Представление заказчиком документации

Часто на практике возникает вопрос, кто именно от имени заказчика должен подавать участникам документацию и изменения в нее: председатель комитета, лицо, ответственное за торги, секретарь комитета или другое лицо?

Обязанность подавать лицам, которые обратились с соответствующим запросом, документацию конкурсных торгов, изменения в нее (если они есть) возложена на секретаря комитета или лицо, которое его замещает на период отсутствия (п. 5 разд. IV Типового положения о комитете по конкурсным торгам, утвержденного приказом Минэкономики от 26.07.10 г. № 916, далее – Типовое положение № 916).

Так, после обнародования объявления о проведении процедуры закупки каждое физическое или юридическое лицо имеет право бесплатно получить документацию конкурсных торгов. Форма запроса на получение документации нормативно не утверждена, поэтому он составляется участником в произвольной форме.

Документация бесплатно отсылается или подается заказчиком в течение трех рабочих дней со дня получения от физического или юридического лица соответствующего запроса. В то же время документация бесплатно обнародуется на веб-портале Уполномоченного органа для общего доступа.

Заметим, что течение срока начинается со дня, следующего за соответствующей календарной датой, или наступления события, с которым связано начало (ч. 1 ст. 253 ГК). Например, заказчик получил запрос 3 августа 2015 года, тогда отсчет дней начинается с 4 августа. При этом, если последний день срока приходится на выходной, праздничный или другой нерабочий день, определенный в соответствии с законом в месте совершения определенного действия, днем окончания срока является первый за ним рабочий день (ч. 5 ст. 254 ГК).

Чтобы консолидировать информацию о полученных запросах относительно выдачи документации и контролировать процесс ее выдачи, рекомендуем заказчикам создать отдельный Журнал регистрации выдачи документации конкурсных торгов (далее – Журнал выдачи).

Если заказчик отправляет документацию по почте, то отослать ее нужно заказным письмом с уведомлением и сопроводительным письмом (см. образец далее). В случае осуществления проверок контролирующими и правоохранительными органами уведомление будет подтверждением отправления документации в установленные законодательством сроки, а именно: 3 рабочих дня, а составленное при этом сопроводительное письмо уточнит, по какому именно запросу и в каком количестве отосланы документы.

Сопроводительное письмо составляет секретарь комитета по конкурсным торгам, а подписывает его председатель комитета по конкурсным торгам (должностное лицо заказчика). Заметим, что это письмо стоит составлять на украинском языке, поскольку согласно ч. 1 ст. 15 Закона от 10.04.14 г. № 1197-VII «Об осуществлении государственных закупок» (далее – Закон № 1197) во время процедур закупок заказчик должен подготовить все документы на украинском языке (см. выше), а по решению заказчика все документы могут иметь аутентичный перевод на другой язык.

Письмо направляется после регистрации в канцелярии учреждения или у лица, на которого возложены соответствующие обязанности.

В случае передачи документации из рук в руки представителю участника факт ее представления заказчиком и получения участником подтверждает подпись представителя в Журнале выдачи. При этом в случае отправления документации по почте в Журнале выдачи указывают реквизиты сопроводительного письма и проставляют отметку о его получении участником.

ОБРАЗЕЦ

Управление образования

Исх. № 05-245 от 05.08.15 г.

На № 12-25/128 от 03.08.15 г.

                                                                                                     Руководителю ООО «Солнышко»

                                                                                                      ул. Белозерная, 15, оф. 5,

                                                                                 г. Белая Церковь, Киевская обл.,  09100

На Ваш запрос от 03.08.15 г. № 12-25/128 высылаем документацию конкурсных торгов относительно закупки «Услуги столовых (услуги школьных столовых), объявление о проведении процедуры закупки № 058634» (название предмета закупки, реквизиты (№) объявления о проведении закупки).

Приложение: документация конкурсных торгов, на 30 листах.

Заместитель начальника управления образования Деснянского района в городе Киеве государственной администрации (председатель комитета по конкурсным торгам управления)     (подпись)           Г. Ю. Бойко