Токены и флешки: учитываем как положено

Токенами мы пользуемся с 2017 года, а флеш-накопители вошли в нашу жизнь еще раньше, заменив дискеты и СD-диски. Токены фактически являются цифровой подписью, то есть весьма личным и весьма важным активом. На флеш-накопителе мы также имеем возможность сохранять важную информацию. Поэтому флешки и токены стали повседневным атрибутом бухгалтера. И в редакцию часто поступают вопросы о порядке их оприходования и учета. Поэтому в консультации расскажем, как в бухучете отразить приобретение такой принадлежности и какой субсчет применить для оприходования.

Общие положения

Что такое флешка?

Флеш-накопитель (флешка, флеш-память) – это удобный и компактный носитель информации, который подключается практически к любому персональному компьютеру или другому портативному устройству (принтер, сканер, факс и т. п.) через стандартный разъем USB.

Физический размер современных флешек – 3–7 см; вес – 10–60 г. Начало популярности флеш-накопителей можно смело отнести на начало XXI века. Этому способствовала их компактность, легкость перезаписи информации, удобство в обращении, большая емкость памяти (до 128 Гб).

Основное назначение флешек – хранение, перенос и обмен информацией, резервное копирование данных, загрузка операционных систем и многое другое.

Стандартный флеш-накопитель имеет прямоугольную вытянутую форму и крышку, которая прикрывает разъем USB. Нестандартные флешки могут иметь разные оригинальные формы, материалы корпуса и дополнительные специальные возможности.

Что такое токен?

Токен (аппаратный токен, USB-ключ, криптографический токен) – компактное устройство, предназначенное для обеспечения информационной безопасности пользователя, а также для идентификации его владельца и безопасного удаленного доступа к информационным ресурсам.

Токен, защищенный носитель важной информации, выглядит как обычная флешка, но на самом деле это аппаратно-программное средство хранения – квалифицированная электронная подпись (далее – КЭП). КЭП, которая по сути является файлом, генерируется (не переписывается) внутри токена. Доступ к нему обычной файловой системой невозможен – скопировать, изменить и удалить КЭП нельзя.

Документы для подписи передаются вовнутрь токена, там подписываются и возвращаются уже подписанными, то есть зашифрованными.

Токены применяются для электронного удостоверения личности (у нас – клиента, который получает доступ к ПТК «Клиент Казначейства – Казначейство» и АС «Э-Отчетность»). Они могут использоваться как вместо пароля, так и вместе с ним. В определенном смысле токен – это электронный ключ доступа к чему-нибудь.

На сегодня основным законом, регулирующим все отношения в сфере электронных подписей, является Закон от 05.10.17 г. № 2155-VIII «Об электронных доверительных услугах», который вступил в силу с 07.11.18 г. Ключи, полученные после этой даты, соответствуют всем требованиям закона и являются, собственно, КЭП, которая может использоваться для представления отчетности, работы на государственных порталах, электронного документооборота и т. п.

Кто должен использовать в работе токены?

Согласно Порядку использования электронных доверительных услуг в органах государственной власти, органах местного самоуправления, предприятиях, учреждениях и организациях государственной формы собственности, утвержденному постановлением КМУ от 19.09.18 г. № 749, токены в работе должны использовать:

• бюджетные учреждения – для представления отчетности в ГНС и Госказначейство;
• органы государственной власти, местного самоуправления и госпредприятия.

По какому КЭКР можно приобрести флешки и токены

Экономическая классификация расходов бюджета четко разграничивает расходы бюджетных учреждений и получателей бюджетных средств по экономическим характеристикам операций, которые осуществляются согласно функциям государства и местного самоуправления.

Согласно Инструкции относительно применения экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Минфина от 12.03.12 г. № 333 (далее – Инструкция № 333), в нашей ситуации нужно применить КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь». Именно по этому коду обеспечиваются расходы на приобретение малоценных предметов, в том числе калькуляторов, игрушек для детских учреждений и т. п. (пп. 6 пп. 2.2.1 Инструкции № 333). Итак, по КЭКР 2210 можно приобретать также флешки и токены.

Учет токенов и флеш-накопителей

Вопрос оприходования и учета токенов и флеш-накопителей нуждается в дополнительном изучении, ведь стоимость приобретенного оборудования колеблется от 100 грн до 1 700 грн. Поэтому сначала нужно определиться, что именно мы приобрели – малоценный необоротный материальный актив (далее – МНМА) или малоценный и быстроизнашивающийся предмет (далее – МБП)? По нашему мнению, стоимостный критерий не может быть маркером для отнесения к одному из вышеприведенных видов активов.

Например, согласно описанию SecureToken-337К выполнен как флешка, имеет крепкий пластиковый корпус и металлический USB-разъем, изготовляется на базе смарт-чипов компании NXP Semiconductors P5CC037.

Технические характеристики токена следующие:

• генерация и хранение ключевой информации согласно ДСТУ 4145-2002 (длина ключа – 163-509 бит) и RSA (длина ключа – 512-2048 бит);
• шифрование/расшифровка электронных документов согласно ДСТУ 28147:2009, DES, 3-DES, AES;
• формирование и проверка ЭЦП согласно ДСТУ 4145-2002;
• исчисление хеш-кодирования-функций согласно ГОСТ 34.311-95, MD5, SHA;
• объем памяти – 36 Кбайт.

Как видим, приобретенный токен можно использовать только для работы в программных комплексах, доступ к которым сгенерирован в его памяти. Срок его полезного использования не определен, но, как следует из характеристик и функций токена, он составляет свыше года.

А вот Transcend Jetflash 780 USB (флеш-накопитель) имеет прямоугольную форму, корпус выполнен из пластика хорошего качества, имеет съемный колпачок.

Технические характеристики флеш-накопителя:

• тип подключения – USB;
• версия интерфейса – 3.0;
• объем памяти – 8–256 Гб;
• скорость чтения – 100–210 Мб/сек;
• скорость записи – 20–140 Мб/сек;
• ширина – 21 мм;
• длина – 70 мм;
• толщина – 8 мм.

То есть визуально токен и флеш-накопитель почти не отличаются друг от друга, и срок полезного использования у них свыше одного года.

Решение о том, чем является приобретенный актив – МНМА или МБП, должны принять руководитель и комиссия по оприходованию бюджетного учреждения, и уже в зависимости от этого решения токен или флешка будет отражаться в бухучете. Но нужно учесть, что:

• МНМА – это предметы, срок эксплуатации которых свыше одного года, а стоимость за единицу не превышает стоимостного критерия, установленного учетной политикой учреждения;
• МБП – это особый вид запасов, которые используются не более одного года или на протяжении операционного цикла, если он превышает один год.

Мы рекомендуем токены и флеш-накопители рассматривать как МНМА.

Нюансы учета МНМА

Согласно НП(С)БУГС 121 «Основные средства» и Методическим рекомендациям по бухгалтерскому учету основных средств для субъектов государственного сектора, утвержденным приказом Минфина от 23.01.15 г. № 11 (далее – Методрекомендации № 11), в состав МНМА относят активы, стоимость которых устанавливается учетной политикой учреждения по согласованию с главным распорядителем средств и срок использования которых более года.

Как оформить поступление МНМА?

В случае поступления активов составляются типовые формы, утвержденные приказом Минфина от 13.09.16 г. № 818. Потом токену/флеш-накопителю присваивается номенклатурный номер. Согласно Методрекомендациям № 11 предметам одного наименования, качества материала и цены устанавливается один номенклатурный номер. Первые четыре знака этого номера означают номер субсчета, пятый – подгруппу, все другие знаки – порядковый номер предмета в подгруппе. Для тех групп МНМА, для которых не выделены подгруппы, пятый знак может обозначаться нулем.

Рекомендуем закрепить такие активы за лицами, которые непосредственно используют их в работе. В таком случае вы возлагаете на них ответственность за хранение и правильное использование актива.

Как амортизируются МНМА?

Амортизация МНМА начисляется в первом месяце передачи объекта в использование в размере 50 % его первоначальной стоимости и остальные 50 % первоначальной стоимости – в месяце их изъятия из активов (списания с баланса) (п. 7 разд. IV НП(С)БУГС 121).

Как ведется учет МНМА?

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденному приказом Минфина от 31.12.13 г. № 1203 (далее – План счетов № 1203), и Порядку применения Плана счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденному приказом Минфина от 29.12.15 г. № 1219 (далее – Приказ № 1219, Порядок № 1219), для учета и обобщения информации о наличии и движении средств финансирования мероприятий целевого назначения, в частности средств, которые направляются на приобретение необоротных активов, применяется счет 54 «Целевое финансирование». В частности, на субсчете 5411 «Целевое финансирование распорядителей бюджетных средств» ведется учет поступления средств целевого финансирования, которые выделяются из соответствующего бюджета на проведение мероприятий целевого характера с дальнейшим включением во внесенный капитал в части введенных в эксплуатацию необоротных активов.

МНМА, срок эксплуатации которых превышает один год, но которые по стоимостным признакам не отнесены к основным средствам, учитываются на субсчете 1113 «Малоценные необоротные материальные активы».

Как определено НП(С)БУГС 121 и Порядком № 1219, все расходы, понесенные при приобретении МНМА к моменту ввода их в эксплуатацию, отражаются на счете 13 «Капитальные инвестиции», в частности на субсчете 1312 «Капитальные инвестиции в прочие необоротные материальные активы», где ведется учет расходов на приобретение, создание (изготовление) собственными силами прочих необоротных материальных активов.

Согласно Типовой корреспонденции субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами распорядителями бюджетных средств и государственными целевыми фондами, утвержденной Приказом № 1219, учет операций по приобретению токенов и флеш-накопителей ведется так:

(грн)