Втрачено документи про розмір заробітної плати. Що робити, щоб обчислити пенсію?

Досить часто особи, які звертаються до структурних підрозділів Пенсійного фонду України, для оформлення пенсії, стикаються з проблемою відсутності документів про розмір заробітної плати для обчислення пенсії. В основному це стосується періодів трудової діяльності, що припала до 01 січня 2004 року – коли набрав чинності Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування». 

Як встановлюється заробітна плата у разі втрати документів про заробітну плату (дохід)?

Це питання регулюється Порядком визначення заробітної плати (доходу) для призначення пенсії у разі втрати документів про її нарахування та виплату, який був затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 05 липня 2006 року № 919 (далі – Порядок № 919). У якому саме випадку застосовується Порядок № 919 детально розглянемо нижче:

• якщо втрачено первинні документи про нарахування та виплату підприємствами, установами, організаціями заробітної плати (доходу) у зв’язку із стихійним лихом, аваріями, катастрофами або з інших незалежних від особи, яка звертається за призначенням пенсії, обставин;
• якщо страховий стаж особи, починаючи з 1 липня 2000 року становить менше як 60 місяців, тобто коли законодавством передбачена обов’язковість подання довідки про заробітну плату за будь-які 60 календарних місяців страхового стажу підряд до 1 липня 2000 року незалежно від перерв, та відсутні інші 60 календарних місяців страхового стажу підряд, незалежно від перерв, до 1 липня 2000 року, за які особа, яка звертається за призначенням пенсії, може подати довідку про заробіток;
• для підтвердження заробітної плати (доходу), одержаного тільки за основним місцем роботи;
• для призначення пенсії, а не для її перерахунку.

Відповідно до Порядку № 919 заробітна плата (дохід) для призначення пенсії за період страхового стажу застрахованої особи за кожний місяць страхового стажу починаючи з 1 січня 1998 року визначається за даними Державного реєстру фізичних осіб - платників податків і Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Тобто, якщо особа з 01 січня 1998 року працювала офіційно, сплачувала податки зі своїх доходів до бюджету держави, роботодавець подавав персоніфіковані звіти до ПФУ, то тоді особа зможе отримати інформацію про свою заробітну плату (доходи).

Якщо ж заробітна плата отримувалась особою до 1 січня 1998 року та така інформація відсутня у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків і Державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування, то вона визначається виходячи з розміру середньої заробітної плати за відповідною професією (посадою) на підприємстві, в установі, організації, що склалася в кожному місяці роботи, за який втрачено документи про нарахування та виплату заробітної плати (доходу) − за наявності підприємства, установи, організації, де працювала особа, або їх правонаступника.

За відсутності на підприємстві, в установі, організації або в їх правонаступника відповідної професії (посади) (враховують розмір) заробітна плата визначається виходячи з розміру середньої заробітної плати за аналогічною професією (посадою) на зазначеному підприємстві, в установі, організації або в їх правонаступника, що склалася у кожному місяці роботи, за який втрачено документи. У випадку повної втрати первинних документів про нарахування та виплату підприємствами, установами, організаціями заробітної плати (доходу) за відповідний період вона заробітна плата визначається за відповідною професією (посадою) на зазначеному підприємстві, в установі, організації за календарний рік, що передує року, з якого призначається пенсія.

Якщо підприємство ще працює?

Розглянемо варіант коли підприємство, установа, організація, де працювала особа, ще існують або ж є правонаступник. Таку інформацію можна знайти в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань.

Для того щоб отримати довідку про свою заробітну плату (дохід), то особі необхідно звернутись безпосередньо до підприємства, установи, організації, де працювала особа, або їх правонаступника, із заявою про отримання довідки (інформації) про нараховану та/або отриману заробітну плату. Після розгляду цієї заяви особі повинні надати вищевказану довідку, а у разі відсутності документів про нарахування та виплату заробітної плати (доходу) – довідку про час та причини, що призвели до втрати таких документів.

Що робити якщо підприємство ліквідовано?

Дуже часто особи, яким необхідно отримати документ про розмір заробітної плати для обчислення пенсії, стикаються з проблемою відсутності правонаступника підприємства, установи, організації, де працювала особа, або їх повної ліквідації. У такому випадку Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» передбачено, що у разі ліквідації або реорганізації органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій у випадку відсутності правонаступника документи передаються ліквідаційною комісією (ліквідатором) до відповідних державних архівних установ або іншим місцевим архівним установам.

Крім того, у випадку ліквідації юридичних осіб заснованих на приватній формі власності ліквідаційні комісії мають забезпечити упорядкування та збереженість документів, у тому числі документів з кадрових питань (особового складу), регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів (обов’язкових платежів), нарахуванням і виплатою заробітної плати працівникам та за погодженням з Державною архівною службою України або уповноваженою нею архівною установою визначити місце подальшого зберігання архівних документів цих юридичних осіб.

Якщо така ситуація має місце, стосовно особи, яка звертається за оформленням пенсії, то необхідно звернутися із заявою про отримання довідки (інформації) про нараховану та/або отриману заробітну плату або взагалі щодо перебування у трудових відносинах з цим підприємством, установою, організацією до центральних державних архівних установ, спеціальних установ страхового фонду документації, державних архівів областей, міста Києва, архівних відділів райдержадміністрацій і міських рад, за місцем реєстрації або перебування колишнього роботодавця. Наприклад, якщо підприємство знаходилось на території Київської області і місце його юридичної адреси теж там, то й запити необхідно надсилати до Державного архіву Київської області, архівних відділів райдержадміністрацій і міських рад, де воно знаходилось.

Якщо документи не передавались до архівних установ?

Нажаль, бувають непоодинокі випадки коли підприємство, установу, організацію ліквідовано, правонаступник відсутній, а документи до органу вищого рівня або архівним установам не передано. У такому випадку, відповідно до Порядку № 919 дані про заробітну плату визначаються, виходячи з мінімальної тарифної ставки (посадового окладу) за відповідною або аналогічною професією (посадою), передбаченою відповідною галузевою угодою, за календарний рік, що передує року, з якого призначено пенсію.

Для отримання довідки про заробітну плату, виходячи з місячної тарифної ставки (посадового окладу) за відповідною або аналогічною професією (посадою), необхідно звернутися до районних, районних у м. Києві та Севастополі держадміністрацій, структурними підрозділами з питань праці та соціального захисту населення виконавчих органів міських, районних у містах рад. Колишнім працівникам банків, їх філій (структурних підрозділів) у разі, коли завершено процедуру ліквідації банку, а документи до органу вищого рівня або архівним установам не передано, довідки про заробітну плату видаються за відповідний період Національним банком України.

Отже, підсумовуючи вище викладену інформацію, можна дійти до висновку, що ні Порядком № 919, ні іншими нормативними документами не зазначено вичерпного переліку первинних документів, які повинні підтверджувати довідку про заробітну плату, а також не передбачено, порядку підтвердження довідки про заробіток первинними документами, якщо в архівній установі відомості про заробітну плату відсутні.

За таких обставин, у разі відмови органу ПФУ при розрахунку пенсії, даних про заробіток, що зазначаються у довідках про заробітну плату за період до 1 липня 2000 року з підстав, що довідка не підтверджується первинними документами, слід звертатися до суду про визнання рішень та дій таких органів протиправними та зобов’язання вчинити дії.

Судова практика з цього питання має досить позитивну динаміку на користь особи, яка звертається за захистом своїх порушених прав, що відображено в останніх судових рішеннях, а саме:

• рішення Запорізького окружного адміністративного суду від 22 червня 2021 року у справі №280/3281/21 щодо відмови у врахуванні довідки про заробітну плату для обчислення пенсії, виданої архівним управлінням (задоволено повністю);
• постанова Сьомого апеляційного адміністративного суду від 17 травня 2021 року у справі № 560/1271/20 щодо відмови відповідача в перерахунку пенсії по інвалідності з врахуванням довідки про заробітну плату в зоні відчуження, з підстав не підтвердження зазначених в ній відомостей первинними бухгалтерськими документами (апеляційну скаргу Головного управління  в Хмельницькій області залишено без задоволення, а рішення окружного адміністративного суду – без змін);
• рішення Одеського окружного адміністративного суду від 11 травня 2021 року у справі № 420/4927/21 щодо неврахування для розрахунку пенсії за віком заробітної плати на підставі архівної довідки, виданої департаментом архівної справи та діловодства міської ради з дати її призначення та зобов’язати Головне управління Пенсійного фонду України в Одеській області здійснити розрахунок та виплату пенсії з урахуванням заробітної плати за будь-які 60 календарних місяців роботи підряд до 2000 року згідно з архівною довідкою, виданою Департаментом архівної справи та діловодства міської ради з урахуванням вже отриманих сум пенсії (задоволено повністю).

minjust.gov.ua