Проектна заявка на грант: правила складання

Гранти як джерело додаткового фінансування

Щоб узяти участь у грантовій програмі та отримати необхідні для розв’язання певної проблеми кошти, недостатньо лише знайти потрібного грантодавця. Вирішальною умовою є правильність та повнота підготовки відповідної проектної заявки згідно з вимогами грантового конкурсу.

Необхідною передумовою складання проектної заявки установи-пошукача для участі у грантовому конкурсі є детальне вивчення умов надання грантодавцями-донорами фінансової допомоги. Більшість грантів надаються за результатами грантових програм-конкурсів, що оголошуються для неприбуткових організацій, під час яких поданий установою-пошукачем проект повинен пройти певну процедуру перевірки.

Слід зазначити, що протягом останніх кількох десятків років у сфері надання благодійної допомоги напрацьовано певні процедури та методології підготовки проектів та управління ними. Знання осноних принципів та вивчення накопиченого досвіду їх застосування пошукачами-початківцями зменшує ризик припущення помилок під час складання проектних заявок, що, безумовно, підвищує шанси на отримання грантових коштів. Звичайно, одним із дієвих способів якісної підготовки проектної заявки на конкурс є звернення по допомогу до спеціалістів із фандрайзингу (залучення коштів). Однак за належного підходу та дотримання певних правил це може бути здійснено і власними силами працівників бюджетної установи.

Практика свідчить, що правильно підготовлений проект є обов’язковою умовою успішного здобуття гранту. Як правило, в оголошенні про проведення конкурсу на здобуття гранту донори-грантодавці зазначають, який пакет документів та в якій формі мають подавати пошукачі.

Утім, попри те що кожен грантодавець може висувати свої вимоги, існує певний універсальний формат проектної заявки. Він містить усі можливі розділи, що зустрічаються в конкурсних умовах різних грантодавців. З їх переліком, коротким описом змісту та типовими помилками, що виникають під час складання заявки, і пропонуємо вам ознайомитися.

Оформлюємо титульний аркуш

Практика фандрайзингу доводить, що більшість грантодавців надають власний зразок заповнення титульного аркуша або ж висувають вимогу обмежити його обсяг однією сторінкою. Попри це, титульний аркуш є надзвичайно важливим елементом проектної заявки, своєрідною візитівкою установи-пошукача, оскільки має містити всю необхідну для грантодавця інформацію: назву проекту й установи-заявника, ім’я її керівника, географію реалізації проекту (територію, де буде реалізовано проект), строк виконання та вартість. Якщо за умовами подання проекту грантодавець не вимагає наявності «титулу», усе ж його краще подати — так експертам, які вивчатимуть заявку, легше буде зрозуміти, з ким вони мають справу.

Готуємо анотацію проекту

Анотація проекту (інколи може мати назву «резюме проекту») іде за титульним аркушем і містить короткий виклад основної суті проекту. Як правило, більшість експертів-грантодавців насамперед знайомляться з анотацією і, якщо вона справить на них належне враження, переходять до подальшого вивчення проектної заявки. Виходячи з цієї практики, бажано, щоб анотація була максимально чіткою, конкретною та виразною. Власне, анотація послуговує для переконання грантодавця у важливості та привабливості вашого проекту. Саме в цьому розділі є можливість стисло презентувати проект і спонукати донора віддати перевагу саме йому. З викладеного в ньому експерти мають точно зрозуміти, чого ви прагнете.

Зазвичай анотація містить одне-два речення щодо:

• установи, яка направляє проект, і його виконавця в разі отримання гранту;
• проблеми, яка потребує розв’язання (на що підуть кошти);
• терміну виконання проекту і території, на якій він буде реалізовуватися;
• мети та завдань проекту (кінцевий результат);
• методів та ресурсів виконання проекту;
• вартості проекту, власного внеску установи-пошукача (якщо такий передбачається) та суми, яка запитується в донора.

Спеціалісти рекомендують готувати анотацію в останню чергу, коли будуть написані всі інші розділи проектної заявки. Це дасть змогу охарактеризувати ваш проект максимально чітко.

Вступ

У вступному розділі проектної заявки треба надати відомості про установу – пошукача гранту. За загальним правилом грантодавці фінансують проект, виходячи не тільки з його якості та значущості, але й із репутації заявника. Тому у вступі установа-пошукач має обґрунтувати свою надійність і пояснити, чому саме її заявка заслуговує на підтримку донора. Водночас обсяг вступу має варіювати в межах 0,5–2 сторінок.

Слід зазначити, що на вступний розділ звертається не менш пильна увага, ніж, скажімо, на бюджет проекту. Тому він має бути написаний так, щоб у грантодавця не виникало сумнівів стосовно спроможності установи – пошукача грантуреалізувати проект та розпорядитися коштами належним чином. Крім того, слід зважати й на таку обставину: потенційні донори мають обиратися за їх можливою зацікавленістю в установах вашого типу (наприклад, спортивний клуб, школа тощо) і у відповідних проектах їх підтримки. Тому слід використати цей розділ для обґрунтування зв’язку між вашими інтересами та інтересами грантодавця.

Окреслюємо проблеми для розв’язання

Розділ «Проблеми для розв’язання» має точно визначати проблему (потребу), яку ваша установа має намір розв’язати за допомогою представленого проекту. Спробуйте поставити себе на місце донора: на його думку, проект має задовольнити конкретну потребу в певній сфері. Складаючи цей розділ, слід вказати причини, які спонукали установу-пошукача до розроблення проекту, проблеми, що мають бути розв’язані шляхом його реалізації.

Визначаємо мету проекту

Логічна побудова заявки є ознакою належно підготовленого проекту. Тому попередній розділ має логічно пов’язуватися з розділом «Мета проекту». Зокрема, мета проекту є загальною декларацією того, що має бути зроблено, призначення проекту та очікуваного кінцевого результату, тобто що буде результатом реалізації наданого в ньому плану.

Описуємо методи реалізації проекту

Розділ «Методи реалізації проекту» містить опис видів діяльності або заходів, які необхідно здійснити для отримання бажаних результатів за допомогою грантових коштів. У ньому мають бути роз’яснені два головних моменти:

• стратегія досягнення бажаних результатів;
• пояснення вибору саме цієї стратегії.

Слід зазначити, що висвітлення останнього потребує вивчення досвіду проектів, аналогічних проекту, який готує установа-пошукач.

Таким чином, у цьому розділі обґрунтовується вибір методів для реалізації проекту, що саме має бути зроблено і ким, в які строки та в якій послідовності, які ресурси будуть використані. Водночас ваш підхід до розв’язання проблеми має виглядати для донора привабливим. Слід пам’ятати, що за допомогою грантів фінансується не сама проблема, а її розв’язання. Причому не загалом, а під конкретний ланцюг подій, заходів, що передбачаються проектом.

Характеризуємо цільову аудиторію проекту

Розділ «Цільова аудиторія» визначає кількість учасників проектних заходів, а також принципи їх добору. Іншими словами, потрібно чітко вказати, хто буде отримувачем преференцій від реалізації проекту (наприклад, учні музичної школи та викладачі, учасники спортивного клубу та їхні тренери, інші). Крім того, зазначена чисельність цільової групи проекту має бути обґрунтованою й відповідати реальним можливостям установи-пошукача та строкам виконання проекту.

Ризики проекту

Працюючи над проектом, слід ураховувати, що на можливість його реалізації, навіть за умови виділення грантових коштів, впливатиме низка зовнішніх чинників. Тому його розробники мають робити припущення щодо умов, які не підлягатимуть контролю з їхнього боку (ризики). Виявлення та правильна кваліфікація таких припущень є одним із найскладніших аспектів розроблення проекту.

Виходячи з цього, у розділі «Ризики» слід зазначити можливі механізми, які б дозволили уникнути негативного впливу зовнішніх чинників або мінімізувати його.

Сама ймовірність і значущість цих умов мають бути представлені в загальній оцінці ступеня ризику проекту.

Очікуваний результат

Результатом проекту мають бути позитивні зміни як результат заходів проекту. Тому цей розділ має містити розподіл результату за кількома складовими, зокрема:

• безпосередні очікувані результати реалізації заходів проекту;
• середньострокові результати (наслідки), які є логічним підсумком поєднання безпосередніх результатів;
• довгостроковий ефект — прогноз на майбутнє, вплив, який відчуватиме певна цільова аудиторія (група) після закінчення проекту.

Оцінювання

Наявність у проектній заявці механізму оцінювання результатів проекту свідчитиме про те, що установа-пошукач професійно та відповідально ставиться до виконання запропонованого проекту. Готуючи цей розділ, слід оцінити ступінь ефективності роботи загалом, щоб зрозуміти, наскільки вдасться досягти поставлених цілей (оцінка результатів). Крім того, механізм оцінювання знадобиться для отримання даних про перебіг проекту та його можливого коригування у процесі виконання (оцінювання перебігу виконання або окремих етапів проекту). Загальна ефективність проекту складається з декількох складових, головними серед яких є економічність і результативність.

Економічність вимірюється шляхом порівняння витрат і отриманих продуктів та результатів. Результативність вимірюється рівнем того, які заплановані результати проекту були досягнуті, наскільки вони є стабільними, а також як вони впливають на цільову аудиторію (групу).

Життєздатність (подальше фінансування) проекту

Зазвичай грантодавці цікавляться, як провадитиметься фінансування заявленої у проекті потреби після закінчення періоду надання гранту. Вони хочуть переконатися в тому, що діяльність, на яку виділено кошти, триватиме й після закінчення проекту. Тому у проектній заявці бажано представити план, який переконав би донора, що установа-пошукач має (або отримає) достатньо коштів для продовження реалізації проектних завдань після закінчення строку гранта. Це усуне побоювання, що виділене фінансування не піде на користь, оскільки після закінчення грантового періоду установа-пошукач повинна буде віднайти ще більші суми. Така обставина може вплинути на рішення про виділення гранту.

План реалізації проекту

Показником якості проекту є коректність планування і розташування за часом заходів та інших дій, з яких він складається. Це називається графіком заходів (дій). Етапами його підготовки є:

• визначення переліку основних дій;
• виокремлення окремих завдань як складових основних дій;
• визначення послідовності та взаємозалежності дій і завдань;
• оцінювання початку, тривалості й завершення кожної дії та кожного завдання;
• визначення показників перебігу виконання проекту або етапів, за якими може проводитися попереднє оцінювання виконання;
• визначення професійного досвіду, необхідного для проведення заходів і виконання завдань;
• розподіл завдань серед учасників проекту.

Бюджет проекту

Бюджетний розділ є надзвичайно важливим для проекту, а тому до його змісту експерти грантодавця ставляться з усією прискіпливістю. Насамперед звертається увага на таке:

• загальну вартість проекту;
• запитувані кошти;
• внесок самої організації у витрати з його реалізації (якщо передбачається конкурсними умовами);
• залучені кошти інших спонсорів тощо.

Слід зазначити, що грантодавцями можуть висуватися різні вимоги до складання бюджету проекту. Тому спочатку слід уважно вивчити вимоги донора. Бюджет проекту зазвичай досліджується фахівцями грантодавця за кількома параметрами, зокрема:

• відповідність конкурсним вимогам;
• відповідність зазначених сум витрат із різних видів робіт реальному стану справ і цінам на момент подання;
• ступінь фінансової участі здобувача гранту стосовно запитуваної суми (розмір власного внеску);
• співвідношення витрат на адміністративні видатки та прямі витрати з реалізації проекту тощо.

Іноді донори встановлюють ліміти гранту, вказуючи можливі максимальні або мінімальні суми. Якщо можливий розмір гранта вже зазначено, то установа-пошукач має привести у відповідність до зазначеної суми масштаби свого проекту та обсяги виконуваних завдань. Як правило, бюджет проекту складається із трьох основних частин: оплата праці, основні та непрямі витрати.

Звітність

Важливою частиною будь-якого проекту є підготовка та подання звітів про його виконання. У грантовій заявці має бути зазначено, ким вони будуть подаватися, їх регулярність, форма та вид. Щоб уникнути непорозуміння, у разі відсутності у грантових умовах потрібної інформації слід запитати її у грантодавця.

Варто зазначити, що періодичність підготовки звітів не має особливого значення. Вони можуть подаватися як щомісяця, так і за інший період, установлений грантодавцем. У будь-якому разі звіт має відображати рівень здійснення проекту, враховуючи причини невиконання, якщо це матиме місце.

Таким є примірний перелік розділів проектної заявки на отримання грантів. Окремо слід зазначити, що сам факт її підготовлення та відправлення аж ніяк не гарантує безумовного отримання гранту. Проте якщо завдяки вищевикладеним рекомендаціям вашій установі пощастить стати переможцем грантового конкурсу, у цьому буде й частка нашої заслуги.