Використання шкільного автобусу для інших заходів у період воєнного стану

Шкільні автобуси є особливим видом комунального транспорту, який у мирні часи використовується лише на визначені цілі – підвіз учнів і вчителів та утримується на балансах установ освіти. В умовах дії режиму воєнного стану шкільні автобуси, досить часто, за об’єктивних обставин не використовуються для свого цільового призначення, тому можуть, як і інший комунальний транспорт, бути залученими для перевезення  особового складу ДФТГ, мобілізованих, ВПО або бути задіяними на інші потреби як військових формувань, так і окремих категорій жителів громади.

Головне при цьому, не порушуючи норми законодавства, правильно оформити використання шкільного автобусу не за цільовим призначенням та облікувати і списати витрачене при цьому пальне.

Постановою КМУ від 11.03.2022 №252 (зі змінами) визначено, що органи місцевого самоврядування (далі – ОМС) та їх виконавчі органи, місцеві державні адміністрації продовжують здійснювати бюджетні повноваження, а у разі утворення військової адміністрації населеного пункту далі – ВА) такі повноваження відповідно до ст. 15 Закону № 389 здійснюють саме вони. Таким чином, місцева рада чи ВА можуть затвердити:

• комплексну місцеву програму щодо забезпечення громадського порядку та безпеки, одним з розділів якої буде територіальна оборона й заходи по залученню шкільного автобусу для перевезень особового складу ДФТГ;
• окремі програми з організації та забезпечення заходів тероборони, функціонування територіальних громад, що визначатимуть всі пріоритети та напрямки діяльності у цих сферах, а також включатимуть заходи із залученням шкільних автобусів;
• внести зміни до існуючих місцевих програм, наприклад, на період дії режиму воєнного стану передбачити у місцевих програмах соціального захисту заходи із залучення шкільного автобусу для перевезення деяких категорій громадян - ВПО, перевезення під час поховань, надання послуг з перевезення вантажів, дров, матеріалів на облаштування житла  для ВПО, евакуйованих та  малозабезпечених громадян тощо.

Головним розпорядником (відповідальним виконавцем) прийнятої відповідної місцевої  програми має бути визначений виконавчий комітет або відповідний виконавчий орган сільської, селищної або міської ради, створений у статусі юридичної особи, до функцій якого віднесено організацію підготовки, підтримки, забезпечення та виконання завдань територіальної оборони, забезпечення життєдіяльності або соціального захисту.

Відповідно, код Типової відомчої класифікації видатків місцевих бюджетів для кодування бюджетної програми треба визначити керуючись наказом МФУ №793:

• 30 Орган з питань мобілізаційної підготовки та цивільного захисту населення (у разі створення такого структурного підрозділу) або, якщо не створено відповідний орган, в залежності від того, який з наявних органів є юридичною особою:
• 01 Апарат місцевої ради
• 02 Виконавчий комітет місцевої ради
• 50 Військова адміністрація населеного пункту,
• або інший орган в залежності від покладених функцій (за Наказом №793).

Установа освіти (управління/відділ освіти або заклад загальної середньої освіти) в такій програмі буде задіяна як виконавець відповідного заходу, яким передбачено  залучення шкільного автобусу.

На суму використаних на перевезення бюджетних асигнувань потрібно зменшити асигнування, касові та фактичні видатки по головному розпоряднику коштів (далі – ГРК) освіти (управлінню/ відділу освіти).

Код програмної класифікації (ТПКВКМБ) слід обирати в залежності від спрямованості місцевої програми, керуючись наказом Мінфіну №793.

Облік видатків може вестися за кодами:

• КПК 8240 «Заходи та роботи з територіальної оборони».
• КПК 8220 «Заходи та роботи з мобілізаційної підготовки місцевого значення».
• Іншим відповідно до галузевої діяльності ГРК.

Важливо:

Програма із забезпечення потреб ДФТГ формується виключно на підставі запитів командира ДФТГ або командуючого військової частини Сил ТрО ЗСУ, якій підпорядковане формування (не довільно!).

При розробці та виконанні місцевих програм можуть бути сформовані різні варіанти залучення шкільного автобусу:

Використання самого транспортного засобу без забезпечення паливно-мастильними матеріалами.
Використання шкільного автобусу із забезпеченням паливно-мастильними матеріалами за рахунок місцевого бюджету.

При прийнятті рішення про залучення шкільних автобусі обов’язково потрібно:

• внести відповідні зміни до Порядку використання шкільних автобусів (або затвердити його, якщо такого не було);
• прийняти розпорядження голови або розпорядження начальника ВА населеного пункту (у разі її створення) про дозвіл на використання шкільних автобусів для потреб, не пов’язаних із забезпеченням освітнього процесу.

Важливо:

Незважаючи на наданий дозвіл, по кожному випадку залучення шкільних автобусів  має бути звернення (лист) командування Сил ТрО ЗСУ або керівника центру комплектування та соціальної підтримки із зазначенням дати і маршруту перевезень, яке слугуватиме підтавою для прийняття розпорядчого рішення (голови або керівника установи освіти – в залежності від правил документообігу і процедур, що склалися у  громаді, та особливостей прийнятої місцевої програми) для видачі та належного оформлення первинних документів (у т.ч. подорожніх листів) щодо залучення шкільного автобусу для відповідних перевезень та подальшого списання ПММ в установі освіти.

Аналогічно, у разі залучення шкільного автобусу для виконання заходів відповідних прийнятих місцевих програм/змін до них  із соціального захисту населення, кожного разу має бути звернення від керівника відповідної установи соцзахисту (ГРК).

Також, при використанні шкільного автобусу на інші цілі необхідно врахувати наступне: 

• У разі передачі шкільного автобусу на виконання заходів затвердженої місцевої програми у тимчасове користування для потреб військових формувань, установи освіти повинні продовжувати обліковувати своє майно (транспортний засіб) на відповідних субрахунках балансових рахунків.
• Зокрема, тимчасово залучені шкільні автобуси  балансоутримувачі (установи освіти) продовжують обліковувати на субрахунку 1015 «Транспортні засоби». В такому випадку доцільно застосовувати окремий аналітичний рахунок у межах зазначеного субрахунку.

Наприклад, якщо на балансі обліковується не один транспортний засіб, балансоутримувач шкільного автобусу в межах субрахунку 1015 може відкрити аналітичні рахунки:

• 1015/1 «Транспортні засоби у користуванні установи»;
• 1015/2 «Транспортні засоби, залучені під час мобілізації».

Таким чином, передача-повернення тимчасово залученого шкільного автобусу буде відображатися:

• Дт 1015/2 — Кт 1015/1 — при передачі;
• Дт 1015/1 — Кт 1015/2 — при поверненні.

Передача-повернення тимчасово залучених під час мобілізації транспортних засобів знайде своє відображення виключно в регістрах аналітичного обліку

Факт здійснення таких операцій треба обов’язково зафіксувати в Інвентарній картці обліку об’єкта основних засобів (типова форма, затверджена наказом Міністерства фінансів України «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.09.2016 № 818), у розділі «Інформація про рух об’єкта».

Слід також продовжувати нараховувати  амортизацію на тимчасово залучений шкільний автобус протягом усього періоду його експлуатації у загальному порядку.

При залученні шкільного автобусу для перевезень на виконання заходів відповідної  місцевої програми:

• штатний водій  шкільного автобуса здійснює перевезення;
• ГРК (відповідальний виконавець програми ОМС – виконком, апарат ради, інший структурний підрозділ в межах повноважень) закуповує пальне (талони) для таких перевезень в межах коштів, передбачених місцевою програмою,
• ГРК передає пальне (талони) виконавцю заходу програми — установі освіти по Акту приймання-передачі.

У такому разі розрахунки між ГРК та установою освіти для цілей бухгалтерського обліку є внутрішніми розрахунками між розпорядниками бюджетних коштів. У свою чергу, передачу ПММ (талонів) для перевезення шкільним автобусом слід оформлювати та відображати в бухобліку як операцію з внутрівідомчої передачі запасів. ГРК (ОМС) має передати пальне виконавцю (установі освіти) з балансу на баланс без відображення доходів. Довідку в Казначейство при цьому надавати не потрібно.

При відображенні таких операцій на рахунках бухобліку необхідно керуватися приписами п.п. 3.2, 3.3, 3.7 та 3.8 Типової кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 29.12.2015 № 1219.

Рекомендація:

Для відображення переміщення талонів від матеріально відповідальної особи ГРК до установи освіти доцільно вести спеціальний журнал (прошити, пронумеровати сторінки, скріпити печаткою). У цьому журналі передбачити графи: номер запису та дата видачі, ПІБ та посада особи, яка видала талон, ПІБ та посада особи, яка його отримала, кількість літрів, що зазначені на виданому талоні, серійний номер талону (якщо він наявний).

Списує використане шкільним автбусом пальне балансоутримувач транспортного засобу.

Первинним документом, що підтверджує факт використання ПММ, є подорожній (шляховий) лист службового автомобіля – шкільного автобуса. На сьогодні типова форма його не затверджена.

Контролюючі органи у своїх роз’ясненнях наголошують, що підтвердними документом для списання ПММ має бути первинний документ – аналог подорожнього листа зручної форми, затверджений наказом керівника про облікову політику установи (лист ДФСУ від 09.06.2015 №11999/6/99-99-19-01-01-15).

Головне, щоб цей первинний документ - аналог подорожнього листа, містив обов’язкові реквізити, передбачені ст. 9 Закону про бухоблік.

Тому бланк подорожнього листа та журнал видачі/приймання шляхових документів, а також журнал видачі паливних талонів для заправки шкільного автобусу слід розробити і затвердити наказом про орган

ізацію бухобліку по установі освіти (наказом начальника управління/відділу освіти, закладу загальної середньої освіти – відповідно до практики і рівня самостійності закладів освіти у територіальній громаді).

Рекомендація:

При розробленні власної форми подорожнього листа за основу можна взяти старі форми, що втратили чинність та сформувати їх у зручному форматі додаючи або видаляючи реквізити.    

Головне – бланки подорожніх листів є документами суворої звітності і мають зберігаються належним чином. На всіх подорожніх листах обов’язково ставиться номер.  

Крім форми документа, потрібно затвердити також порядок його видачі,  використання та правила заповнення.

Процедурою видачі подорожніх листів. як правил, займаються посадові особи, на яких покладено такі обов’язки.

Однак,  в деяких громадах, зустрічається практика видачі та розпорядження про оформлення  і  самих  подорожніх листів для шкільного автобусу керівниками закладів загальної середньої освіти.

Рекомендація:

Подорожній лист шкільного автобусу необхідно зареєструвати за номером у спеціальному розробленому обліковому журналі/Реєстрі, якій веде відповідальна особа. Водій та відповідальна особа мають  підтвердити факт  отримання/видачі подорожнього документу (поставити свої підписи у графах «Отримав»/«Видав»).

Термін дії подорожнього листа зазвичай обмежений робочим днем водія шкільного автобусу. Виключення становлять довготривалі поїздки – у таких випадках подорожній лист є дійсним до закінчення відрядження. На весь зазначений період в такому випадку готується один шляховий документ. Водій має повернути його відповідальній особі після закінчення робочого маршруту.

Документом, що підтверджує факт заправляння шкільного автобусу є товарний чек, отриманий на АЗС, який надається разом з подорожнім листом до бухгалтерії установи освіти.

На підставі даних подорожніх листів та Реєстру подорожніх листів складається Акт списання ПММ за типовою формою, затвердженою Наказом Мінфіну від 28.12.2020 №816. Акт складає комісія, створена наказом керівника установи освіти у двох примірниках – перший передається у бухгалтерію, другий залишається у матеріально відповідальної особи. Копію документів на списання ПММ потрібно надати  до ГРК.

Ведення бухобліку:

Облік у ГРК (наприклад, виконком).

Пальне (талони), придбане для подальшої передачі установі освіти, доцільно обліковувати на субрахунку 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу».

При передачі ПММ (талонів)  установі освіти, як виконавцю відповідного заходу програми, у ГРК  виникає дебіторська заборгованість за операціями з внутрівідомчої передачі запасів. Для обліку такої заборгованості призначений субрахунок 2711 «Дебіторська заборгованість за внутрішніми розрахунками».

Важливо:

Доходи та витрати, пов’язані з придбанням та використанням ПММ для перевезення шкільним автобусом  членів ДФТГ, ВПО, працівників критичної інфраструктури, громадян – як це буде передбачено у відповідній місцевій програмі/місцевих програмах, відображає в обліку ГРК  (виконком, чи інший ГРК, визначений/ні при затвердженні місцевої програми/програм).

Облік витрат ведеться на субрахунку 8013 «Матеріальні витрати». При списанні ПММ (талонів), використаних для перевезення, ГРК (виконком) має показати збільшення витрат саме за цим субрахунком.

Облік у виконавця (установа освіти). Пальне, отримане від ГРК  (наприклад, виконком) для перевезення шкільним автобусом, установа освіти має оприбутковувати на субрахунок 1514 «Пально-мастильні матеріали».

Рекомендація:  Застосовувати аналітичні рахунки для розподілу палива, придбаного за програмні кошти, і того, що було придбане для закладу освіти, та списувати його з огляду на цей розподіл.

При отримання ПММ (талонів) від ГРК слід показати збільшення заборгованості за субрахунком 6611 «Зобов’язання за внутрішніми розрахунками розпорядників бюджетних коштів».

Зверніть увагу:

• При надходженні/використанні ПММ (талонів) для перевезення шкільним автобусом установа освіти  не відображає в обліку ні доходів, ні витрат.

Приклад:

На виконання цільової програми з територіальної оборони виконком селищної ради отримав асигнування з місцевого бюджету для закупівлі ПММ для перевезення членів ДФТГ — талони на дизпаливо загальною вартістю 40000 грн.

Пальне (талони) передано відділу освіти, шкільним автобусом якого буде здійснюватися перевезення. За фактом передачі ПММ (талонів) оформлено Акт приймання-передачі запасів за типовою формою.

Факт використання пального для перевезення членів ДФТГ шкільним автобусом підтверджено подорожніми листами і товарними чеками. Списання використаних ПММ проведено на підставі Акта списання запасів за типовою формою.

https://decentralization.gov.ua