Підписуйся на інформаційну страховку бухгалтера
Розділи:
Підрозділи:
Підрозділи:
Підрозділи:

Змінено правила організації діловодства

12.07.2022

Наказом Міністерства юстиції України від 21.04.2022 № 1581/5 затверджено Зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (наказ набрав чинності 27.04.2022).

Змінами до Правил уточнено, що служба діловодства – це структурний підрозділ, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву установи, або відповідальна особа установи, на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби.

Служба діловодства розробляє інструкцію з діловодства установи, якою одночасно регламентуються питання організації діловодства у паперовій та електронній формах. Інструкція з діловодства затверджується розпорядчим документом установи.

Відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник установи. Контроль за оформленням на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах здійснюють їх керівники.

Змінено вимоги до позначення «Найменування установи» в документах.

Найменування установи – автора документа, у тому числі скорочене (за наявності), має відповідати найменуванню, яке міститься в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань. Скорочене найменування (за наявності) розміщується (у дужках або без них) нижче повного найменування окремим рядком по центру документа.

Найменування установи вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, якщо немає офіційно визначеного скорочення – повністю. На бланках установи, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, зазначаються найменування усіх установ вищого рівня.

Серед інших змін, викладено в новій редакції пункт 11 глави 1 розділу ІІ Правил, яким визначено, що оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування здійснюються з урахуванням вимог Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. ДСТУ 4163-2020».

Проєкти нормативно-правових актів, наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються також керівником служби діловодства, керівником структурного підрозділу (спеціалістом) з питань запобігання та виявлення корупції, а також редактором (за наявності).

Проєкти наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) та додатки до них візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів посадовими особами структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції (за наявності), бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

У разі надсилання документа у паперовій формі з однаковим змістом одночасно кільком установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи - автора такого документа, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.

Порядок підписання та оформлення документів у паперовій формі, які адресуються установам, їх структурним підрозділам або конкретній посадовій особі, а також тих, що містять кілька конкретних адресатів, здійснюється відповідно до пункту 36 розділу II Типової інструкції з діловодства та інструкції з діловодства установи.

У разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – документи підписуються двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб.

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ (за їх наявності).

Уточнено порядок внесення напису про засвідчення копії документа.

Напис про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа «підпис».

Особові справи керівного складу та працівників підприємств, установ та організацій зберігаються за основним місцем роботи.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

https://pon.org.ua

Коментарі до матеріалу
Швидка реєстрація
Будьте в курсі змін і актуальних тем, задавайте питання.
Популярне
08.04.2025
Лист ПФУ: Щодо розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності за сумісництвом
ПЕНСІЙНИЙ ФОНД УКРАЇНИ ДЕПАРТАМЕНТ ПЕНСІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ, СТРАХОВИХ ВИПЛАТ, СОЦІАЛЬНИХ ПОСЛУГ, ЖИТЛОВИХ СУБСИДІЙ ТА ПІЛЬГ   ЛИСТ від 28.03.2025 р. № 2800-030401-8/20889   (Витяг)   Розглянувши [...] запит [...] щодо розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності за суміс...
04.04.2025
Випуск: Новини тижня для бюджетних установ (31.03.2025 - 04.04.2025)
Бюджет. Бухгалтерський огляд   Лікарняний розпочався у день звільнення: що з ЄСВ? Відповідно до ст. 40 Кодексу законів про працю України від 10 грудня 1971 року № 322-VІІІ із змінами та доповненнями (далі – КЗпП) не допускається звільнення працівника з ініціативи власника або уповноваж...
03.04.2025
Лист ДКСУ: Щодо підтвердних документів при сплаті комунальних послуг
ДЕРЖАВНА КАЗНАЧЕЙСЬКА СЛУЖБА УКРАЇНИ   ЛИСТ від 25.03.2025 р. № 12-12-12/6653   Державна казначейська служба України (далі - Казначейство) розглянула [...] запит [...] щодо підтвердних документів при сплаті комунальних послуг і в межах компетенції повідомляє.   Органи Казначейс...
Нове
01.07.2025
До уваги служб управління персоналом: розпочинається збір даних для Звіту КСДС за ІІ квартал 2025 року
Стартує збір даних про кількісний та якісний склад державних службовців. Інформація подається до 13 липня 2025 року (на 30 червня 2025 року) через вебпортал https://ksds.nads.gov.ua відповідно до наказу НАДС "Про затвердження форми звітності ( .xlsx , 34.78 Кб ) “Звіт про кількісний та якісний...
01.07.2025
Які компенсації передбачені працівнику в разі направлення його у відрядження у вихідний день
Питання, пов’язанi зi службовими відрядженнями, врегульовано ст. 121 КЗпП України. На виконання цiєї норми Міністерство фінансів України видало наказ від 13.03.1998 р. № 59, яким затверджено Інструкцію про службові відрядження в межах України та за кордон. Пунктами 10 та 11 розділу «Зага...
01.07.2025
Уряд схвалив Бюджетну декларацію на 2026-2028 роки
27 червня Кабінет Міністрів України схвалив Бюджетну декларацію на 2026-2028 роки. Цей комплексний документ визначає головні параметри та орієнтири бюджетної політики на середньострокову перспективу. Бюджетна декларація має на меті забезпечення сталості та передбачуваності державної фінансової полі...