Бухоблік результатів щорічної інвентаризації

Основні засоби: облік, використання та списання

Інвентаризацію завершено, протокол підписано і подано керівнику. І вже зовсім скоро він ляже на стіл бухгалтеру. Як за висновками комісії провести оприбуткування надлишків, відобразити відшкодування працівниками втрачених (зіпсованих з їхньої вини) матеріальних цінностей, розкажемо у цій консультації.

За результатами проведеної інвентаризації комісія складає протокол, який затверджується керівником підприємства протягом 5 робочих днів після її завершення. На підставі цього протоколу результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності того звітного періоду, у якому вона була закінчена.

Запитання – відповіді

Якими нормативними документами слід керуватися для відображення результатів інвентаризації в бухобліку?

Щоб відобразити результати інвентаризації в бухобліку, треба дотримуватися норм таких чинних законодавчих актів, як:

• Бюджетний кодекс;
• Закон від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»;
• Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку для суб’єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 № 11;
• Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений постановою КМУ від 22.01.1996 № 116 (далі – Порядок № 116);
• Порядок бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ та внесення змін до деяких нормативно-правових актів з бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджений наказом Мінфіну від 02.04.2014 № 372 (далі – Порядок № 372);
• Порядок застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затверджений наказом Мінфіну від 29.12.2015 № 1219 (далі – Наказ № 1219, Порядок № 1219);
• НП(С)БОДС 121 «Основні засоби», 122 «Нематеріальні активи» та 123 «Запаси»;
• Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 (далі – Положення № 879);

інші нормативні документи.

Які субрахунки обрати?

Виявлені під час інвентаризації розбіжності між фактичною наявністю активів та зобов’язань і даними бухобліку регулюються установою в такому порядку:

• надлишки підлягають оприбуткуванню із збільшенням доходів майбутніх періодів або звітного періоду (залежно від активу, який підлягає відображенню) і зараховуються до доходів спецфонду бюджетної установи;
• нестачі відносяться на витрати (у межах норм природного убутку; у разі псування ТМЦ не з вини матеріально відповідальної особи) або на рахунок винних осіб у розмірі, визначеному згадно із законодавством, а якщо винні особи не встановлені, суми нестач зараховуються на позабалансовий рахунок до моменту їх установлення або закриття справи відповідно до законодавства.

Отже, згідно з Порядком № 1219 ми маємо обрати такі субрахунки:

• 7111 «Доходи від реалізації продукції (робіт, послуг)», де розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами обліковуються вказані доходи. На цьому субрахунку відображається сума відшкодування збитків, віднесена на рахунок винної особи;
• 7112 «Дохід від оприбуткування активів, раніше не врахованих в балансі», на якому ведеться облік доходів від оприбуткування основних засобів (далі – ОЗ), інших необоротних матеріальних активів (далі – ІНМА), нематеріальних активів (далі – НА), виробничих запасів, малоцінних та швидкозношуваних предметів (далі – МШП) та інших нефінансових активів, які виявлені в процесі інвентаризації, отримані внаслідок демонтажу, списання майна тощо та будуть використовуватися для потреб установи;
• 073 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей розпорядників бюджетних коштів», який призначений для обліку розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами суми невідшкодованих нестач і втрат від псування цінностей. Зменшення такої суми відображається після встановлення винних осіб.

Як оприбуткувати надлишки ОЗ?

У разі виявлення під час інвентаризації об’єктів, що не перебувають на обліку, а також об’єктів, дані про які відсутні в обліку, до інвентаризаційного опису вносяться відомості про ці об’єкти та їхні технічні показники. Наприклад, якщо йдеться про будівлі, наводиться така інформація: призначення об’єктів, основні матеріали, з яких вони побудовані, об’єм (зовнішній чи внутрішній обмір), площа (загальна корисна площа), кількість поверхів, підвалів, напівпідвалів, рік побудови тощо (пп. 1.5 п. 1 розд. ІІІ Положення № 879).

Оцінювання виявлених об’єктів проводиться за справедливою вартістю – сумою, за якою можна продати актив або оплатити зобов’язання за звичайних умов на певну дату (абзац двадцятий п. 4 розд. І НП(С)БОДС 121).

Отже, оцінити виявлений об’єкт і скласти акт оцінки в довільній формі має право інвентаризаційна комісія, урахувавши його вартість на дату оцінки, ступінь зносу і технічний стан на момент оприбуткування. Проте це стосується лише тих ОЗ, що не відносяться до складних приладів (машин), земельних ділянок чи споруд. Для оцінки таких ОЗ слід залучити експертів з оціночної діяльності, які мають право відповідно до чинного законодавства провадити таку діяльність.

Покажемо на прикладах, як відобразити результати інвентаризації на підставі затвердженого протоколу.

Приклад 1

Під час інвентаризаії було виявлено газонокосилку Stihl RM 650 V, ринкова вартість якої на сьогодні становить 22 500 грн. Комісією було встановлено, що вона майже нова і використовувалася приблизно від 3 до 6 місяців (відсутні зовнішні пошкодження, двигун в ідеальному стані, містить залишки заводського мастила на внутрішніх деталях). На підставі результатів огляду комісія ухвалила рішення про оприбуткування газонокосилки Stihl RM 650 V за справедливою вартістю 21 000 грн і визначила строк корисного використання – 5 років.

Відповідно до Типової кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затвердженої Наказом № 1219, ці операції в бухобліку відображаються так:

(грн)

Важливо: відповідно до п. 12.7 Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженого наказом Мінфіну від 23.08.2012 № 938 (далі – Порядок № 938), у разі отримання надходжень у натуральній формі до органів Казначейства необхідно подати Довідку про надходження в натуральній формі (додаток 25 до Порядку № 938) не пізніше останнього робочого дня місяця.

Як оприбуткувати надлишки НА?

У бухобліку надлишки НА оприбутковуються так само, як і виявлені під час інвентаризації об’єкти ОЗ. А от проведення їх оцінки має певний нюанс.

Надлишки об’єктів НА, виявлені під час інвентаризації, вносяться до інвентаризаційного опису із зазначенням необхідних даних. Такі об’єкти оцінюються за справедливою вартістю. Суб’єкти держсектору економіки визначають вартість об’єктів прав інтелектуальної власності, що перебувають у державній власності або були створені (придбані) за державні кошти, згідно із законодавством (пп. 2.3 п. 2 розд. ІІІ Положення № 879).

Як оприбуткувати надлишки ІНМА?

Передусім нагадаємо, що амортизація необоротних матеріальних активів, зазначених у п. 3.2 «Інші необоротні матеріальні активи» (крім пп. 3.2.7 «Необоротні матеріальні активи спеціального призначення») п. 3 розд. ІІ НП(С)БОДС 121, нараховується в першому місяці передання у використання об’єкта необоротних активів у розмірі 50 % його первісної вартості та решта 50 % – у місяці їх вилучення з активів (списання з балансу) (абзац перший п. 7 розд. ІV НП(С)БОДС 121).

Як оприбуткувати надлишки ІНМА, покажемо на прикладі.

Приклад 2

Інвентаризаційна комісія виявила крісла офісні у кількості 3 шт. Було складено акт оцінки та встановлено справедливу вартість кожного з них – 600 грн. Тож загальна вартість надлишків, що підлягають оприбуткуванню, становить 1 800 грн.

Бухоблік цих операцій ведеться так:

(грн)

Як оприбуткувати надлишки МШП?

На МШП, які обліковуються в оперативному порядку, інвентаризаційні описи не складаються, а перевіряється фактична наявність цих предметів у матеріально відповідальних осіб шляхом зіставлення з відомістю оперативного обліку.

Виявлені надлишки або нестача предметів оформлюються актом (пп. 4.1 п. 4 розд. ІІІ Положення № 879).

Приклад 3

Під час інвентаризації було виявлено надлишок металевих тримачів для паперових рушників у кількості 3 шт. Інвентаризаційна комісія прийняла рішення оприбуткувати тримачі до складу МШП. За результатами проведеної оцінки вартість одного тримача становила 400 грн. Отже, загальна вартість МШП, що оприбутковуються, – 1 200 грн.

У бухобліку це відображається так:

(грн)

Як відображається нестача ІНМА та запасів?

Розмір збитків від розкрадання, нестач, знищення (псування) матеріальних цінностей визначається відповідно до законодавства із застосуванням норм Порядку № 116.

До моменту встановлення винних осіб сума нестач зараховується на позабалансовий субрахунок 073.

Приклад 4

За результатами проведеної інвентаризації було виявлено нестачу одного набору електроінструментів у пластиковому кейсі, який включав: електролобзик, електродриль ударний та шліфмашину з насадками, що обліковувався на субрахунку 1113. Його первісна вартість – 3 500 грн, сума нарахованого зносу – 1 750 грн.

Відповідно до письмового пояснення, наданого завідувачем господарства установи, набір електроінструментів зник після виконання ремонтних робіт в одному з приміщень, але керівництво про це не було повідомлено й жодного документа не складено. Розмір збитку, що підлягає відшкодуванню винною особою згідно з актом оцінки збитків, становить 3 500 грн. Завгосподарства жодних заперечень щодо суми відшкодування не має, тому подав до бухгалтерії заяву про утримання суми збитку з його зарплати.

У бухобліку ці операції слід відображати так:

(грн)

У разі виявлення нестач запасів та встановлення винної особи в обліку здійснюються такі проведення:

(грн)