До уваги діловодів та працівників кадрових служб!

Набув чинності наказ Міністерства юстиції України від 09 липня 2026 року № 1860/5 (далі — Наказ № 1860/5), яким затверджено 42 примірні форми та описи уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юридичної особи.

Затверджені форми розроблено на виконання вимог двох засадничих нормативних актів:

• ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»;
• постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності».

Нові форми розроблені з метою уніфікації та встановлення єдиних правил оформлення документів, підвищення оперативності та якості роботи діловодних і кадрових служб, мінімізації помилок під час складання управлінської і кадрової документації.

Затверджений перелік охоплює майже весь спектр документів, що супроводжують діяльність юридичної особи — від її створення до щоденного кадрового обліку:

1. Установчі, організаційні та локальні нормативні акти:

• Статут юридичної особи;
• Положення про юридичну особу;
• Структура юридичної особи;
• Штатний розпис;
• Положення про структурний підрозділ;
• Посадова та робоча інструкції;
• Колективний договір;
• Графік відпусток;
• Інструкція з діловодства;
• Номенклатура справ.

2. Розпорядчі документи (накази та розпорядження):

• Наказ з основної діяльності (зокрема спільний наказ двох юридичних осіб);
• Наказ з адміністративно-господарських питань;
• Витяг з наказу (розпорядження).

3. Блок кадрових наказів:

• Про прийняття на роботу / переведення (переміщення);
• Про звільнення з роботи;
• Про надання відпустки / про відрядження;
• Про встановлення доплат і надбавок / про заохочення;
• Про оголошення догани;
• Про атестацію кадрів.

4. Документи колегіальних органів та обліково-інформаційні документи:

• Протоколи (загальних зборів трудового колективу, засідань колегіальних органів, комісій, оперативних нарад, засідань підрозділів);
• Витяги з протоколів;
• Акти, довідки (службового та біографічного характеру);
• Службові, доповідні та пояснювальні записки, службові листи;
• Заяви працівників, характеристики, подання та автобіографії.

Затверджені Наказом № 1860/5 форми є примірними (рекомендаційними) для переважної більшості юридичних осіб приватного й комунального секторів.

Незважаючи на рекомендаційний характер, примірні форми задають єдиний «еталонний» стандарт. Саме на ці структури та склад реквізитів орієнтуватимуться перевірні органи (зокрема Держпраці, податкові органи, архівні установи).

Управління діловодства та контролю апарату ФПУ

ФПУ