Військовий облік на підприємстві: за яке порушення можуть запровадити штраф 170 тисяч гривень

На розгляді Верховної Ради України перебуває законопроєкт № 16013-1, який пропонує посилити відповідальність за окремі порушення в умовах воєнного стану.

Для роботодавців особливо важливою є запропонована нова норма щодо ведення військового обліку.

Відразу важливо зазначити: йдеться саме про законопроєкт, а не про чинну норму законодавства. Документ зареєстрований 9 вересня 2026 року та перебуває на опрацюванні у Верховній Раді України.

Що пропонують змінити?

Законопроєкт № 16013-1 пропонує, окрім іншого, доповнити статтю 210-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення новою частиною.

Йдеться про відповідальність службової особи за порушення порядку ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних або резервістів, якщо таке порушення призвело до взяття на військовий облік особи, яка відповідно до закону не підлягає взяттю на військовий облік.

Запропонований штраф - 10 000 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Для розрахунку адміністративних штрафів один неоподатковуваний мінімум доходів громадян становить 17 гривень. Отже, запропонований розмір штрафу - 170 000 гривень.

Але важливо: на сьогодні цей штраф не є чинним. Він може застосовуватися лише у разі прийняття відповідних законодавчих змін.

За що саме пропонується карати?

Важливо правильно зрозуміти конструкцію запропонованої норми.

Мова не йде про будь-яку помилку у військовому обліку.

Для відповідальності мають бути наявні одразу кілька обставин:

• порушення порядку ведення військового обліку → взяття особи на військовий облік → особа за законом не повинна перебувати на такому обліку.

Тобто необхідним є причинний зв’язок між порушенням правил військового обліку та неправомірним взяттям конкретної особи на військовий облік.

Саме тому твердження «будь-яка помилка кадровика - це штраф 170 тисяч гривень» було б неправильним.

Хто така «службова особа»?

Це один із найважливіших моментів запропонованої норми.

Для правильного розуміння терміна «службова особа» слід звернутися до частини третьої статті 18 Кримінального кодексу України.

Закон визначає службовими особами осіб, які:

• постійно, тимчасово чи за спеціальним повноваженням здійснюють функції представників влади чи місцевого самоврядування;
• постійно чи тимчасово обіймають в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах чи організаціях посади, пов’язані з виконанням організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських функцій;
• або виконують такі функції за спеціальним повноваженням, яким особа наділена відповідним органом, посадовою особою, судом або законом.

Отже, поняття «службова особа» значно ширше, ніж просто «керівник підприємства».

Вирішальне значення можуть мати не назва посади, а реальний характер та обсяг повноважень особи. Зокрема, оцінювати потрібно, чи має працівник повноваження щодо:

• керівництва працівниками;
• організації роботи структурного підрозділу;
• прийняття управлінських рішень;
• розпорядження майном або ресурсами;
• виконання інших організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських функцій.

Водночас сама назва посади ще не дає автоматичної відповіді, чи є конкретний працівник службовою особою.

Так само не можна автоматично ототожнювати поняття «відповідальна за ведення військового обліку особа» та «службова особа».

Наприклад, працівник кадрової служби, який веде кадрову документацію та військовий облік, не стає службовою особою лише через те, що на нього покладено обов’язки з військового обліку.

Для правильної оцінки необхідно досліджувати посадову інструкцію, положення про структурний підрозділ, накази роботодавця та фактичний обсяг повноважень працівника.

Водночас якщо на працівника покладено відповідні організаційно-розпорядчі або адміністративно-господарські функції, питання його статусу може оцінюватися вже інакше.

Тому при визначенні відповідальної особи за військовий облік важливо не лише видати наказ, а й чітко визначити її функції та повноваження.

Що вже зараз повинен робити роботодавець?

Незалежно від того, чи буде прийнятий законопроєкт № 16013-1, військовий облік на підприємстві вже сьогодні має здійснюватися відповідно до чинного Порядку, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30 грудня 2022 року № 1487.

Чинна редакція Порядку враховує зміни, внесені постановою КМУ № 812 від 10 червня 2026 року.

Зокрема, керівник підприємства забезпечує організацію ведення персонального військового обліку та контроль за його веденням.

Що варто перевірити роботодавцю?

• Чи визначена відповідальна особа за ведення військового обліку?
• Чи відповідають її посадові обов’язки фактично покладеним на неї функціям?
• Чи правильно ведуться списки персонального військового обліку?
• Чи своєчасно вносяться та передаються необхідні відомості?
• Чи проводиться необхідне звіряння даних?
• Чи перевіряються військово-облікові документи під час прийняття працівника на роботу?
• Чи зберігаються документи та підтвердження виконання відповідних процедур?

Військовий облік стає дедалі більш цифровим

У 2026 році правила військового обліку продовжують цифровізуватися.

Постановою КМУ № 812 передбачено нові механізми електронного звіряння даних персонального військового обліку з відомостями Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

Передбачено використання електронної інформаційної взаємодії, а за відсутності технічної можливості — альтернативні способи звіряння.

Це означає, що значення має не лише правильне оформлення паперових документів, а й актуальність даних та правильність їх передачі й звіряння в електронних системах.

Що це означає для кадровика?

Головний висновок — військовий облік не можна сприймати як формальну кадрову процедуру.

Кадровику та керівнику варто вже зараз перевірити не лише наявність документів, а всю систему організації військового обліку:

• хто відповідає → які саме повноваження має → які документи ведуться → як перевіряються дані → як здійснюється звіряння → як фіксується виконання процедур.

Особливо важливо, щоб між наказом про призначення відповідальної особи, її посадовою інструкцією та фактичними діями не було суперечностей.

Чи означає законопроєкт, що кадровик автоматично отримає штраф 170 тисяч гривень?

Ні.

По-перше, законопроєкт № 16013-1 ще не став законом.

По-друге, запропонована норма стосується не будь-якого порушення військового обліку, а конкретного діяння, яке призвело до взяття на військовий облік особи, яка відповідно до закону не повинна перебувати на такому обліку.

По-третє, йдеться саме про службову особу, а її статус визначається з урахуванням наданих та фактично виконуваних організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських функцій або відповідних спеціальних повноважень.

Що важливо зробити роботодавцю вже зараз?

Не чекати можливого посилення відповідальності, а провести внутрішню перевірку військового обліку:

•  перевірити наказ про організацію військового обліку;
•  перевірити визначення відповідальних осіб;
•  переглянути їхні посадові інструкції та фактичні повноваження;
•  перевірити персональний військовий облік працівників;
•  перевірити актуальність даних;
•  перевірити проведення звірянь;
•  перевірити документи, що підтверджують виконання відповідних процедур.

Законопроєкт № 16013-1 поки що лише пропонує новий рівень відповідальності. Але вже чинні правила військового обліку вимагають від роботодавців системної, документально підтвердженої та відповідальної роботи.

Тому найкраща стратегія - не чекати штрафу, а вже зараз перевірити, чи правильно організований військовий облік і хто саме та за що відповідає.

Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради