Позабалансовий облік та інші регістри бухобліку
Із цієї консультації ви дізнаєтеся: коли та яким чином складаються меморіальні ордери № 16 та № 17 і з якою метою було затверджено типову форму бухгалтерської довідки наказом Мінфіну від 08.09.17 р. № 755 (далі – Наказ № 755).
Позабалансовий облік
На позабалансових рахунках класу 0 «Позабалансові рахунки розпорядників бюджетних коштів та державних цільових фондів» обліковуються матеріальні цінності, інші активи та зобов’язання, що належать розпорядникам бюджетних коштів (державним цільовим фондам) або перебувають у їх тимчасовому розпорядженні.
Тобто позабалансовий облік ведеться за активами й зобов’язаннями, які фактично не належать суб’єкту держсектору (окрім тих, що відповідно до чинного законодавства слід відображати подвійним записом на позабалансових рахунках, наприклад, бланки суворого обліку).
Складаючи баланс, суб’єкти держсектору не включають до нього залишки з позабалансових рахунків, бо вони входять до балансу тих бюджетних установ (підприємств), яким фактично належать. Відображення таких активів у балансі може призвести до задвоєння інформації у разі зведення балансів бюджетних установ/підприємств, оскільки тоді вони будуть показуватися двічі:
- один раз – на балансі власника;
- другий – на балансі тієї установи (підприємства), де перебувають тимчасово.
Бухоблік зазначених цінностей ведеться за простою системою, згідно з якою записи про надходження, вибуття, використання, продаж матеріальних цінностей, бланків документів суворої звітності, утворення умовних прав і зобов’язань, списання з балансу майна внаслідок нестачі, псування та дебіторської заборгованості проводяться тільки на одному позабалансовому рахунку із зазначенням змісту та кількісно-вартісних показників операції.
Позабалансові рахунки
На позабалансових рахунках відповідно до Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженого наказом Мінфіну від 29.12.15 р. № 1219, облік ведеться так (див. табл. 1).
Таблиця 1.
Перелік і призначення позабалансових рахунків
|
Номер і назва рахунка |
Для чого призначений |
|---|---|
|
1 |
2 |
|
01 «Орендовані основні засоби та нематеріальні активи» |
Для обліку та узагальнення інформації про орендовані та отримані в користування необоротні активи, зокрема отримане у користування авторське право та суміжні з ним права, за користування якими сплачується роялті |
|
02 «Активи на відповідальному зберіганні» |
Для обліку й узагальнення інформації щодо: |
|
03 «Бюджетні зобов’язання» |
Для обліку й узагальнення інформації про розміщення замовлення, укладення договору, придбання товару, послуги чи здійснення інших аналогічних операцій протягом бюджетного періоду, за якими необхідно здійснити платежі протягом цього ж періоду або у майбутньому, відповідно до бюджетних асигнувань |
|
04 «Непередбачені активи» |
Для обліку перехідних призів, прапорів, кубків, які засновані різними установами та організаціями й отримані від них для нагороди команд-переможців, протягом усього періоду їх перебування в суб’єкта держсектору. Тут накопичується інформація про наявність непередбачених активів, щодо яких існує ймовірність надходження економічних вигід у сумі очікуваного відшкодування збитків. Списуються непередбачені активи в міру того, як вони визнаються чи не визнаються під час вирішення питань щодо невизначених майбутніх подій |
|
05 «Непередбачені зобов’язання, гарантії та забезпечення надані» |
Для обліку й узагальнення інформації про наявність потенційних або непередбачених зобов’язань та рух наданих розпорядником бюджетних коштів гарантій і забезпечень виконання зобов’язань та платежів (окремо за кожною наданою гарантією та забезпеченням). Облік забезпечення здійснюється за вартістю, указаною в документах про надання гарантій та забезпечення |
|
06 «Гарантії та забезпечення отримані» |
Для відображення наявності та руху отриманих суб’єктом держсектору гарантій та забезпечень виконання зобов’язань та платежів. Забезпечення обліковуються за вартістю, указаною в документах про гарантії та забезпечення, за кожною отриманою гарантією та забезпеченням |
|
07 «Списані активи» |
Для обліку й узагальнення інформації про стан дебіторської заборгованості, списаної з балансу внаслідок неплатоспроможності боржників, та про суми невідшкодованих нестач і втрат від псування цінностей, у т. ч. цінностей, не повернених учнями і студентами, відрахованими згідно з наказом, тощо. Саме на цьому рахунку обліковується заборгованість протягом трьох років із моменту списання для нагляду за можливістю її стягнення у разі зміни майнового стану неплатоспроможних дебіторів |
|
08 «Бланки документів суворої звітності» |
Для обліку бланків документів суворої звітності та путівок, отриманих безоплатно від громадських, профспілкових та інших організацій |
|
09 «Передані (видані) активи відповідно до законодавства» |
Для обліку активів, переданих (виданих) згідно із законодавством відповідним категоріям населення |
Відображення об’єктів позабалансового обліку
У меморіальному ордері (далі – МО) № 16 «Накопичувальна відомость позабалансового обліку» відображається інформація про надходження та витрачання об’єктів позабалансового обліку. Зокрема, до граф 1–6 заносяться дані про надходження (одержання, надання, отримання тощо), а до граф 7–12 – дані про вибуття (використання, списання, повернення, сплату тощо) (див. табл. 2).
На кінець кожного місяця в МО № 16 розраховується вартість залишку об’єктів позабалансового обліку (гр. 5) за даними цієї графи на початок місяця та записами, внесеними до цієї графи протягом місяця, з урахуванням даних граф 8 і 11.За необхідності МО № 16 продовжується додатковими аркушами такого самого змісту і формату (див. зразок 1).
Таблиця 2.
Порядок складання МО № 16
|
Бухоблік |
Первинний документ або джерело |
Мета складання |
|---|---|---|
|
1
|
2
|
3
|
|
Дт/Кт відповідного позабалансового рахунка, на якому відображається об’єкт |
Документи, що підтверджують рух цінностей на позабалансових рахунках |
Відображення на рахунках бухобліку інформації про надходження та вибуття в розрізі об’єктів позабалансового обліку |
Інформація, що не зафіксована в МО № 1–16
МО № 17 застосовується для відображення операцій, що не фіксуються в МО № 1–16, та для операцій, за якими не потрібно складати накопичувальні відомості та зведення (див. табл. 3). Таким МО присвоюються номери, починаючи з МО № 17, за кожен місяць окремо.
Таблиця 3.
Порядок складання МО № 17
|
Бухоблік |
Первинний документ або джерело |
Мета складання |
|---|---|---|
|
1
|
2
|
3
|
|
Операції за розрахунками, що не знайшли відображення у попередніх МО |
За окремими первинними документами або групами однорідних первинних документів |
Відображення на рахунках бухобліку інформації про надходження та вибуття в розрізі об’єктів позабалансового обліку |
Кореспонденція субрахунків у МО № 17 залежить від характеру операцій, наприклад записи здійснюються за дебетом одного субрахунка та кредитом іншого чи дебетом одного субрахунка та кредитом декількох субрахунків або, навпаки, за кредитом одного субрахунка і дебетом декількох.
Відображення депонованої зарплати і стипендій
Книга аналітичного обліку депонованої зарплати і стипендій (далі – Книга) призначена для обліку депонованих сум зарплати і стипендій, які відображаються на субрахунку 6412 «Розрахунки з депонентами».
Записи до Книги здійснюють за кожним депонентом (із зазначенням прізвища, ім’я та по батькові), і відкривається вона щороку заново.
З огляду на це на початку року до нової Книги необхідно перенести залишки з минулорічної Книги за кожним депонентом, які було виведено на початок нового року. Зрозуміло, що депонентська заборгованість на 31 грудня у торішній Книзі та залишки на 1 січня в новій Книзі мають збігатися.
У графах 3–5 «Кредит (віднесено на рахунок депонентів)» відповідно наводять місяць, у якому утворилася депонентська заборгованість, номери платіжних відомостей і суми, а в графах 6–18 «Дебет – виплачено» навпроти прізвища депонента записують номер видаткового касового ордера (далі – ВКО) чи іншого документа та виплачену суму.
|
Важливо: на ВКО за виплаченими депонентськими сумами ставиться штамп «Депонент». |
Наприкінці місяця в Книзі розраховують результати за графами «Кредит (віднесено на рахунок депонентів)» і «Дебет – виплачено» та виводять залишок на початок наступного місяця. Такий залишок може бути тільки кредитовим.
Реєстр депонованих сум
Якщо бухоблік ведеться автоматизовано, то використовується реєстр депонованих сум. Реєстр складається касиром, який закриває платіжну відомість за кожен період виплати зарплати, стипендій окремо, і перевіряється головним бухгалтером.
Працівник суб’єкта держсектору, який веде облік депонованої зарплати, стипендій, на підставі ВКО, платіжних доручень та бухгалтерських довідок про списання заборгованості, щодо якої строк позовної давності минув, робить відмітку про сплату (перерахування, списання, перенесення) депонованої зарплати і стипендії (графи 7–10) і своїм підписом підтверджує кожну відображену операцію.
Бухгалтерська довідка
Для виправлення помилок у первинних документах та облікових регістрах слід керуватися Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88. У ньому, зокрема, зазначено, що в тексті та цифрах первинних документів, облікових регістрів і звітності підчистки і необумовлені виправлення не допускаються (п. 4.1).
Помилки в облікових регістрах за минулий звітний період виправляються методом «сторно». Цей метод передбачає складання бухгалтерської довідки, до якої помилка (сума, кореспонденція субрахунків) вноситься червоним чорнилом або із знаком «–», а виправлення (сума, кореспонденція субрахунків) – чорнилом темного кольору.
Унесенням цих даних до регістру бухобліку і книги «Журнал-Головна» в місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображаються правильна сума і кореспонденція субрахунків.
У довідці наводяться причина помилки, посилання на документи та облікові регістри, в яких допущено помилку. Довідку підписує працівник, який її склав, та головний бухгалтер.
Книга «Журнал-Головна»
Відповідно до Порядку, затвердженого Наказом № 755, книга «Журнал-Головна» (Головна книга) призначена для реєстрації усіх МО суб’єкта держсектору.
Облік у Головній книзі ведеться за субрахунками, передбаченими Планом рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженого наказом Мінфіну від 31.12.13 р. № 1203, з урахуванням галузевих особливостей та виробничої необхідності щодо деталізації обліку господарських операцій суб’єкта держсектору.
Головна книга відкривається на початку кожного звітного року записами сум залишків на рахунках на початок року, відповідно до балансу, та залишків на рахунках цієї книги за минулий рік.
Записи в книзі окремих МО здійснюються у міру їх складання, але не пізніше наступного дня, а під час складання МО (накопичувальних відомостей) – один раз на місяць. Сума МО переноситься спочатку до графи «Сума оборотів за меморіальним ордером», а потім за дебетом та кредитом відповідних субрахунків.
Наприкінці місяця перевіряється правильність записів за субрахунками в Головній книзі. Для цього підсумовуються обороти за кожним субрахунком і виводяться залишки на кінець місяця в рядку «Усього».
|
Важливо: сума оборотів за місяць за всіма субрахунками (як за дебетом, так і за кредитом) повинна дорівнювати підсумку графи «Сума оборотів за меморіальним ордером». |
Головна книга дає змогу оперативно контролювати дотримання вимог принципу подвійного запису про рівність дебетових і кредитових оборотів та залишки на рахунках. Неправильне відображення в МО тієї чи іншої операції призведе до викривлення інформації в Головній книзі та одразу буде виявлено під час розрахунку оборотів за місяць та залишків на кінець місяця за кожним рахунком.
Суми, відображені в Головній книзі на кінець звітного періоду, є підставою для складання балансу бюджетної установи. Але спочатку, користуючись Типовою кореспонденцією субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затвердженою наказом Мінфіну від 29.12.15 р. № 1219 (далі – Типова кореспонденція), слід провести закриття рахунків доходів та витрат такими бухгалтерськими проведеннями:
|
№ |
Зміст операції |
Бухгалтерський облік |
|
|
Дт |
Кт |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
1 |
Закрито рахунки доходів |
7011 «Бюджетні асигнування»; |
5511 «Фінансові результати виконання кошторису звітного періоду» |
|
2 |
Закрито рахунки витрат |
5511 |
8011, 8111 «Витрати на оплату праці»; |
Наприкінці звітного року перед складанням річної звітності відповідно до Типової кореспонденції в бухобліку слід зробити такі записи:
|
№ |
Зміст операції |
Бухгалтерський облік |
|
|
Дт |
Кт |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
1 |
Включено суми профіциту звітного періоду до накопичених фінансових результатів |
5511 |
5512 «Накопичені фінансові результати виконання кошторису» |
|
2 |
Включено суми дефіциту звітного періоду до накопичених фінансових результатів |
5512 |
5511 |
Усі вищеперелічені бухгалтерські проведення відображаються в МО № 17 (див. зразок 2).
МО є основною формою бухобліку суб’єктів держсектору. Усі МО мають типові форми, а отже, бухгалтери, належним чином унісши зміни до типових форм, можуть їх доповнювати, ураховуючи специфіку власної діяльності.
Порядком складання МО передбачено, що в разі застосування автоматизованої форми бухобліку використовуються МО від № 1 до № 17 із позначкою «авт».
Аналогічні операції з коштами загального та спеціального фондів ведуться в окремих МО, за винятком МО № 5.
У Головній книзі протягом бюджетного року накопичуються усі господарські операції, здійснені суб’єктом держсектору, що дозволяє проводити аналіз та здійснювати контроль за його діяльністю та веденням бухобліку.
Коментарі до матеріалу