Датування документів

Дата документа – це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Крім того, датуються й усі службові відмітки, зроблені на документі, – візи, резолюція, відмітка про засвідчення копії документа, відмітка про надходження документа на підприємство, в установу чи організацію (далі – установа), відмітка про виконання документа. Тож розглянемо, як правильно датувати документи.

Загальні вимоги до датування управлінських документів визначено нормативно-правовим актом – Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5 (гл. 4 розд. ІІ).

Дату оформлюють відповідно до Національного стандарту «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003) цифровим або словесно-цифровим способами.

У разі оформлення дати цифровим способом елементи дати зазначають арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. При цьому число і місяць проставляють двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапку наприкінці не ставлять. У разі якщо один з елементів дати (день місяця чи місяць) складається лише з однієї цифри, перед нею обов’язково треба ставити нуль (наприклад, «24.06.2019»).

Допускається оформлювати дату й у зворотній послідовності: рік, місяць, день місяця. Такий спосіб оформлення дати найчастіше використовують під час службового листування з іноземними партнерами, оскільки він відповідає міжнародній системі датування документів (наприклад, «2019.06.24»).

У текстах нормативно-правових актів і посиланнях на них, а також документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб зазначення дат. У разі використання такого способу в позначенні дня місяця (якщо він містить одну цифру) обов’язково проставляють нуль (наприклад, «07 квітня 2019 року»).

До того ж дозволяється вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.» (наприклад, «10 травня 2019 р.»).

Для розпорядчих документів (наказів, розпоряджень тощо) основною є дата підписання документа. Її проставляють нижче назви виду документа на одному рівні з реєстраційним індексом на спеціально відведеному на бланку місці. Нагадаємо, що на бланку конкретного виду документа передбачені так звані обмежувальні позначки для оформлення реквізитів «Дата», «Реєстраційний індекс» та деяких інших.

У спільних розпорядчих документах, підготовлених від імені двох і більше установ, зазначають одну дату, яка відповідає даті проставлення останнього підпису.

Для організаційно-правових документів установ, таких як: статут, структура і штатна чисельність, штатний розпис, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурні підрозділи і дорадчі органи, посадові та робочі інструкції тощо, основною датою є дата затвердження документа. Її проставляють безпосередньо у реквізиті «Гриф затвердження» (див. зразки 1, 2).

Як бачимо, у грифі затвердження дата може бути оформлена як цифровим, так і словесно-цифровим способами.

Для актів, протоколів, довідок та інших документів, у яких фіксують рішення, що їх приймають колегіально, основною датою є дата події, про яку йдеться в документі.

Для службового листа основною датою є дата реєстрації. Її проставляють у лівій верхній частині документа разом із вихідним реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку в день підписання листа.

У заявах, запитах, зверненнях, доповідних і пояснювальних записках та інших документах, оформлених не на бланку, дату проставляють ліворуч від особистого підпису автора документа (див. зразок 3).

До того ж у текстах управлінських документів також часто зазначають дати. Наприклад, у констатуючій частині тексту розпорядчого документа, підготовленого згідно з іншими, раніше виданими, службовими документами або нормативно-правовими актами, зазначають їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи (автора документа), дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту (див. зразки 4, 5).

Відзначимо, що в одному документі навіть у межах одного реквізиту (насамперед реквізиту «Текст документа») дата може бути оформлена в одному реченні словесно-цифровим способом, а в іншому – цифровим.