Підписуйся на інформаційну страховку бухгалтера
Розділи:
Підрозділи:
Підрозділи:
Підрозділи:

У якому форматі замовникам завантажувати документи в Prozorro?

14.12.2021

Закупівлі

Замовники під час проведення процедур закупівель, спрощених закупівель та оприлюднення звітів про укладення договору без застосування електронної системи закупівель (далі – ЕСЗ) завантажують потрібні документи. Хтось робить це у форматі Word, інші – у форматі PDF, а дехто – навіть у форматі JPEG. Тож у якому форматі замовники мають завантажувати документи в ЕСЗ?

Закон від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі» (далі – Закон № 922) вимог до формату документів, що оприлюднюються сторонами закупівельного процесу, встановлює небагато, а саме:

  • зміни до тендерної документації та роз’яснення до неї (за наявності) мають бути в машинозчитувальному форматі (п. 3 ч. 1 ст. 10);
  • під час оскарження процедури закупівлі учасники повинні додавати до скарги документи та матеріали (за наявності) в електронній формі (у т. ч. у форматі PDF) (п. 6 ч. 5 ст. 18);
  • загальні вимоги до обміну інформацією в ЕСЗ, викладені в ст. 12, передбачають, що подання інформації під час проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі здійснюється в електронному вигляді через ЕСЗ. Замовникам забороняється вимагати від учасників подання у паперовому вигляді інформації, поданої ними під час проведення закупівлі/спрощеної закупівлі.

Найбільше вимог до формату документів, що завантажуються в ЕСЗ, установлено в Інструкції про порядок використання електронної системи закупівель у разі здійснення закупівель, вартість яких є меншою за вартість, що встановлена в абзацах другому і третьому частини першої статті 2 Закону України «Про публічні закупівлі», затвердженої наказом ДП «Прозорро» від 19.03.2019 № 10. Зокрема, згідно з п. 7 розд. ІІ цього документа інформація, яка подається окремими файлами, повинна мати розширення «.dос», «.dосх», «.ррt», «.ррtх», «.рdf», «.jреg», «.рng» та/або розширення програм, що здійснюють архівацію даних. Забороняється обмежувати перегляд цих файлів, установлюючи на них паролі або в будь-який інший спосіб.

Проте дія цієї Інструкції не поширюється на процедури закупівель та спрощені закупівлі. Вимоги до оприлюднення інформації у цих видах закупівель установлено Порядком розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженим наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082 (далі – Порядок № 1082).

Як передбачено п. 3 Порядку № 1082, інформація в ЕСЗ розміщується замовником/централізованою закупівельною організацією (далі – ЦЗО)/учасником/постачальником/органом оскарження/органами державного фінансового контролю шляхом заповнення електронних полів, визначених адміністратором і реалізованих в ЕСЗ, та завантаження відповідних документів через автоматизоване робоче місце замовника/ЦЗО/учасника/постачальника/органу оскарження/органів держфінконтролю.

Звертаємо увагу! Якщо інформація, розміщена в ЕСЗ шляхом завантаження документів, містить відомості, що відрізняються від тих, які розміщені шляхом заповнення електронних полів, автентичною вважається інформація, розміщена другим із названих способів.

Після внесення інформації в електронні поля на неї накладається кваліфікований електронний підпис (далі – КЕП) посадової особи.

Інформація, що наводиться в електронних полях, може відображатися на вебпорталі у вигляді документа, доступного для друку.

Наказом Мінекономіки від 05.10.2021 № 686-21 Порядок № 1082 доповнено вимогою, що договір про закупівлю, додатки та зміни до цього договору розміщуються замовником в ЕСЗ у форматі PDF.

Робимо висновок: замовник під час проведення закупівлі може оприлюднювати документи в ЕСЗ, крім договору про закупівлю, у будь-якому форматі, який забезпечує загальний доступ, у тому числі у форматі Word, адже уповноважена особа накладає на них КЕП.

Як визначено в ч. 1 ст. 7 Закону від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (із змінами, унесеними Законом від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги», далі – Закон № 2155), оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису.

До власноручного підпису прирівнюється тільки КЕП. Він має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису (п. 4 ст. 18 Закону № 2155).

Отже, оскільки накладення КЕП для замовників під час оприлюднення інформації в ЕСЗ є обов’язковим, незалежно від формату документа він матиме юридичну силу.

Водночас тільки договір про закупівлю повинен бути підписаний поза межами ЕСЗ, і саме тому цей договір, додатки та зміни до нього розміщуються замовником в ЕСЗ у форматі PDF.

Законодавство України дозволяє укладати договори в електронному форматі. Звернемося до деяких нормативних актів:

  • відповідно до ч. 1 ст. 181 Господарського кодексу (далі – ГК) господарський договір зазвичай існує у вигляді єдиного документа, підписаного сторонами. Допускається укладення господарських договорів у спрощеній формі шляхом обміну листами, факсами, телеграмами, телефонограмами та іншими засобами електронної комунікації, а також шляхом підтвердження прийняття до виконання замовлення, якщо законом не встановлено спеціальні норми до форми та порядку укладення цього виду договорів;
  • згідно з п. 5 ч. 1 ст. 3 Закону від 03.09.2015 № 675-VIII «Про електронну комерцію» електронний договір – це домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов’язків та оформлена в електронному вигляді;
  • у ст. 652 Цивільного кодексу (далі – ЦК) міститься таке саме визначення: «договором є домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов’язків». Договір, укладений за допомогою інформаційно-телекомунікаційних систем за згодою обох сторін вважається укладеним у письмовій формі (абзац другий ч. 2 ст. 639 ЦК).

Отже, будь-який вид договору, укладений на підставі ЦК або ГК, може мати електронну форму. Договір, укладений в електронній формі, є таким, що укладений у письмовому вигляді (ст. 205, 207 ЦК).

Як установлено ст. 7 Закону № 922, орган Казначейства перевіряє наявність документів (річного плану, договору про закупівлю та звіту про результати проведення процедури закупівлі, що підтверджують проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі, за результатами якої укладено договір про закупівлю) шляхом перегляду документів, розміщених в ЕСЗ.

Відповідно до Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Мінфіну від 02.03.2012 № 309 (далі – Порядок № 309), у разі застосування системи дистанційного обслуговування «Клієнт Казначейства – Казначейство» між розпорядниками (одержувачами) бюджетних коштів та органами Казначейства здійснюється обмін документами в електронному вигляді, у тому числі електронними документами.

Таким чином, законодавство передбачає можливість укладати електронний договір, але вимоги до реєстрації таких договорів у Держказначействі та технічна реалізація ЕСЗ не дозволяють замовникам скористатися цією можливістю.

Згідно з п. 2.4 Порядку № 309 розпорядники бюджетних коштів протягом 7 робочих днів із дати взяття бюджетного зобов’язання подають до відповідного органу Казначейства Реєстр бюджетних зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів за формою додатка 1 на паперових (у двох примірниках) та електронних носіях та оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку, що підтверджують факт узяття бюджетного зобов’язання.

Крім того, в ЕСЗ не передбачена технічна реалізація підписання договору двома сторонами в електронному форматі. На завантажений до ЕСЗ договір про закупівлю КЕП може накласти тільки уповноважена особа, що його оприлюднює.

Підсумуємо: поки що договори про закупівлю спочатку підписуються в паперовому форматі, а потім уповноважена особа завантажує їх скановану копію у форматі PDF. Такий формат дає змогу перевірити наявність підписів кожної сторони. Такі ж вимоги установлено до оприлюднення інформації, пов’язаної зі зміною договору про закупівлю, що потребує оприлюднення під час його виконання.

Коментарі до матеріалу
Швидка реєстрація
Будьте в курсі змін і актуальних тем, задавайте питання.
Популярне
26.02.2025
Дистанційна робота: трудовий договір з урахуванням норм воєнного стану
У реаліях нашого часу багато підприємств перевели своїх працівників на дистанційну роботу і з новими працівниками укладають трудові договори на умовах саме такої роботи (зрозуміло, коли ця форма співпраці можлива). Однак у разі організації даного виду трудових відносин роботодавцю слід знати та дотр...
17.03.2025
Надбавка за англійську мову: затверджено порядок установлення
Наша країна невпинно наближається до набуття членства в Європейському Союзі, тому знання іноземної мови знадобиться багатьом. Постановою КМУ від 07.03.2025 № 257 затверджено Порядок установлення надбавки за володіння англійською мовою деяким категоріям осіб (далі – Постанова № 257, Порядок № 2...
07.04.2025
Функції та повноваження ОМС у галузі оборонної роботи та щодо територіальної оборони
В умовах правового режиму воєнного стану органи місцевого самоврядування (далі – ОМС) продовжують виконувати свої повноваження щодо забезпечення життєдіяльності територіальних громад, а також допомагають військовим підрозділам. Проте не всі способи підтримки військових підрозділів відповідають...
Нове
24.01.2023
Держзакупівлі та конфіденційна інформація
Воєнний стан установлює нові правила оприлюднення інформації про закупівлі. Поки діяла постанова КМУ від 28.02.2022 № 169 «Деякі питання здійснення оборонних та публічних закупівель товарів, робіт і послуг в умовах воєнного стану» (далі – Постанова № 169), вимоги щодо оприлюднення ...
11.01.2023
У публічних закупівлях скасовано аукціони!
У публічних закупівлях знову новації – згідно з постановою КМУ від 30.12.2022 № 1495 (далі – Постанова № 1495) скасовано аукціони у процедурі закупівель «відкриті торги». Розглянемо, як це вплине на замовників та яким тепер буде алгоритм проведення відкритих торгів. У публічн...
28.10.2022
Нові умови проведення публічних закупівель на період воєнного стану
За період дії воєнного стану публічні закупівлі постійно зазнавали змін. У ці складні часи здійснювати закупівлі потрібно динамічно, у короткі строки та з урахуванням умов, що диктує війна, зокрема із забезпеченням захищеності замовників від воєнних загроз на період дії правового режиму воєнного ста...
Кращі матеріали