Типові помилки в бухобліку: поради щодо уникнення
Усім відоме прислів’я: «Не помиляється лише той, хто нічого не робить». Дійсно, ви не припуститеся помилки, якщо нічого не зробили, але це не про бухгалтерів. Представники цієї професії постійно стикаються з проблемами, які слід розв’язувати саме тут і зараз, а нормативна база навіть у державному секторі недосконала.
Види помилок
Помилка – це, насамперед, ненавмисне відображення неправильної інформації про нарахування та виплату зарплати або інші господарські операції внаслідок арифметичних або логічних похибок.
Помилки бувають різними, як-от:
- арифметичні (виникають унаслідок арифметичних розрахунків);
- методологічні (виникають у разі неправильного трактування або застосування нормативної бази);
- емоціональні (виникають через неуважність працівника);
- технічні (трапляються під час порушень у комп’ютерних програмах та комплексах, за допомогою яких проводиться розрахунок та виплата зарплати).
|
Важливо: законодавством передбачено виникнення лічильних (рахункових) помилок, до яких можна віднести арифметичні, емоціональні й технічні, а також методологічних. |
Питання про те, що таке арифметична і методологічна помилки, поставало завжди, тому що чіткого їх визначення в нормативній базі не існує.
У листі Мінекономіки від 12.05.11 р. № 3105-24/264 зазначено, що, за інформацією Мін’юсту, законодавство не містить чіткого визначення термінів «помилки арифметичного характеру» і «помилки методологічного характеру». Водночас під поняттям «арифметична помилка» законодавець розуміє помилку, допущену внаслідок арифметичних дій, а що таке методологічна помилка взагалі не пояснюється.
А от у науково-практичному коментарі до ст. 269 «Виправлення описок та арифметичних помилок у судовому рішенні» Цивільного процесуального кодексу наведено таке визначення:
- арифметична помилка – це помилка у визначенні результату підрахунку: пропуск цифри, випадкова перестановка цифр, спотворення результату обчислення у зв’язку з використанням несправної техніки.
Не є арифметичною помилкою, а отже, і не може бути виправлене в порядку, передбаченому коментованою статтею, застосування неправильних методик підрахунку, як і неправильних вихідних даних для проведення арифметичних обчислень.
Поняття «методологічна помилка» визначено в Податковому кодексі (далі – ПК), але лише в частині її виникнення під час роботи електронного кабінету (пп. 14.1.111).
Тож ми з’ясували, що чинне законодавство визнає можливість допущення та існування помилок, але їх необхідно виявляти і виправляти. І чим раніше це станеться, тим ліпше для інформації, отриманої з помилками (детальніше див. «Виправляємо лічильну помилку з дотриманням норм законодавства»).
Принципи бухобліку
Нагадаємо єдині принципи, яких слід дотримуватися для організації та ведення бухобліку (ст. 4 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», далі – Закон № 996):
- повне висвітлення – фінансова звітність повинна містити всю інформацію про фактичні та потенційні наслідки господарських операцій та подій, здатних вплинути на рішення, що приймаються на її основі;
- автономність – кожне підприємство розглядається як юридична особа, відокремлена від її власників, у зв’язку із чим особисте майно та зобов’язання власників не повинні відображатися у фінансовій звітності підприємства;
- послідовність – постійне (з року в рік) застосування підприємством обраної облікової політики. Зміна облікової політики можлива лише у випадках, передбачених НП(С)БО, МСФЗ та НП(С)БОДС, і має бути обґрунтована та розкрита у фінансовій звітності;
- безперервність – оцінка активів та зобов’язань підприємства здійснюється виходячи з припущення, що його діяльність буде тривати й надалі;
- нарахування – доходи і витрати відображаються в бухобліку та фінзвітності в момент їх виникнення, незалежно від дати надходження або сплати грошових коштів;
- превалювання сутності над формою – операції обліковуються відповідно до їх сутності, а не лише виходячи з юридичної форми;
- єдиний грошовий вимірник – вимірювання та узагальнення всіх господарських операцій підприємства у його фінзвітності здійснюються в єдиній грошовій одиниці;
- інші принципи, визначені міжнародними стандартами, НП(С)БО або НП(С)БОДС залежно від того, які з наведених стандартів застосовуються підприємством (установою).
Найпоширеніші помилки
Фахівці Держаудитслужби перевіряють господарську діяльність осіб, які її провадять, і їм, напевно, нескладно виявити помилки, яких припустився бухгалтер, відображаючи ту чи іншу операцію в бухобліку або здійснюючи необхідні розрахунки. У нас із вами не така велика практика із самостійного виявлення помилок, як у працівників Держаудитслужби, але найголовніше – установити причину, що призвела до їх виникнення (див. таблицю).
Види, причини виникнення та шляхи уникнення типових помилок
|
Вид помилки |
З яких причин виникли |
Як уникнути |
|
1 |
2 |
3 |
|
Завищення планових показників* |
Недостовірні дані, отримані від структурних підрозділів, про реальну потребу в трудових ресурсах, забезпечення матеріально-технічною базою і споживання енергоносіїв та комунальних послуг |
Зробити повторний запит до структурних підрозділів із детальним розрахунком та обґрунтуванням кожної заявленої цифри |
* Бюджетним кодексом (далі – БК) установлено відповідальність за порушення норм бюджетного законодавства, у т. ч.:– за включення недостовірних даних до бюджетних запитів (пп. 1 п. 1 ст. 116);– визначення недостовірних обсягів бюджетних коштів під час планування бюджетних показників (пп. 3 п. 1 ст. 116).Ці норми передбачають притягнення посадових осіб, з вини яких допущено вказані порушення, до цивільної, дисциплінарної, адміністративної або кримінальної відповідальності згідно із законом (п. 1 ст. 121 БК).Увага! Порушення бюджетного законодавства, вчинене розпорядником або одержувачем бюджетних коштів, може бути підставою для притягнення до відповідальності згідно із законами України його керівника чи інших відповідальних посадових осіб, залежно від характеру вчинених ними діянь (п. 2 ст. 121 БК). |
||
|
Неправильний розрахунок зарплати* |
Причин надто багато: помилки під час табелювання, несвоєчасне подання лікарняних листків, інформації про присвоєння категорії, підвищення посадового окладу, наказів про відпустки, відрядження тощо. Утім, присутній не тільки людський фактор, але й імовірні похибки програмного забезпечення, за допомогою якого провадиться розрахунок зарплати та інших виплат працівникам установи |
1. Затвердити графік документообігу по установі і чітко дотримуватися строків надання вказаних у ньому документів до відповідних підрозділів. 2. Указати працівникам установи на необхідність своєчасного інформування про причини відсутності на робочому місці |
* Юрособи, які використовують найману працю, несуть фінансову відповідальність, передбачену ст. 265 КЗпП, за такі порушення законодавства про працю:– фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту), оформлення працівника на неповний робочий час у разі фактичного виконання роботи повний робочий час, установлений на підприємстві, та виплату зарплати (винагороди) без нарахування і сплати ЄСВ та податків – штраф у 30-кратному розмірі мінімальної заробітної плати, установленої законом на момент виявлення порушення (далі – МЗП), за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення (на сьогодні – 125 190 грн);– порушення встановлених строків виплати зарплати працівникам, інших виплат, передбачених законодавством про працю, більше як за один місяць, виплата їх не в повному обсязі – штраф у розмірі 3 МЗП (на сьогодні – 12 519 грн);– недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці – штраф у розмірі 10 МЗП за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення (на сьогодні – 41 730 грн);– недотримання встановлених законом гарантій та пільг працівникам, які залучаються до виконання обов’язків, передбачених Законами від 12.12.91 р. № 1975-XII «Про альтернативну (невійськову) службу», від 25.03.92 р. № 2232-XII «Про військовий обов’язок і військову службу», від 21.10.93 р. № 3543-XII «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію», – штраф у розмірі 10 МЗП за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення (на сьогодні – 41 730 грн);– недопущення до проведення перевірки з питань додержання законодавства про працю, створення перешкод у її проведенні – штраф у розмірі 3 МЗП (на сьогодні – 12 519 грн);– вчинення дій, передбачених абзацом шостим ч. 2 цієї статті, під час проведення перевірки з питань виявлення порушень, зазначених в абзаці другому ч. 2, – штраф у розмірі 100 МЗП (на сьогодні – 417 300 грн);– порушення інших вимог трудового законодавства, крім передбачених абзацами другим – сьомим ч. 2 цієї статті, – штраф у розмірі 1 МЗП (на сьогодні – 4 173 грн). |
||
|
Неналежна організація та ведення бухобліку* |
Причиною може бути лише нерозуміння організаційної системи бухобліку загалом або некомпетентність керівництва та відповідальних осіб |
Розробити й затвердити накази про облікову політику та організацію бухобліку в установі з урахуванням саме її специфіки, а не просто взяти типові зразки цих документів |
* Відповідальність залежно від виду та наслідків скоєних порушень та помилок відповідно до норм КУпАП та Кримінального кодексу. |
||
|
Викривлення інформації, наведеної у фінансовій звітності* |
Така ситуація може виникнути через помилки в бухобліку, а саме: – невідображення в бухобліку придбаних, переміщених, списаних основних засобів, у т. ч. і ненарахування (неправильне нарахування) амортизації на них; – відсутність інформації про збільшення або зменшення суми внесеного капіталу відповідно до руху основних засобів; – невідповідність залишків запасів дійсності (списані, але в бухобліку не відображено їх списання, або придбані та оприбутковані, але зроблено помилки у вартості чи кількості отриманих запасів); – невідображення дебіторської та кредиторської заборгованості за її фактичної наявності; – неправильне відображення на субрахунках бухобліку інформації про доходи й витрати установи та ін. |
Щомісяця, щокварталу проводити внутрішні перевірки ділянок обліку. Наприкінці кожного місяця перевіряти інформацію, занесену на підставі первинних документів до Карток (книг) аналітичного обліку (форми затверджено наказом Мінфіну від 29.06.17 р. № 604), меморіальних ордерів та книги «Журнал-Головна» (форми затверджено наказом Мінфіну від 08.09.17 р. № 755) |
* Згідно зі ст. 1642 КУпАП за відсутність бухобліку або ведення його з порушенням установленого порядку, внесення неправдивих даних до фінзвітності, неподання фінзвітності, несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризації грошових коштів і матеріальних цінностей накладається штраф у розмірі від 8 до 15 НМДГ (від 136 до 255 грн), а за повторне порушення протягом року – штраф у розмірі від 10 до 20 НМДГ (від 170 до 340 грн). |
||
|
Наша порада: робіть усе вчасно та постійно все контролюйте, і тоді в обліку буде повний порядок. І пам’ятайте про головні правила проведення внутрішнього аудиту та контролю, визначені ст. 26 БК. |
Основні засади здійснення внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів затверджено постановою КМУ від 12.12.18 р. № 1062 (далі – Основні засади). Їх прийнято з метою формування єдиних підходів до організації та здійснення внутрішнього контролю, спрямованого, зокрема, на забезпечення дотримання законності та ефективного управління державними фінансами (див. також лист Мінфіну від 26.12.18 р. № 33010-07-5/34580 у «Внутрішній контроль та аудит»).
А Порядок здійснення внутрішнього аудиту та утворення підрозділів внутрішнього аудиту, затверджений постановою КМУ від 28.09.11 р. № 1001, яким ми керуємося з 01.01.12 р., протягом усього періоду його дії удосконалювався з урахуванням сучасних вимог.
Так, згідно з п. 3 ст. 8 Закону № 996 відповідальність за організацію бухобліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом установленого строку, але не менше трьох років, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів. А от головний бухгалтер або особа, яка забезпечує ведення бухобліку підприємства (п. 7 ст. 8 Закону № 996):
- забезпечує дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухобліку, складання і подання у встановлені строки фінзвітності;
- організує контроль за відображенням на рахунках бухобліку всіх госпоперацій;
- бере участь в оформленні матеріалів, пов’язаних із нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства;
- забезпечує перевірку стану бухобліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах підприємства;
- подає в установленому порядку та у випадках, передбачених Законом від 14.10.14 р. № 1702-VII «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення», інформацію центральному органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення.
Отже, безпосередньо головний бухгалтер контролює всі етапи діяльності бухгалтерської служби в установі.
Висновки
З метою уникнення помилок рекомендуємо вам, дотримуючись Основних засад:
- переглянути вже розроблені Положення про проведення внутрішнього контролю та внести до них відповідні зміни;
- затвердити графіки проведення внутрішнього контролю, у яких можна виокремити проблемні ділянки обліку з метою більш детальної перевірки;
- створити підрозділ внутрішнього аудиту або призначити відповідальну особу, розробити, затвердити й опублікувати стратегічний та операційний плани;
- контролювати стан проведення відповідно до затверджених графіків заходів контролю.
Ці кроки дозволять поліпшити контроль за діяльністю бухгалтерської служби в цілому, у тому числі її проблемних ділянок, забезпечать більш глибокий аналіз виявлених помилок та недопущення їх повторення у майбутньому, а отже, сприятимуть удосконаленню системи бухобліку бюджетної установи.
Коментарі до матеріалу