Подання замовником документації

Часто на практиці виникає запитання, хто саме від імені замовника має подавати учасникам документацію та зміни до неї: голова комітету, особа, відповідальна за торги, секретар комітету або інша особа?

Обов’язок подавати особам, які звернулися з відповідним запитом, документацію конкурсних торгів, зміни до неї (якщо вони є) покладено на секретаря комітету або особу, яка його заміщує на період відсутності (п. 5 розд. IV Типового положення про комітет з конкурсних торгів, затвердженого наказом Мінекономіки від 26.07.10 р. № 916, далі – Типове положення № 916).

Так, після оприлюднення оголошення про проведення процедури закупівлі кожна фізична або юридична особа має право безплатно отримати документацію конкурсних торгів. Форма запиту на отримання документації нормативно не затверджена, тому він складається учасником у довільній формі.

Документація безплатно надсилається або подається замовником протягом трьох робочих днів із дня отримання від фізичної або юридичної особи відповідного запиту. Водночас документація безплатно оприлюднюється на веб-порталі Уповноваженого органу для загального доступу.

Зазначимо, що перебіг строку починається з дня, що настає за відповідною календарною датою, або настання події, з якою пов’язано його початок (ч. 1 ст. 253 ЦК). Наприклад, замовник отримав запит 3 серпня 2015 року, тоді відлік днів починається із 4 серпня. При цьому якщо останній день строку припадає на вихідний, святковий або інший неробочий день, визначений відповідно до закону в місці вчинення певної дії, днем закінчення строку є перший за ним робочий день (ч. 5 ст. 254 ЦК).

Щоб консолідувати інформацію про отримані запити щодо видачі документації та контролювати процес її видачі, рекомендуємо замовникам створити окремий Журнал реєстрації видачі документацій конкурсних торгів (далі – Журнал видачі).

Якщо замовник відправляє документацію поштою, то надіслати її треба рекомендованим листом із повідомленням та супровідним листом (див. зразок далi). У разі здійснення перевірок контролюючими та правоохоронними органами повідомлення буде підтвердженням відправлення документації у встановлені законодавством строки, а саме: 3 робочих дні, а складений при цьому супровідний лист уточнить, за яким саме запитом та в якій кількості надіслані документи.

Супровідний лист складає секретар комітету з конкурсних торгів, а підписує його голова комітету з конкурсних торгів (посадова особа замовника). Зауважимо, що цей лист варто складати українською мовою, оскільки згідно з ч. 1 ст. 15 Закону № 1197 під час процедур закупівель замовник має підготувати всі документи українською мовою (див. вище), а за рішенням замовника всі документи можуть мати автентичний переклад на іншу мову.

Лист надсилається пiсля реєстрації в канцелярiї установи або в особи, на яку покладено відповідні обов’язки.

У разі передачі документації з рук у руки представнику учасника факт її подання замовником й отримання учасником підтверджує пiдпис представника в Журналi видачі. При цьому в разі надсилання документації поштою в Журналi видачі зазначають реквізити супровідного листа та проставляють відмітку про його отримання учасником.

ЗРАЗОК

Управління освіти

Вих. № 05-245 від 05.08.15 р.

На № 12-25/128 від 03.08.15 р.

                                                                                                           Керівнику ТОВ «Сонечко»

                                                                                                           вул. Бiлозiрна, 15, оф. 5,

                                                                                                           м. Бiла Церква, Київська обл., 09100

На Ваш запит від 03.08.15 р. № 12-25/128 надсилаємо документацію конкурсних торгів щодо закупівлі «Послуги їдалень (послуги шкiльних їдалень), оголошення про проведення процедури закупівлі № 058634» (назва предмета закупівлі, реквізити (№) оголошення про проведення закупівлі).

Додаток: документація конкурсних торгів на 30 арк.

Заступник начальника управління освіти Деснянської районної в мiстi Києвi державної адміністрації (голова комітету з конкурсних торгів управління)                    (пiдпис)               Г. Ю. Бойко