Типовые ошибки в бухучете: советы по избежанию
Всем известна пословица: «Не ошибается лишь тот, кто ничего не делает». Действительно, вы не допустите ошибку, если ничего не сделали, но это не о бухгалтерах. Представители этой профессии постоянно сталкиваются с проблемами, которые нужно решать именно здесь и сейчас, а нормативная база даже в государственном секторе несовершенна.
Виды ошибок
Ошибка – это, прежде всего, неумышленное отражение неправильной информации о начислении и выплате зарплаты или других хозяйственных операциях вследствие арифметических или логических погрешностей.
Ошибки бывают разными, а именно:
- арифметические (возникают вследствие арифметических расчетов);
- методологические (возникают в случае неправильной трактовки или применения нормативной базы);
- эмоциональные (возникают по невнимательности работника);
- технические (случаются при нарушениях в компьютерных программах и комплексах, с помощью которых проводится расчет и выплата зарплаты).
|
Важно: законодательством предусмотрено возникновение счетных ошибок, к которым можно отнести арифметические, эмоциональные и технические, а также методологические. |
Вопрос о том, что такое арифметическая и методологическая ошибки, возникал всегда, потому что четкого их определения в нормативной базе не существует.
В письме Минэкономики от 12.05.11 г. № 3105-24/264 указано, что, по информации Минюста, законодательство не содержит четкого определения терминов «ошибки арифметического характера» и «ошибки методологического характера». Вместе с тем под понятием «арифметическая ошибка» законодатель понимает ошибку, допущенную вследствие арифметических действий, а что такое методологическая ошибка, вообще не объясняется.
А вот в научно-практическом комментарии к ст. 269 «Исправление описок и арифметических ошибок в судебном решении» Гражданского процессуального кодекса приведено следующее определение:
- арифметическая ошибка – это ошибка в определении результата подсчета: пропуск цифры, случайная перестановка цифр, искажение результата исчисления в связи с использованием неисправной техники.
Не является арифметической ошибкой, а следовательно, и не может быть исправлено в порядке, предусмотренном комментируемой статьей, применение неправильных методик подсчета, как и неправильных исходных данных для проведения арифметических исчислений.
Понятие «методологическая ошибка» определено в Налоговом кодексе (далее – НК), но только в части ее возникновения во время работы электронного кабинета (пп. 14.1.111).
Так вот, мы выяснили, что действующее законодательство признает возможность допуска и существования ошибок, но их необходимо выявлять и исправлять. И чем раньше это произойдет, тем лучше для информации, полученной с ошибками (детальнее см. «Исправляем счетную ошибку с соблюдением норм законодательства»).
Принципы бухучета
Напомним единые принципы, которые нужно соблюдать для организации и ведения бухучета (ст. 4 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», далее – Закон № 996):
- полное освещение – финансовая отчетность должна содержать всю информацию о фактических и потенциальных последствиях хозяйственных операций и событий, способных повлиять на решения, которые принимаются на ее основе;
- автономность – каждое предприятие рассматривается как юридическое лицо, обособленное от его собственников, в связи с чем личное имущество и обязательства собственников не должны отражаться в финансовой отчетности предприятия;
- последовательность – постоянное (из года в год) применение предприятием избранной учетной политики. Изменение учетной политики возможно только в случаях, предусмотренных НП(С)БУ, МСФО и НП(С)БУГС, и должно быть обосновано и раскрыто в финансовой отчетности;
- беспрерывность – оценка активов и обязательств предприятия осуществляется исходя из предположения, что его деятельность будет продолжаться и в дальнейшем;
- начисление – доходы и расходы отражаются в бухучете и финотчетности в момент их возникновения, независимо от даты поступления или уплаты денежных средств;
- превалирование сущности над формой – операции учитываются согласно их сущности, а не только исходя из юридической формы;
- единый денежный измеритель – измерение и обобщение всех хозяйственных операций предприятия в его финотчетности осуществляются в единой денежной единице;
- другие принципы, определенные международными стандартами, НП(С)БУ или НП(С)БУГС в зависимости от того, какие из приведенных стандартов применяются предприятием (учреждением).
Наиболее распространенные ошибки
Специалисты Госаудитслужбы проверяют хозяйственную деятельность лиц, которые ее осуществляют, и им, наверное, не сложно выявить ошибки, которые допустил бухгалтер, отражая ту или иную операцию в бухучете или осуществляя необходимые расчеты. У нас с вами не такая большая практика по самостоятельному выявлению ошибок, как у работников Госаудитслужбы, но самое главное – установить причину, которая привела к их возникновению (см. таблицу).
Виды, причины возникновения и пути избежания типовых ошибок
|
Вид ошибки |
По каким причинам возникли |
Как избежать |
|
1 |
2 |
3 |
|
Завышение плановых показателей* |
Недостоверные данные, полученные от структурных подразделений, о реальной потребности в трудовых ресурсах, обеспечении материально-технической базой и потреблении энергоносителей и коммунальных услуг |
Сделать повторный запрос в структурные подразделения с детальным расчетом и обоснованием каждой заявленной цифры |
* Бюджетным кодексом (далее – БК) установлена ответственность за нарушение норм бюджетного законодательства, в т. ч.:– за включения недостоверных данных в бюджетные запросы (пп. 1 п. 1 ст. 116);– определение недостоверных объемов бюджетных средств при планировании бюджетных показателей (пп. 3 п. 1 ст. 116).Эти нормы предусматривают привлечение должностных лиц, по вине которых допущены указанные нарушения, к гражданской, дисциплинарной, административной или уголовной ответственности согласно закону (п. 1 ст. 121 БК).Внимание! Нарушение бюджетного законодательства, совершенное распорядителем или получателем бюджетных средств, может быть основанием для привлечения к ответственности согласно законам Украины его руководителя или других ответственных должностных лиц, в зависимости от характера совершенных ими действий (п. 2 ст. 121 БК). |
||
|
Неправильный расчет зарплаты* |
Причин весьма много: ошибки во время табелирования, несвоевременное представление больничных листков, информации о присвоении категории, повышении должностного оклада, приказов об отпусках, командировке и т. п. Впрочем, присутствует не только человеческий фактор, но и возможные погрешности программного обеспечения, с помощью которого производится расчет зарплаты и других выплат работникам учреждения |
1. Утвердить график документооборота по учреждению и четко придерживаться сроков предоставления указанных в нем документов в соответствующие подразделения. 2. Указать работникам учреждения на необходимость своевременного информирования о причинах отсутствия на рабочем месте |
* Юрлица, использующие наемный труд, несут финансовую ответственность, предусмотренную ст. 265 КЗоТ, за следующие нарушения законодательства о труде:– фактический допуск работника к работе без оформления трудового договора (контракта), оформление работника на неполное рабочее время в случае фактического выполнения работы полное рабочее время, установленное на предприятии, и выплату зарплаты (вознаграждения) без начисления и уплаты ЕСВ и налогов – штраф в 30-кратном размере минимальной заработной платы, установленной законом на момент выявления нарушения (далее – МЗП), за каждого работника, относительно которого совершено нарушение (на сегодня – 125 190 грн);– нарушение установленных сроков выплаты зарплаты работникам, других выплат, предусмотренных законодательством о труде, больше чем за один месяц, выплата их не в полном объеме – штраф в размере 3 МЗП (на сегодня – 12 519 грн);– несоблюдение минимальных государственных гарантий в оплате труда – штраф в размере 10 МЗП за каждого работника, относительно которого совершено нарушение (на сегодня – 41 730 грн);– несоблюдение установленных законом гарантий и льгот работникам, которые привлекаются к исполнению обязанностей, предусмотренных Законами от 12.12.91 г. № 1975-XII «Об альтернативной (невоенной) службе», от 25.03.92 г. № 2232-XII «О воинской обязанности и военной службе», от 21.10.93 г. № 3543-XII «О мобилизационной подготовке и мобилизации», – штраф в размере 10 МЗП за каждого работника, относительно которого совершено нарушение (на сегодня – 41 730 грн);– недопуск к проведению проверки по вопросам соблюдения законодательства о труде, создание препятствий в ее проведении – штраф в размере 3 МЗП (на сегодня – 12 519 грн);– совершение действий, предусмотренных абзацем шестым ч. 2 этой статьи, при проведении проверки по вопросам выявления нарушений, указанных в абзаце втором ч. 2, – штраф в размере 100 МЗП (на сегодня – 417 300 грн);– нарушение других требований трудового законодательства, кроме предусмотренных абзацами вторым – седьмым ч. 2 этой статьи, – штраф в размере 1 МЗП (на сегодня – 4 173 грн). |
||
|
Ненадлежащая организация и ведение бухучета* |
Причиной может быть только непонимание организационной системы бухучета в целом или некомпетентность руководства и ответственных лиц |
Разработать и утвердить приказы об учетной политике и организации бухучета в учреждении с учетом именно его специфики, а не просто взять типовые образцы этих документов |
* Ответственность в зависимости от вида и последствий совершенных нарушений и ошибок согласно нормам КУоАП и Уголовного кодекса. |
||
|
Искажение информации, приведенной в финансовой отчетности* |
Такая ситуация может возникнуть из-за ошибок в бухучете, а именно: – неотражение в бухучете приобретенных, перемещенных, списанных основных средств, в т. ч. и неначисление (неправильное начисление) амортизации на них; – отсутствие информации об увеличении или уменьшении суммы внесенного капитала согласно движению основных средств; – несоответствие остатков запасов действительности (списаны, но в бухучете не отражено их списание, или приобретены и оприходованы, но сделаны ошибки в стоимости или количестве полученных запасов); – неотражение дебиторской и кредиторской задолженности при ее фактическом наличии; – неправильное отражение на субсчетах бухучета информации о доходах и расходах учреждения и др. |
Ежемесячно, ежеквартально проводить внутренние проверки участков учета. В конце каждого месяца проверять информацию, занесенную на основании первичных документов в Карточки (книги) аналитического учета (формы утверждены приказом Минфина от 29.06.17 г. № 604), мемориальные ордера и книгу «Журнал-Главная» (формы утверждены приказом Минфина от 08.09.17 г. № 755) |
* Согласно ст. 1642 КУоАП за отсутствие бухучета или ведение его с нарушением установленного порядка, внесение неправдивых данных в финотчетность, непредставление финотчетности, несвоевременное или некачественное проведение инвентаризации денежных средств и материальных ценностей налагается штраф в размере от 8 до 15 НМДГ (от 136 до 255 грн), а за повторное нарушение в течение года – штраф в размере от 10 до 20 НМДГ (от 170 до 340 грн). |
||
|
Наш совет: делайте все своевременно и постоянно все контролируйте, и тогда в учете будет полный порядок. И помните о главных правилах проведения внутреннего аудита и контроля, определенных ст. 26 БК. |
Основные принципы осуществления внутреннего контроля распорядителями бюджетных средств утверждены постановлением КМУ от 12.12.18 г. № 1062 (далее – Основные принципы). Они приняты с целью формирования единых подходов к организации и осуществлению внутреннего контроля, направленного, в частности, на обеспечение соблюдения законности и эффективного управления государственными финансами (см. также письмо Минфина от 26.12.18 г.№ 33010-07-5/34580 в «Внутренний контроль и аудит»).
А Порядок осуществления внутреннего аудита и образования подразделений внутреннего аудита, утвержденный постановлением КМУ от 28.09.11 г. № 1001, которым мы руководствуемся с 01.01.12 г., в течение всего периода его действия совершенствовался с учетом современных требований.
Так, согласно п. 3 ст. 8 Закона № 996 ответственность за организацию бухучета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, хранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет уполномоченный орган (должностное лицо), который осуществляет руководство предприятием, или собственник согласно законодательству и учредительным документам. А вот главный бухгалтер или лицо, которое обеспечивает ведение бухучета предприятия (п. 7 ст. 8 Закона № 996):
- обеспечивает соблюдение на предприятии установленных единых методологических принципов бухучета, составление и представление в установленные сроки финотчетности;
- организует контроль за отражением на счетах бухучета всех хозопераций;
- принимает участие в оформлении материалов, связанных с недостачей и возмещением потерь от недостачи, кражи и порчи активов предприятия;
- обеспечивает проверку состояния бухучета в филиалах, представительствах, отделениях и других обособленных подразделениях предприятия;
- подает в установленном порядке и в случаях, предусмотренных Законом от 14.10.14 г. № 1702-VII «О предотвращении и противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, финансированию терроризма и финансированию распространения оружия массового уничтожения», информацию центральному органу исполнительной власти, реализующему государственную политику в сфере предотвращения и противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, финансированию терроризма и финансированию распространения оружия массового уничтожения.
Значит, непосредственно главный бухгалтер контролирует все этапы деятельности бухгалтерской службы в учреждении.
Выводы
С целью избежания ошибок рекомендуем вам, соблюдая Основные принципы:
- пересмотреть уже разработанные Положения о проведении внутреннего контроля и внести в них соответствующие изменения;
- утвердить графики проведения внутреннего контроля, в которых можно выделить проблемные участки учета с целью более детальной проверки;
- создать подразделение внутреннего аудита или назначить ответственное лицо, разработать, утвердить и опубликовать стратегический и операционный планы;
- контролировать состояние проведения согласно утвержденным графикам мер контроля.
Эти шаги позволят улучшить контроль за деятельностью бухгалтерской службы в целом, в том числе ее проблемных участков, обеспечат более глубокий анализ выявленных ошибок и недопуск их повторения в будущем, а следовательно, будут способствовать усовершенствованию системы бухучета бюджетного учреждения.
Комментарии к материалу