Як правильно відобразити посади у штатному розписі

Часто перед підприємством постає питання, як правильно у штатному розписі відобразити посади, а також, чи допускається створювати розширені назви професій доповнюючими словами або через дефіс або з наведенням уточнень у дужках. Адже буває, наприклад, коли  на підприємстві працює кілька менеджерів зі збуту, які виконують різні роботи, а в Національному класифікаторі України ДК 003:2010 «Класифікатор професій» (далі КП) для них призначена професія з кодом 1475.1.

«Продавець-вантажник», «Інженер-електрик» тощо - чимало кадровиків, не маючи у своєму розпорядженні відповідних нормативних документів або трактуючи їх на власний розсуд, вносять записи до трудових книжок працівників саме у такому вигляді. Звісно, це не відповідає ані положенням КП, ані Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом  Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. № 58 (далі - Інструкція № 58). З’ясуємо, яких поширених на підприємствах, але невірних назв професій (посад) слід уникати та якими офіційними назвами їх можна замінити. 

Для того, щоб отримати відповідь, в першу чергу, необхідно розібратися що таке «штатний розпис», яким нормативно-правовим документом регулюється його ведення і чи застосовується яка-небудь відповідальність за неправильне заповнення вищенаведеного документа або взагалі за його відсутність.

Для організації своєї діяльності підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, кількість працівників, посади, які вони займатимуть, а також належні їм оклади, що відображає в єдиному документі, який називається «штатний розпис». Також на сьогодні жодним нормативним документом не затверджено типової форми «штатного розпису», окрім підприємств, установ, організацій з бюджетним фінансуванням, які складають його відповідно до типової форми, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 28.1.002р. №57. Але багато госпрозрахункових організацій застосовують її як методичну допомогу для власної форми. Відповідно до листа Мінпраці від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07 затвердження «штатного розпису» є обов’язковим. Таким чином прийняття (затвердження) штатного розпису здійснюється у вигляді видання керівником підприємства нормативного акту (наказу), у якому визначатимуться кількість штатних одиниць в розрізі посад. Самі посади в штатному розписі відображаються згідно із записами трудової книжки працівника. Відповідно до  Інструкції N 58 (із змінами), записи професій та посад до трудової книжки заносяться згідно із найменуванням посад, зазначених в Класифікаторі професій. Таким чином, в «штатному розписі» найменування посади має відповідати професійним назвам робіт КП.

Оскільки затвердження на підприємстві «штатного розпису» є обов’язковим, то відсутність останнього веде до порушення вимог трудового законодавства, за що посадова особа згідно з ч. 1 ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення може нести адміністративну відповідальність

Наведемо перелік типових помилок у записах до трудових книжок, які відносяться до найменування професій (посад): Керівник господарства - згідно з КП Голова колективного господарства 1210.1, Агроном-насіннєвод - згідно з КП Агроном з насінництва 2213.2, Ветлікар - згідно з КП Лікар ветеринарної медицини 2223.2, Скотар або Телятниця - згідно з КП Тваринник 6121, Робоча- згідно з КП Робітник плодоовочевого сховища 9211.

Наведені хибні найменування посад (професій) можна укрупнено розділити на такі групи:

Побутові назви професій (посад) ― не мають ніякого відношення до нормативної бази, містять суто «розмовні» терміни професійної діяльності, що подекуди застосовуються як найменування професії (посади) при внесенні до трудових книжок як-от: «Ветлікар», «Комбайнер», професії з «русизмами» (в записах українською мовою) тощо.

«Жіночі» назви професій - містять гендерну професійну ознаку, що також порушує методологію професійної класифікації, наприклад, «Телятниця», «Робоча». Слід зауважити, що згідно з нормами КП усі професійні назви робіт визначаються тільки у чоловічому роді. Такий підхід несе суто технічний характер, який традиційно використовується класифікаторами професій багатьох країн. Винятком є лише декілька професій, яким притаманне використання тільки у жіночому роді, зокрема: «Швачка», «Нянька», «Покоївка», «Сестра-господиня», «Економка», «Друкарка». Таку редакцію назв професій було офіційно визначено Інститутом української мови НАН України й застосовано у КП. Надання ж гендерної ознаки іншим наявним у КП професійним назвам робіт (наприклад, у вигляді «Завідувачка лабораторії», «Секретарка керівника», «Паспортистка») є неправильним й не тільки в штатних розписах, трудових договорах, трудових книжках та інших офіційних документах, а й у рекламі.

ЗАБОРОНЕНО: в оголошеннях (рекламі) про вакансії пропонувати роботу лише жінкам або лише чоловікам, за винятком специфічної роботи, яка може виконуватися виключно особами певної статі, а також висувати вимоги, що надають перевагу одній із статей (ч. 3 ст. 11 Закону України «Про зайнятість населення» від 5 липня 2012 р. № 5067-VI).

Подвійні назви професій (посад) - це назви професій, виписані через дефіс.

Бажання окремих роботодавців та кадровиків зафіксувати у трудовій книжці працівника суміщення посад у завданнях та обов’язках конкретного працівника (коли він фактично виконує, наприклад, роботи продавця та вантажника) призводить до появи таких професійних назв робіт як-от: «Тесляр-бетоняр», «Продавець-вантажник», «Касир-бухгалтер» та подібних.

КП ДК 003:2010 не передбачено утворення розширених (подвійних) назв посад (професій) через дефіс, окрім тих, які внесено до КП  а, тому таке об'єднання двох назв професій, як наприклад «манікюрник-педикюрник», не відповідає положенням КП (див. лист Мінпраці України від 20.01.07 р. № 10/13/116-07).

Водночас Загальними положеннями Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29.12.04 р. № 336, передбачено, що в разі виконання працівником робіт, що належать до різних посад (професій), трудовий договір укладається за згодою сторін за посадою, яку визнано основною. Основною вважають посаду з найбільшим обсягом виконуваних робіт порівняно з іншими посадами (див. також лист Мінсоцполітики України від 18.03.16 р. № 106/13/116-16).

Окрім того, зазначеними вище Загальними положеннями встановлено, що конкретний перелік обов'язків визначається посадовими (робочими) інструкціями працівників, які розробляють і затверджують роботодавці. При цьому враховують конкретні завдання та обов'язки працівника, а також особливості штатного розпису підприємства. Зокрема, якщо виникає необхідність, коло завдань та обов'язків окремих працівників може бути розширено з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп професій, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфікації.

Отже, у роботодавця завжди є можливість (за згодою працівника) включити до посадової інструкції за основною посадою додаткові завдання і обов’язки. Наприклад, «Оператор комп’ютерного набору» виконує роботу з комп’ютерного набору текстів протягом 6 годин, а 2 години, що залишилися ― роботу архіваріуса. У цьому випадку професійна назва роботи для виконавця визначається як: «Оператор комп’ютерного набору», а до його посадової інструкції включаються додатково обов’язки архіваріуса.

Але всеж таки, у разі виконання обов'язків, які належать до двох чи навіть трьох різних посад, які є в штатному розписі, доцільно оформлювати:

• або внутрішнє сумісництво, коли співробітник працює на двох посадах за двома різними графіками, виконуючи роботу за сумісництвом у вільний від основної роботи час, — або суміщення, за яким передбачається доплата за виконання обов'язків за іншою посадою без відриву від основної роботи. Для цього посада, за якою виконують роботу за суміщенням, має бути внесена до штатного розпису й бути вакантною. Суміщення й розмір доплати за нього слід попередньо узгодити з працівником, після чого оформити наказом. Установлення суміщення за ініціативою роботодавця є зміною істотних умов праці, про яку працівника потрібно попередити за два місяці (ст. 32 КЗпП).

За порушення вимог законодавства щодо оформлення трудової книжки та інших вимог, що визначають юридичні відносини між підприємством та працівником, передбачаються як адміністративна, так і кримінальна відповідальність. Так, порушення встановлених термінів виплати пенсій, стипендій, заробітної плати, виплата їх не в повному обсязі, а також інші порушення вимог законодавства про працю (зокрема, невідповідність найменувань робіт, професій або посад КП) тягнуть за собою згідно з ч. 1 ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення накладення штрафу на посадових осіб підприємств, незалежно від форми власності та громадян-суб’єктів підприємницької діяльності у розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Крім того, у ч. 1 ст. 173 Кримінального кодексу України передбачено, що грубе порушення угоди про працю службовою особою підприємства незалежно від форми власності, а також окремим громадянином або уповноваженою ними особою шляхом обману чи зловживання довірою або примусу до виконання роботи, не обумовленої угодою, карається штрафом до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до п’яти років, або арештом на строк до шести місяців, або обмеженням волі на строк до двох років. 

У випадку виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, виправлення виконуються власником підприємства або уповноваженим ним органом, де був зроблений відповідний запис, у розділі «Відомості про роботу» (графа 3). У будь-якому випадку рекомендуємо в обов’язковому порядку видавати на підприємствах накази (розпорядження), які приводять у відповідність професійні назви робіт, затверджені штатним розписом підприємства, з професійною назвою робіт із КП. Також до штатного розпису слід вносити і відповідні зміни, якщо назва певної посади була відпочатку записана вірно, але згодом, внаслідок введення змін та доповнень до КП або з виданням нової редакції КП, зазнала змін. Якщо ж у штатному розписі помилки відсутні, але, наприклад, наказ про прийняття працівника на роботу було видано з помилкою (скажімо, зазначена у ньому посада не відповідає ні КП, ні штатному розпису), то необхідно видати наказ про внесення змін до «помилкового» наказу, а після цього - внести відповідні записи  і до трудової книжки працівника. При цьому жодних заяв від працівника вимагати не потрібно, оскільки у даному разі це не переведення на іншу роботу (посаду), а лише зміна назви посади (роботи).

Отже, керівникам підприємств, установ і організацій, а також усім працівникам кадрових служб, які на підприємстві оформляють кадрові документи, необхідно постійно слідкувати за змінами, що періодично відбуваються у КП, щоб надалі не допускати порушень трудового законодавства і юридично грамотно застосовувати наявні професійні назви робіт, а за необхідності - вчасно їх коригувати.

kr.dsp.gov.ua