Результати оцінювання роботи головбуха: якими документами оформлювати та скільки зберігати?

Як оформлюються результати оцінювання роботи головбуха бюджетної установи та якими нормативно-правовими актами передбачено порядок зберігання документів щодо такого оцінювання?

Згідно зі ст. 112 Бюджетного кодексу до повноважень Казначейства, серед іншого, належить також організація та координація діяльності голов­них бухгалтерів бюджетних установ та контроль за виконанням ними своїх повноважень шляхом оцінки їх діяльності. Аналогічна норма міститься й у Типовому положенні про бухгалтерську службу бюджетної установи, затвердженому постановою КМУ від 26.01.11 р. № 59 (далі – Положення № 59).

Порядок проведення оцінки виконання головним бухгалтером бюджетної установи своїх повноважень затверджено наказом Мінфіну від 01.12.11 р. № 1537 (далі – Порядок № 1537). Ним передбачено, що оцінювання проводиться раз на рік до 1 травня і складається воно із внутрішнього та зовнішнього. Якщо внутрішнє оцінювання полягає в заповненні оцінюваним головним бухгалтером анкети (її форму встановлено в додатку до Порядку № 1537), то зовнішнє здійснюється безпосередньо органом Казначейства, який обслуговує бюджетну установу, і для цього створюється комісія. Очолює цю комісію керівник органу Казначейства або його заступник.

Зауважимо, що вищезгадане оцінювання подіб­не до атестації головного бухгалтера щодо його професійної компетентності, придатності вирішувати покладені на нього завдання тощо. Безпосередньому оцінюванню передує визначення та затвердження переліку питань, за якими воно здійснюватиметься. Такий перелік має формуватись із урахуванням покладених на головбуха повноважень, завдань очолюваної ним бухгалтерської служби. Звісно, ці питання ґрунтуються на нормах Положення № 59.

Фактично фахівці органу Казначейства, що здійснює оцінювання, фіксують результати опрацювання головним бухгалтером переліку питань, наданих йому для розгляду, і комісія за кількістю набраних балів визначає оцінку. Якщо головбухом допущено недоліки, то вони впливають на таку оцінку.

Підсумком оцінювання є протокол комісії, що підписується головою та членами комісії.

Додамо: якщо роботу головбуха оцінено як незадовільну, то комісія надає рекомендації щодо її вдосконалення, зокрема підвищення його професійно-кваліфікаційного рівня. Може статися й так, що комісія запропонує притягти його до відповідальності, розглянути відповідність займаній ним посаді.

Порядок № 1537 передбачає, що витяг із цього протоколу надсилається головбуху та керівникові установи. Якщо результати оцінювання виявилися незадовільними, то головбух має вжити заходів, аби усунути недоліки, і керівник установи протягом двох місяців із дня отримання протоколу інформує про це відповідний орган Казначейства.

Якщо головбух не згоден із результатами оцінювання, то він може оскаржити їх. У такому разі протягом 10 днів із дня отримання витягу з протоколу він має надати обґрунтовані пояснення, інші необхідні матеріали на свій розсуд для проведення повторного оцінювання.

Що стосується зберігання документів і матеріалів оцінювання, то за всіма ознаками процедура оцінювання діяльності головного бухгалтера бюджетної установи є аналогічною процедурі атестації працівників (наприклад, фахівців сфери освіти, науки), передбаченій відповідними нормативно-правовими актами. Тож виходить, що всі документи та матеріали з оцінювання мають зберігатися так само, як і документи атестації.

Нагадаємо, що згідно з підрозд. 2 розд. ІV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000), в особових справах серед інших документів у хронологічному порядку групуються й документи з атестації.

Знаємо, що особові справи формуються протягом усього часу роботи працівника установи. Так само, відповідно до підрозд. 4 розд. VІІ Правил № 1000 документи про атестацію та її проведення належать до справ із кадрових питань (особового складу), їх строк зберігання – понад 10 років, а особові справи зберігаються 75 років.

Крім того, якщо йдеться про держслужбовців, які обіймають посаду головного бухгалтера, то згідно з Порядком ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженим наказом Нацдержслужби від 22.03.16 р. № 64 (далі – Порядок № 64), до особової справи держслужбовця додаються, серед інших документів, матеріали оцінювання службової діяльності.

До речі, у листі Мінфіну від 10.08.18 р. № 04320-15/23-2607/2482 висловлено думку, що оцінка діяльності головбуха проводиться задля визначення рівня кваліфікації, знань, практичних навичок та відповідності займаній посаді. Тож витяг із протоколу комісії з оцінювання можна віднести до документів з атестації, матеріалів оцінювання результатів службової діяльності.

Отже, оскільки нормативно-правовими актами не конкретизовано порядок зберігання документів щодо оцінювання роботи голов­буха бюджетної установи, радимо дотримуватись вимог Правил № 1000 та Порядку № 64.