Использование школьного автобуса для других мероприятий в период военного положения

Школьные автобусы являются особым видом коммунального транспорта, который в мирное время используется только на определенные цели – подвоз учащихся и учителей и содержится на балансах учебных заведений. В условиях действия режима военного состояния школьные автобусы довольно часто при объективных обстоятельствах не используются для своего целевого назначения, поэтому могут, как и другой коммунальный транспорт, быть привлеченными для перевозки личного состава ДФТГ, мобилизованных, ВПЛ или быть задействованы на другие нужды. как военных формирований, так и отдельных категорий обитателей общины.

Главное при этом, не в нарушение норм законодательства, правильно оформить использование школьного автобуса не по целевому назначению и учесть и списать израсходованное при этом горючее.

Постановлением КМУ от 11.03.2022 №252 (с изменениями) определено, что органы местного самоуправления (далее – ОМС) и их исполнительные органы, местные государственные администрации продолжают осуществлять бюджетные полномочия, а в случае образования военной администрации населенного пункта дальше – ВА) такие полномочия согласно ст. 15 Закона №389 осуществляют именно они. Таким образом, местный совет или ВА могут утвердить:

• комплексную местную программу обеспечения общественного порядка и безопасности, одним из разделов которой будет территориальная оборона и мероприятия по привлечению школьного автобуса для перевозок личного состава ДФТГ;
• отдельные программы по организации и обеспечению мероприятий терробороны, функционирования территориальных общин, определяющих все приоритеты и направления деятельности в этих сферах, а также включать мероприятия по привлечению школьных автобусов;
• внести изменения в существующие местные программы, например, на период действия режима военного состояния предусмотреть в местных программах социальной защиты меры по привлечению школьного автобуса для перевозки некоторых категорий граждан - ВПЛ, перевозки во время захоронений, предоставление услуг по перевозке грузов, дров, материалов на обустройство жилья для ВПЛ, эвакуированных и малообеспеченных граждан.

Главным распорядителем (ответственным исполнителем) принятой соответствующей местной программы должен быть определен исполнительный комитет или соответствующий исполнительный орган сельского, поселкового или городского совета, созданный в статусе юридического лица, к функциям которого отнесена организация подготовки, поддержки, обеспечения и выполнения задач территориальной обороны, обеспечения жизнедеятельности или социальной защиты.

Соответственно, код Типовой ведомственной классификации расходов местных бюджетов для кодирования бюджетной программы следует определить руководствуясь приказом МФУ №793:

• 30 Орган по мобилизационной подготовки и гражданской защиты населения (в случае создания такого структурного подразделения) или, если не создан соответствующий орган, в зависимости от того, какой из имеющихся органов является юридическим лицом:
• 01 Аппарат местного совета
• 02 Исполнительный комитет местного совета
• 50 Военная администрация населенного пункта,
• или другой орган в зависимости от возложенных функций (по Приказу №793).

Учреждение образования (управление/отдел образования или общее среднее образование) в такой программе будет задействовано как исполнитель соответствующего мероприятия, которым предусмотрено привлечение школьного автобуса.

На сумму использованных для перевозки бюджетных ассигнований нужно уменьшить ассигнования, кассовые и фактические расходы по главному распорядителю средств (далее – ГРК) образования (управлению/отделу образования).

Код программной классификации (ТПКВКМБ) следует выбирать в зависимости от направленности местной программы, руководствуясь приказом Минфина №793.

Учет расходов может вестись по кодам:

• УПК 8240 «Мероприятия и работы по территориальной обороне».
• УПК 8220 «Мероприятия и работы по мобилизационной подготовке местного значения».
• Другим в соответствии с отраслевой деятельностью ГРК.

Важно:

Программа по обеспечению потребностей ДФТГ формируется исключительно на основании запросов командира ДФТГ или командующего воинской частью Сил ТрО ВСУ, которой подчинено формирование (не произвольно!).

При разработке и выполнении местных программ могут быть сформированы разные варианты привлечения школьного автобуса:

• Использование самого транспортного средства без обеспечения горюче-смазочными материалами.
• Использование школьного автобуса с обеспечением горюче-смазочными материалами за счет местного бюджета.

При принятии решения о привлечении школьных автобусов обязательно требуется:

• внести соответствующие изменения в порядок использования школьных автобусов (или утвердить его, если такового не было);
• принять распоряжение председателя или распоряжение начальника ВА населенного пункта (в случае его создания) о разрешении использования школьных автобусов для нужд, не связанных с обеспечением образовательного процесса.

Важно:

Несмотря на предоставленное разрешение, по каждому случаю привлечения школьных автобусов должно быть обращение (письмо) командования Сил ТРО ВСУ или руководителя центра комплектования и социальной поддержки с указанием даты и маршрута перевозок, которое будет служить под

ставкой для принятия распорядительного решения (председателя или руководителя учреждения образования – в зависимости от правил документооборота и процедур, сложившихся в обществе, и особенностей принятой местной программы) для выдачи и надлежащего оформления первичных документов (в т.ч. путевых листов) о привлечении школьного автобуса для соответствующих перевозок и последующего списания ГСМ в учебном заведении.

Аналогично, в случае привлечения школьного автобуса для выполнения мер соответствующих принятых местных программ/изменений к ним по социальной защите населения, каждый раз должно быть обращение от руководителя соответствующего учреждения соцзащиты (ГРК).

Также при использовании школьного автобуса на другие цели необходимо учесть следующее:

• В случае передачи школьного автобуса во исполнение мероприятий утвержденной местной программы во временное пользование нужд военных формирований, учреждения образования должны продолжать учитывать свое имущество (транспортное средство) на соответствующих субсчетах балансовых счетов.
• В частности, временно привлеченные школьные автобусы балансодержатели (учреждения) продолжают учитывать на субсчете 1015 «Транспортные средства». В таком случае целесообразно применять отдельный аналитический счет в пределах указанного субсчета.

Например, если на балансе учитывается не одно транспортное средство, балансодержатель школьного автобуса в пределах субсчета 1015 может открыть аналитические счета:

• 1015/1 "Транспортные средства в пользовании учреждения";
• 1015/2 "Транспортные средства, привлеченные во время мобилизации".

Таким образом, передача-возврат временно привлеченного школьного автобуса будет отображаться:

• Дт 1015/2 – Кт 1015/1 – при передаче;
• Дт 1015/1 – Кт 1015/2 – при возвращении.

Передача-возврат временно привлеченных при мобилизации транспортных средств найдет свое отражение исключительно в регистрах аналитического учета

Факт осуществления таких операций следует обязательно зафиксировать в Инвентарной карточке учета объекта основных средств (типичная форма, утвержденная приказом Министерства финансов Украины «Об утверждении типовых форм по учету и списанию основных средств субъектами государственного сектора и порядка их составления» от 13.09) .2016 № 818), в разделе «Информация о движении объекта».

Следует также продолжать начислять амортизацию на временно привлеченный школьный автобус в течение всего периода эксплуатации в общем порядке.

При привлечении школьного автобуса для перевозок на выполнение мероприятий соответствующей местной программы:

• штатный водитель школьного автобуса осуществляет перевозку;
• ГРК (ответственный исполнитель программы ОМС – исполком, аппарат совета, другое структурное подразделение в пределах полномочий) закупает горючее (талоны) для таких перевозок в пределах средств, предусмотренных местной программой,
• ГРК передает горючее (талоны) исполнителю мероприятия программы - учреждению образования по Акту приемки-передачи.

В таком случае, расчеты между ГРК и учреждением образования для целей бухгалтерского учета являются внутренними расчетами между распорядителями бюджетных средств. В свою очередь, передачу ГСМ (талонов) для перевозки по школьному автобусу следует оформлять и отражать в бухучете как операцию по внутриведомственной передаче запасов. ГРК (ОМС) должен передать горючее исполнителю (учреждению образования) с баланса на баланс без отражения доходов. Справку в Казначейство при этом предоставлять не нужно.

При отображении таких операций на счетах бухучета необходимо руководствоваться предписаниями п.п. 3.2, 3.3, 3.7 и 3.8 Типовой корреспонденции субсчетов бухгалтерского учета для отражения сделок с активами, капиталом и обязательствами распорядителями бюджетных средств и государственными целевыми фондами, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 29.12.2015 № 1219.

Рекомендация:

Для отображения перемещения талонов от материально ответственного лица ГРК в учреждение образования целесообразно вести специальный журнал (прошить, пронумеровать страницы, скрепить печатью). В этом журнале предусмотрены графы: номер записи и дата выдачи, ФИО и должность лица, выдавшего талон, ФИО и должность лица, его получившего, количество литров, указанных на выданном талоне, серийный номер талона (если он имеется).

Списывает использованное школьным автобусом горючее балансодержатель транспортного средства.

Первичным документом, подтверждающим факт использования ГСМ, является путевое (путевое) письмо служебного автомобиля – школьного автобуса. На сегодняшний день типичная форма его не утверждена.

Контролирующие органы в своих разъяснениях отмечают, что подтверждающим документом для списания ГСМ должен быть первичный документ – аналог путевого листа удобной формы, утвержденный приказом руководителя об учетной политике учреждения (письмо ГФСУ от 09.06.2015 №11999/6/99-99-19 -01-01-15).

Главное, чтобы этот первоначальный документ – аналог путевого листа, содержал обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 Закона о бухучете.

Поэтому бланк путевого листа и журнал выдачи/приемки путевых документов, а также журнал выдачи топливных талонов для заправки школьного автобуса следует разработать и утвердить приказом об органе

изацию бухучета по учреждению образования (приказом начальника управления/отдела образования, заведения общего среднего образования – в соответствии с практикой и уровнем самостоятельности учебных заведений в территориальной общине).

Рекомендация:

При разработке собственной формы путевого листа за основу можно взять утратившие силу старые формы и сформировать их в удобном формате добавляя или удаляя реквизиты.

Главное – бланки путевых листов являются документами строгой отчетности и должны храниться должным образом. На всех путевых листах обязательно ставится номер.

Кроме формы документа, необходимо утвердить также порядок его выдачи, использования и правила заполнения.

Процедурой выдачи путевых листов. в качестве правил занимаются должностные лица, на которых возложены такие обязанности.

Однако, в некоторых общинах, встречается практика выдачи и распоряжения об оформлении и путевых писем для школьного автобуса руководителями заведений общего среднего образования.

Рекомендация:

Путешествие школьного автобуса необходимо зарегистрировать по номеру в специальном разработанном учетном журнале/Реестре, которым ведет ответственное лицо. Водитель и ответственное лицо должны подтвердить факт получения/выдачи путевого документа (поставить свои подписи в графах «Получил»/«Выдал»).

Срок действия путевого листа обычно ограничен рабочим днем водителя школьного автобуса. Исключение составляют длительные поездки – в таких случаях путевой лист действителен до окончания командировки. На весь указанный период в этом случае готовится один путевой документ. Водитель должен вернуть его ответственному лицу по окончании рабочего маршрута.

Документом, подтверждающим факт заправки школьного автобуса, является товарный чек, полученный на АЗС, который предоставляется вместе с путешествием в бухгалтерию учреждения образования.

На основании данных путевых листов и Реестра путевых листов составляется Акт списания ГСМ по типовой форме, утвержденной Приказом Минфина от 28.12.2020 №816. Акт составляет комиссия, созданная приказом руководителя учреждения образования в двух экземплярах – первый передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица. Копию документов на списание ГСМ нужно предоставить в ГРК.

Ведение бухучета:

Учет в ОРК (например, исполком).

Горючее (талоны), приобретенное для последующей передачи учреждению образования, целесообразно учитывать на субсчете 1815 г. «Активы для распределения, передачи, продажи».

При передаче ГСМ (талонов) учреждению образования как исполнителю соответствующего мероприятия программы в ГРК возникает дебиторская задолженность по операциям по внутриведомственной передаче запасов. Для учета такой задолженности предназначен субсчет 2711 «Дебиторская задолженность по внутренним расчетам».

Важно:

Доходы и расходы, связанные с приобретением и использованием ГСМ для перевозки школьным автобусом членов ДФТГ, ВПЛ, работников критической инфраструктуры, граждан – как это будет предусмотрено в соответствующей местной программе/местных программах, отражает в учете ГРК (исполком или другой ГРК, определен/нет при утверждении местной программы/программ).

Учет расходов ведется на субсчете 8013 "Материальные расходы". При списании ГСМ (талонов), использованных для перевозки, ГРК (исполком) должно показать увеличение расходов именно по этому субсчету.

Учет у исполнителя (учреждение образования). Горючее, полученное от ГРК (например, исполком) для перевозки школьным автобусом, учреждение образования должно оприходовать на субсчет 1514 «Горюче-смазочные материалы».

Рекомендация: Применять аналитические счета для распределения топлива, приобретенного за программные средства, и того, что было приобретено для учебного заведения, и списывать его с учетом этого распределения.

При получении ГСМ (талонов) от ГРК следует показать увеличение задолженности по субсчету 6611 «Обязательство по внутренним расчетам распорядителей бюджетных средств».

Обратите внимание:

• При поступлении/использовании ГСМ (талонов) для перевозки по школьному автобусу учреждение образования не отражает в учете ни доходов, ни расходов.

Пример:

Во исполнение целевой программы по территориальной обороне исполком поселкового совета получил ассигнование из местного бюджета для закупки ГСМ для перевозки членов ДФТГ — талоны на дизтопливо общей стоимостью 40000 грн.

Горючее (талоны) передано отделу образования, школьным автобусом которого будет осуществляться перевозка. По факту передачи ГСМ (талонов) оформлен Акт приемки-передачи запасов по типовой форме.

Факт использования горючего для перевозки членов ДФТГ школьным автобусом подтвержден путевыми листами и товарными чеками. Списание использованных ГСМ произведено на основании Акта списания запасов по типовой форме.

https://decentralization.gov.ua