Як зменшити обсяг роботи, що звалився на мене та знизити робоче навантаження на всіх працівників фінансової служби? - авторське бачення Вікторії Маркіной

Переможці XI Всеукраїнського конкурсу «Кращий бухгалтер України»

Текст ЕСЕ викладено в оригіналі:

Уявімо собі ідеальний світ. Світ у якому всі документи подаються до бухгалтера вчасно, правильно оформлені, програми працюють без збоїв, надіслані звіти приймаються одразу і не треба декілька днів очікувати першу, другу, третю квитанції…. Уявили? Сподобалося?

А можна не просто мріяти про це. Можна спробувати самому створити максимально комфортний світ для себе. 

Для початку бухгалтеру треба правильно організувати свій робочий час та простір. Ні для кого не секрет, що чим краще упорядковані документи, тим менше часу витрачається на пошук необхідного. І тут, скоріш за все, треба зважати на власний досвіт та уподобання: хтось упорядковує документи за видами робіт, постачальниками, інші – у хронологічному порядку. На новій роботі зіткнулася з тим, що мені не дуже зручно, коли документи «зшиваються» за місяцями, тому запропонувала формувати архів за рік за меморіальними ордерами. 

Кажуть, що найважчу роботу треба планувати на початок дня, зі мною подібне не працює: зранку завжди «виникають» термінові невідкладні завдання, про які звечора іноді навіть не здогадувався. А от після обіду, навпаки можна зосередитися на більш об’ємних та відповідальних роботах. 

Мабуть зі мною погодяться інші бухгалтери - найважче у нашій роботі те, що велика її частина складає робота з документами, які складають інші співробітники. Документи часто складаються з помилками, терміни подання до бухгалтерії порушуються… Здається, що ніяк не можна вплинути на інших. Проте – варіанти є.

Складається і затверджується детальний план-графік документообігу по установі, в якому дуже ретельно описується шлях кожного документу від моменту складання, візування та перевірки кожною службою аж до його надходження до бухгалтерії, зазначаються терміни складання кожного документу, його обробки та подання. При чому, після складання плану графіку, з ним повинні бути ознайомлені всі причетні особи під підпис. На практиці нашого закладу, це реально вирішило проблему несвоєчасного подання табелів обліку робочого часу.

Зменшити кількість помилок при оформленні документів іншими службами також можливо –  треба визначити як повинні оформлюватися ті чи інші документи та один раз скласти дуже детальну інструкцію з їх оформлення чи складання, інструкція повинна бути написана так, щоб було зрозуміло навіть людині без економічної освіти. З інструкціями по складанню документів знайомляться співробітники, відповідальні за їх оформлення. Повірте, витрачений час на створення такої інструкції збереже Вам у майбутньому дуже багато часу і нервів. Замість того, щоб постійно пояснювати, Ви будете лише контролювати дотримання інструкцій та плану документообігу.

Мені пощастило, коли я змінила місце роботи, то виявила що попередній головний бухгалтер розробив для своїх підлеглих чудові посадові інструкції в яких повністю були описані всі посадові обов’язки співробітників бухгалтерії. Це були не просто формальні посадові інструкції, як буває зазвичай. Це була реальна інструкція яка описувала обов’язки, терміни виконання, необхідні документи, які треба скласти при виконанні певної роботи. Кожен співробітник знав свою роботу і дотримувався інструкцій, тому проблем в організації роботи бухгалтерської служби не виникало. Коли змінився один зі спеціалістів, то новий співробітник був ознайомлений з посадовою інструкцією, яка ж одразу і слугувала йому допомогою та підказкою на початку роботи.

Особисто мені було важко перестати намагатися всю роботу виконати самотужки, постійно прагла все перевіряти і контролювати кожен етап. Але одного дня постала дилема: або кидати роботу, або делегувати частину обов’язків іншим. І знову ж таки допомогою стали інструкції та детальні описи необхідних дій та порядок контролю: розробила таблиці, які заповнювали підлеглі, а в результаті формувалися необхідні дані для оперативного обліку.

Особливу увагу, на мою думку слід також приділити плануванню доходів та витрат. Чітке планування на початку року дає змогу протягом року розподіляти грошові кошти без поспіху і одночасно без затримок проводити всі необхідні платежі, що в подальшому призведе до зменшення навантаження на бухгалтерську службу

Дуже полегшило роботу працівників фінансової служби введення програм Є-Звітність та Є-Казна. Ці два застосунки дуже допомагають у складанні платіжних документів та звітності та економлять робочий час бухгалтера.

Немалою частиною роботи бюджетних установ є звітування перед головним розпорядником бюджетних коштів. Протягом останніх років, з початком епідемії, а потім повномасштабного вторгнення зменшився паперовий документообіг, багато звітів перейшло у формат гугл-таблиць, що дало змогу зекономити час як розпорядникам нижчого рівня – не витрачається час на проїзд, так і головному розпоряднику – кожна установа заповнює свою части і не треба систематизувати – інформація готова одразу після заповнення. Проте гугл-таблиці мають і недоліки, наприклад, бувають ситуації коли заклади ненароком вносять дані не в свої колонки і таким чином отримуються некоректні невірні дані. 

Нажаль, через брак фінансування, а упродовж військового стану тим паче, не кожен заклад може дозволити собі придбання програмного забезпечення для ведення обліку, тому облік ведеться переважно в таблицях Excel. Було б просто чудово, якби з метою постійної економії бюджетних коштів розробили єдину програму обліку, яка б давала можливість вести облік починаючи з розпорядників нижчого рівня, до вищих установ; щоб була можливість ведення не тільки бухгалтерського, а ще й управлінського обліку, формувати необхідні звіти та вести прозорий облік, а ще це допоможе уникнути необхідності подвійного виконання одних і тих же операції для відображення в різних звітах та таблицях.

Як бачимо, багато в полегшенні робочого процесу фінансової служби залежить від нашого бажання досягти таких змін. Тож не чекайте дива – дивуйте самі.

Маркіна В.Є.
переможеця конкурсу «Кращий бухгалтер України-2023».