Датирование документов

Дата документа – это дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации или издания. Кроме того, датируются и все служебные отметки, сделанные на документе, – визы, резолюция, отметка о заверении копии документа, отметка о поступлении документа на предприятие, в учреждение или организацию (далее – учреждение), отметка об исполнении документа. Поэтому рассмотрим, как правильно датировать документы.

Общие требования к датированию управленческих документов определены нормативно-правовым актом – Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5 (гл. 4 разд. ІІ).

Дату оформляют в соответствии с Национальным стандартом «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ДСТУ 4163–2003) цифровым или словесно-цифровым способами.

В случае оформления даты цифровым способом элементы даты указывают арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: день месяца, месяц, год. При этом число и месяц проставляют двумя парами цифр, разделенными точкой; год – четырьмя цифрами, точку в конце не ставят. В случае если один из элементов даты (день месяца или месяц) состоит только из одной цифры, перед ней обязательно нужно ставить ноль (например, «24.06.2019»).

Допускается оформлять дату и в обратной последовательности: год, месяц, день месяца. Такой способ оформления даты чаще всего используют во время служебной переписки с иностранными партнерами, поскольку он соответствует международной системе датирования документов (например, «2019.06.24»).

В текстах нормативно-правовых актов и ссылках на них, а также документах, которые содержат сведения финансового характера, применяют словесно-цифровой способ указания дат. В случае использования такого способа в обозначении дня месяца (если он содержит одну цифру) обязательно проставляют ноль (например, «07 апреля 2019 года»).

К тому же разрешается употреблять слово «год» в сокращенном варианте «г.» (например, «10 мая 2019 г.»)

Для распорядительных документов (приказов, распоряжений и т. п.) основной является дата подписания документа. Ее проставляют ниже названия вида документа на одном уровне с регистрационным индексом на специально отведенном на бланке месте. Напомним, что на бланке конкретного вида документа предусмотрены так называемые ограничительные отметки для оформления реквизитов «Дата», «Регистрационный индекс» и некоторые другие.

В общих распорядительных документах, подготовленных от имени двух и более учреждений, указывают одну дату, которая соответствует дате проставления последней подписи.

Для организационно-правовых документов учреждений, таких как устав, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурных подразделениях и совещательных органах, должностные и рабочие инструкции и т. п., основной датой является дата утверждения документа. Ее проставляют непосредственно в реквизите «Гриф утверждения» (см. образцы 1, 2).

Как видим, в грифе утверждения дата может быть оформлена как цифровым, так и словесно-цифровым способами.

Для актов, протоколов, справок и других документов, в которых фиксируют решения, которые принимаются коллегиально, основной датой является дата события, о котором идет речь в документе.

Для служебного письма основной датой является дата регистрации. Ее проставляют в левой верхней части документа вместе с исходящим регистрационным индексом на специально отведенном месте на бланке в день подписания письма.

В заявлениях, запросах, обращениях, докладных и объяснительных записках и других документах, оформленных не на бланке, дату проставляют слева от личной подписи автора документа (см. образец 3).

К тому же в текстах управленческих документов также часто указывают даты. Например, в констатирующей части текста распорядительного документа, подготовленного согласно другим, ранее изданным, служебным документам или нормативно-правовым актам, указывают их реквизиты в такой последовательности: название вида документа, наименование учреждения (автора документа), дата, регистрационный номер, заглавие к тексту (см. образцы 4, 5).

Заметим, что в одном документе даже в пределах одного реквизита (в первую очередь реквизита «Текст документа») дата может быть оформлена в одном предложении словесно-цифровым способом, а в другом – цифровым.