном виде, поскольку Государственная служба Украины по безопасности на транспорте еще не оборудована технически для того, чтобы осуществлять проверку электронной товарно-транспортной накладной.

С 1 августа 2022 года – электронной ТТН будет полностью достаточно.

Данные об э-ТТН будут содержаться в реестре товарно-транспортных накладных Министерства инфраструктуры Украины. Следует отметить, что в самом реестре для общей группы товаров не будут храниться документы о торгово-транспортных операциях. Система не будет накапливать данные о цене, количестве товара и т.п. Ее задачей будет собрать метаданные о ТТН участников процесса перевозок, точек, из которой и в которую следует товар, вес товара и его группу – общая или специальная. В системе сохраняется ссылка на автора каждого документа. Создавший его также регистрирует стороны ТТН, система фиксирует и наполняет так называемый конвейер событий, доступный для каждой стороны, именно с помощью этого механизма обеспечивается обмен данными между всеми участниками. Если кто-то из них придет в систему из любого присоединившегося к ней провайдера ЭДО – он получит все свои документы.

Нужны ли КЭП для всех участников грузовых перевозок ТТН? В частности, для кладовщиков, отпускающих и принимающих товар, для водителя и других?

Квалифицированные электронные подписи (КЭП) необходимы будут от всех участников процесса перевозок, то есть для грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя или их представителей

То есть, КЭП должны быть у лиц-представителей участников э-ТТН, ответственных за осуществление хозяйственных операций на каждом этапе перевозки.

По меньшей мере, должна быть одна подпись (КЭП) от участника. но есть возможность наложить КЭП двум и более представителям участника. К примеру, от имени грузоотправителя документ могут подписать кладовщик, бухгалтер и директор.

В общем, схема создания, использования и закрепления э-ТТН с помощью электронной подписи выглядит следующим образом.

После загрузки груза отправитель оформляет э-ТТН с помощью своего гаджета, прикрепляет сопроводительные документы на груз и подписывает э-ТТН с помощью КЭП. Сразу после этого э-ТТН автоматически регистрируется в реестр товарно-транспортных накладных Министерства инфраструктуры Украины и становится доступным всем участникам процесса перевозки.

Перевозчик получает э-ТТН, проверяет груз и подписывает э-ТТН с помощью КЭП. От этого статус э-ТТН в ЦБД изменяется и груз может отправляться в пункт назначения.

Грузополучатель проверяет за э-ТТН состояние груза, принимает груз и подписывает э-ТТН с помощью КЭП. Таким образом, статус э-ТТН в ЦБД обновляется, а жизненный цикл э-ТТН завершается.

Как нужно будет наводить в э-ТТН параметры транспорта с указанием длины, ширины, высоты, общего веса, в том числе с грузом и массы брутто?

Ключевыми параметрами в э-ТТН являются вес груза и количество мест, занимаемых грузом. Этого достаточно для понимания перевозчика. Информация о размере груза (длина, ширина, высота) в э-ТТН будет лишней.

Что касается веса брутто, то под этим показателем в контексте грузоперевозок автомобильным транспортом следует понимать вес груза с упаковкой, а не вес груза и автомобиля вместе. Информация о габаритах самого транспорта в е-ТТН тоже будет необязательна.

www.infopotik.com.ua