Закон від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі» (далі – Закон № 922) вимог до формату документів, що оприлюднюються сторонами закупівельного процесу, встановлює небагато, а саме:
Найбільше вимог до формату документів, що завантажуються в ЕСЗ, установлено в Інструкції про порядок використання електронної системи закупівель у разі здійснення закупівель, вартість яких є меншою за вартість, що встановлена в абзацах другому і третьому частини першої статті 2 Закону України «Про публічні закупівлі», затвердженої наказом ДП «Прозорро» від 19.03.2019 № 10. Зокрема, згідно з п. 7 розд. ІІ цього документа інформація, яка подається окремими файлами, повинна мати розширення «.dос», «.dосх», «.ррt», «.ррtх», «.рdf», «.jреg», «.рng» та/або розширення програм, що здійснюють архівацію даних. Забороняється обмежувати перегляд цих файлів, установлюючи на них паролі або в будь-який інший спосіб.
Проте дія цієї Інструкції не поширюється на процедури закупівель та спрощені закупівлі. Вимоги до оприлюднення інформації у цих видах закупівель установлено Порядком розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженим наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082 (далі – Порядок № 1082).
Як передбачено п. 3 Порядку № 1082, інформація в ЕСЗ розміщується замовником/централізованою закупівельною організацією (далі – ЦЗО)/учасником/постачальником/органом оскарження/органами державного фінансового контролю шляхом заповнення електронних полів, визначених адміністратором і реалізованих в ЕСЗ, та завантаження відповідних документів через автоматизоване робоче місце замовника/ЦЗО/учасника/постачальника/органу оскарження/органів держфінконтролю.
Звертаємо увагу! Якщо інформація, розміщена в ЕСЗ шляхом завантаження документів, містить відомості, що відрізняються від тих, які розміщені шляхом заповнення електронних полів, автентичною вважається інформація, розміщена другим із названих способів. |
Після внесення інформації в електронні поля на неї накладається кваліфікований електронний підпис (далі – КЕП) посадової особи.
Інформація, що наводиться в електронних полях, може відображатися на вебпорталі у вигляді документа, доступного для друку.
Наказом Мінекономіки від 05.10.2021 № 686-21 Порядок № 1082 доповнено вимогою, що договір про закупівлю, додатки та зміни до цього договору розміщуються замовником в ЕСЗ у форматі PDF.
Робимо висновок: замовник під час проведення закупівлі може оприлюднювати документи в ЕСЗ, крім договору про закупівлю, у будь-якому форматі, який забезпечує загальний доступ, у тому числі у форматі Word, адже уповноважена особа накладає на них КЕП. |
Як визначено в ч. 1 ст. 7 Закону від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (із змінами, унесеними Законом від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги», далі – Закон № 2155), оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису.
До власноручного підпису прирівнюється тільки КЕП. Він має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису (п. 4 ст. 18 Закону № 2155).
Отже, оскільки накладення КЕП для замовників під час оприлюднення інформації в ЕСЗ є обов’язковим, незалежно від формату документа він матиме юридичну силу.
Водночас тільки договір про закупівлю повинен бути підписаний поза межами ЕСЗ, і саме тому цей договір, додатки та зміни до нього розміщуються замовником в ЕСЗ у форматі PDF.
Законодавство України дозволяє укладати договори в електронному форматі. Звернемося до деяких нормативних актів:
Отже, будь-який вид договору, укладений на підставі ЦК або ГК, може мати електронну форму. Договір, укладений в електронній формі, є таким, що укладений у письмовому вигляді (ст. 205, 207 ЦК).
Як установлено ст. 7 Закону № 922, орган Казначейства перевіряє наявність документів (річного плану, договору про закупівлю та звіту про результати проведення процедури закупівлі, що підтверджують проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі, за результатами якої укладено договір про закупівлю) шляхом перегляду документів, розміщених в ЕСЗ.
Відповідно до Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Мінфіну від 02.03.2012 № 309 (далі – Порядок № 309), у разі застосування системи дистанційного обслуговування «Клієнт Казначейства – Казначейство» між розпорядниками (одержувачами) бюджетних коштів та органами Казначейства здійснюється обмін документами в електронному вигляді, у тому числі електронними документами.
Таким чином, законодавство передбачає можливість укладати електронний договір, але вимоги до реєстрації таких договорів у Держказначействі та технічна реалізація ЕСЗ не дозволяють замовникам скористатися цією можливістю.
Згідно з п. 2.4 Порядку № 309 розпорядники бюджетних коштів протягом 7 робочих днів із дати взяття бюджетного зобов’язання подають до відповідного органу Казначейства Реєстр бюджетних зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів за формою додатка 1 на паперових (у двох примірниках) та електронних носіях та оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку, що підтверджують факт узяття бюджетного зобов’язання.
Крім того, в ЕСЗ не передбачена технічна реалізація підписання договору двома сторонами в електронному форматі. На завантажений до ЕСЗ договір про закупівлю КЕП може накласти тільки уповноважена особа, що його оприлюднює.
Підсумуємо: поки що договори про закупівлю спочатку підписуються в паперовому форматі, а потім уповноважена особа завантажує їх скановану копію у форматі PDF. Такий формат дає змогу перевірити наявність підписів кожної сторони. Такі ж вимоги установлено до оприлюднення інформації, пов’язаної зі зміною договору про закупівлю, що потребує оприлюднення під час його виконання.