Як провести аудит трудової книжки перед скануванням?

В Україні триває перехід до ведення обліку трудової діяльності в електронній формі, на що законодавством відведено 5 років. До 10 червня 2026 року працівники та роботодавці мають подати сканкопії трудових книжок для оцифрування до Пенсійного фонду України через вебпортал електронних послуг https://portal.pfu.gov.ua/.

Перед скануванням трудової книжки необхідно провести її ретельний аудит, тобто перевірити усі записи на відповідність вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників від 29.07.1993 № 58. На що звернути увагу під час аудиту і як виправити виявлені неточності?

Перевірка першої сторінки (титульного аркушу)

Перевіряємо:

– правильність написання прізвище, ім’я та по батькові (ПІБ) – вони мають бути вказані повністю, без заміни імені та по батькові ініціалами. Дата народження і ПІБ повинні співпадати з паспортними даними;

– оформлення записів про зміну працівником ПІБ або дати народження (якщо така зміна мала місце): попередній запис має бути закреслено однією рискою і поряд записано нові дані з посиланням на документ, на підставі якого виправлено запис, його реквізити, номер і дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує установа, та печаткою.

– наявність підписів власника трудової книжки та особи, відповідальної за видачу трудових книжок на підприємстві/установі; 

– наявність печатки підприємства (або печатки відділу кадрів), на якому вперше
заповнювалася трудова книжка.

Перевірка записів у розділі «Відомості про роботу»

Звертаємо увагу на те, щоб:

– у записах про прийняття на роботу та звільнення з роботи були зазначені: дата початку роботи, повне найменування підприємства/організації/установи, назва посади чи професії, номери і дати наказів про прийняття/звільнення;

– окремим рядком було зроблено запис про перейменування із зазначенням розпорядчого акту, його дати та номеру – якщо за час роботи назва підприємства змінювалася;

– записи про звільнення чи переведення були здійснені у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю закону;

– записи про звільнення були засвідчені печаткою.

Як усунути виявлені недоліки?

У разі виявлення неправильно зазначених ПІБ або дати народження власника документа зміни можна вносити за останнім місцем роботи на підставі відповідних документів, за їх відсутності факт належності трудової книжки особі може бути встановлений у судовому порядку. 

У  разі виявлення  неправильного  або  неточного  запису відомостей  про  роботу,  переведення, а також про нагородження та заохочення тощо виправлення    виконується    власником    або уповноваженим ним органом,  де було  зроблено  відповідний  запис. Якщо підприємство ліквідоване, відповідний запис робить правонаступник, а у випадку його відсутності – архів.

Звертаємо увагу!

У розділі «Відомості про  роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.
Перед скануванням трудової книжки необхідно звернути увагу, щоб всі записи в ній були виконані охайно, без закреслення чи виправлення.
Якщо не виявлено жодних недоліків під час заповнення трудової книжки, то можна сканувати свій документ та завантажувати його в особистому кабінеті на вебпорталі Фонду https://portal.pfu.gov.ua/.
Перевірити стан опрацювання оцифрування трудової книжки можна в особистому кабінеті користувача на вебпорталі ПФУ в розділі «Електронна трудова книжка».
Перелік документів, які підтверджують стаж для пенсії за відсутності в трудовій книжці необхідних записів або за наявності неправильних чи неточних записів про періоди роботи, визначено постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній» від 12.08.1993 № 637. 

https://www.pfu.gov.ua