Токени та флешки: обліковуємо як годиться

Токенами ми користуємося з 2017 року, а флеш-накопичувачі ввійшли в наше життя ще раніше, замінивши дискети та СD-диски. Токени фактично є цифровим підписом, тобто надто особистим і надто важливим активом. На флеш-накопичувачі ми також маємо можливість зберігати важливу інформацію. Тож флешки і токени стали повсякденним атрибутом бухгалтера. І до редакції часто надходять запитання про порядок їх оприбуткування та обліку. Тому в консультації розкажемо, як у бухобліку відобразити придбання такого приладдя та який субрахунок застосувати для оприбуткування.

Загальні положення

Що таке флешка?

Флеш-накопичувач (флешка, флеш-пам’ять) – це зручний і компактний носій інформації, який підключається практично до будь-якого персонального комп’ютера або іншого портативного пристрою (принтер, сканер, факс тощо) через стандартний роз’єм USB.

Фізичний розмір сучасних флешок – 3–7 см; вага – 10–60 г. Початок популярності флеш-накопичувачів можна сміливо віднести на початок XXI століття. Цьому сприяла їх компактність, легкість перезапису інформації, зручність в обігу, велика ємкість пам’яті (до 128 Гб).

Основне призначення флешок – зберігання, перенесення та обмін інформацією, резервне копіювання даних, завантаження операційних систем і багато іншого.

Стандартний флеш-накопичувач має прямокутну витягнуту форму і кришку, що прикриває роз’єм USB. Нестандартні флешки можуть мати різноманітні оригінальні форми, матеріали корпусу і додаткові спеціальні можливості.

Що таке токен?

Токен (апаратний токен, USB-ключ, криптографічний токен) – компактний пристрій, призначений для забезпечення інформаційної безпеки користувача, а також для ідентифікації його власника та безпечного віддаленого доступу до інформаційних ресурсів.

Токен, захищений носій важливої інформації, має вигляд звичайної флешки, але насправді це апаратно-програмний засіб зберігання – кваліфікований електронний підпис (далі – КЕП). КЕП, який, по суті, є файлом, генерується (не переписується) всередині токена. Доступ до нього звичайною файловою системою неможливий – скопіювати, змінити та видалити КЕП не можна.

Документи для підпису передаються всередину токена, там підписуються і повертаються вже підписаними, тобто зашифрованими.

Токени застосовуються для електронного посвідчення особи (у нас – клієнта, який отримує доступ до ПТК «Клієнт Казначейства – Казначейство» та АС «Є-Звітність»). Вони можуть використовуватися як замість пароля, так і разом із ним. У певному сенсі токен – це електронний ключ доступу до чого-небудь.

На сьогодні основним законом, який регулює всі відносини у сфері електронних підписів, є Закон від 05.10.17 р. № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги», який набув чинності з 07.11.18 р. Ключі, отримані після цієї дати, відповідають усім вимогам закону і є, власне, КЕП, який може використовуватися для подання звітності, роботи на державних порталах, електронного документообігу тощо.

Хто має використовувати в роботі токени?

Відповідно до Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою КМУ від 19.09.18 р. № 749, токени в роботі повинні використовувати:

• бюджетні установи – для подання звітності до ДПС та Держказначейства;
• органи державної влади, місцевого самоврядування та держпідприємства.

За яким КЕКВ можна придбати флешки і токени

Економічна класифікація видатків бюджету чітко розмежовує видатки бюджетних установ та одержувачів бюджетних коштів за економічними характеристиками операцій, які здійснюються відповідно до функцій держави та місцевого самоврядування.

Згідно з Інструкцією щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженою наказом Мінфіну від 12.03.12 р. № 333 (далі – Інструкція № 333), у нашій ситуації слід застосувати КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар». Саме за цим кодом забезпечуються видатки на придбання малоцінних предметів, у тому числі калькуляторів, іграшок для дитячих установ тощо (пп. 6 пп. 2.2.1 Інструкції № 333). Отже, за КЕКВ 2210 можна придбавати також флешки і токени.

Облік токенів та флеш-накопичувачів

Питання оприбуткування та обліку токенів і флеш-накопичувачів потребує додаткового вивчення, адже вартість придбаного обладнання коливається від 100 до 1 700 грн. Тому спочатку слід визначитися, що саме ми придбали – малоцінний необоротний матеріальний актив (далі – МНМА) чи малоцінний та швидкозношуваний предмет (далі – МШП)? На нашу думку, вартісний критерій не може бути маркером для віднесення до одного з вищенаведених видів активів.

Наприклад, згідно з описом SecureToken-337К виконаний як флешка, має міцний пластиковий корпус та металевий USB-роз’єм, виготовляється на базі смарт-чипів компанії NXP Semiconductors P5CC037.

Технічні характеристики токена такі:

• генерація і зберігання ключової інформації згідно з ДСТУ 4145-2002 (довжина ключа – 163–509 біт) і RSA (довжина ключа – 512–2048 біт);
• шифрування/розшифрування електронних документів згідно з ДСТУ 28147:2009, DES, 3-DES, AES;
• формування і перевірка ЕЦП згідно з ДСТУ 4145-2002;
• обчислення хеш-кодування-функцій згідно з ГОСТ 34.311-95, MD5, SHA;
• об’єм пам’яті – 36 Кбайт.

Як бачимо, придбаний токен можна використовувати лише для роботи в програмних комплексах, доступ до яких згенеровано в його пам’яті. Строк його корисного використання не визначено, але, як випливає з характеристик та функцій токена, він становить понад рік.

А от Transcend Jetflash 780 USB (флеш-накопичувач) має прямокутну форму, корпус виконаний із пластика хорошої якості, має з’ємний ковпачок.

Технічні характеристики флеш-накопичувача:

• тип підключення – USB;
• версія інтерфейсу – 3.0;
• об’єм пам’яті – 8–256 Гб;
• швидкість читання – 100–210 Мб/сек;
• швидкість запису – 20–140 Мб/сек;
• ширина – 21 мм;
• довжина – 70 мм;
• товщина – 8 мм.

Тобто візуально токен та флеш-накопичувач майже не відрізняються один від одного, і строк корисного використання у них понад один рік.

Рішення про те, чим є придбаний актив – МНМА чи МШП, має прийняти керівник та комісія з оприбуткування бюджетної установи, і вже залежно від цього рішення токен або флешка буде відображатися в бухобліку. Але слід урахувати, що:

• МНМА – це предмети, строк експлуатації яких понад один рік, а вартість за одиницю не перевищує вартісного критерію, установленого обліковою політикою установи;
• МШП – це особливий вид запасів, що використовуються не більше ніж один рік або протягом операційного циклу, якщо він перевищує один рік.

Ми рекомендуємо токени та флеш-накопичувачі розглядати як МНМА.

Нюанси обліку МНМА

Відповідно до НП(С)БОДС 121 «Основні засоби» та Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку основ-них засобів для суб’єктів державного сектору, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.15 р. № 11 (далі – Методрекомендації № 11), до складу МНМА відносять активи, вартість яких установлюється обліковою політикою установи за погодженням із головним розпорядником коштів і строк використання яких більше ніж рік.

Як оформити надходження МНМА?

У разі надходження активів складаються типові форми, затверджені наказом Мінфіну від 13.09.16 р. № 818. Потім токену/флеш-накопичувачу присвоюється номенклатурний номер. Згідно з Методрекомендаціями № 11 предметам одного найменування, якості матеріалу та ціни встановлюється один номенклатурний номер. Перші чотири знаки цього номера означають номер субрахунка, п’ятий – підгрупу, усі інші знаки – порядковий номер предмета в підгрупі. Для тих груп МНМА, для яких не виділено підгрупи, п’ятий знак може позначатися нулем.

Рекомендуємо закріпити такі активи за особами, які безпосередньо використовують їх у роботі. У такому разі ви покладаєте на них відповідальність за зберігання та правильне використання активу.

Як амортизуються МНМА?

Амортизація МНМА нараховується в першому місяці передання об’єкта у використання в розмірі 50 % його первісної вартості та решта 50 % первісної вартості – у місяці їх вилучення з активів (списання з балансу) (п. 7 розд IV НП(С)БОДС 121).

Як ведеться облік МНМА?

Згідно з Планом рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженим наказом Мінфіну від 31.12.13 р. № 1203 (далі – План рахунків № 1203), та Порядком застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженим наказом Мінфіну від 29.12.15 р. № 1219 (далі – Наказ № 1219, Порядок № 1219), для обліку та узагальнення інформації про наявність та рух коштів фінансування заходів цільового призначення, зокрема коштів, які спрямовуються на придбання необоротних активів, застосовується рахунок 54 «Цільове фінансування». Зокрема, на субрахунку 5411 «Цільове фінансування розпорядників бюджетних коштів» ведеться облік надходження коштів цільового фінансування, які виділяються з відповідного бюджету на проведення заходів цільового характеру з подальшим включенням до внесеного капіталу в частині введених в експлуатацію необоротних активів.

МНМА, строк експлуатації яких перевищує один рік, але які за вартісними ознаками не віднесено до основних засобів, обліковуються на субрахунку 1113 «Малоцінні необоротні матеріальні активи».

Як визначено НП(С)БОДС 121 та Порядком № 1219, усі витрати, понесені під час придбання МНМА до моменту введення їх в експлуатацію, відображаються на рахунку 13 «Капітальні інвестиції», зокрема на субрахунку 1312 «Капітальні інвестиції в інші необоротні матеріальні активи», де ведеться облік витрат на придбання, створення (виготовлення) власними силами інших необоротних матеріальних активів.

Відповідно до Типової кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затвердженої Наказом № 1219, облік операцій із придбання токенів та флеш-накопичувачів ведеться так:

(грн)