Витрати на відрядження: нюанси обліку

Із цієї статті ви дізнаєтеся: як відобразити в бухобліку видачу авансу на відрядження по Україні та за кордон, а також витрати за Звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затвердженим наказом Мінфіну від 28.09.15 р. № 841 (далі – Звіт).

При відображенні в бухобліку операцій із видачі авансу на відрядження та затвердження витрат за Звітом слід керуватися:

• Законом від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Ук­раїні»;
• НП(С)БОДС 124 «Доходи»;
• НП(С)БОДС 130 «Вплив змін валютних курсів»;
• НП(С)БОДС 135 «Витрати»;
• Планом рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженим наказом Мінфіну від 31.12.13 р. № 1203 (далі – План рахунків № 1203);
• Порядком застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженим наказом Мінфіну від 29.12.15 р. № 1219 (далі – Наказ № 1219, Порядок № 1219);
• Типовою кореспонденцією субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затвердженою Наказом № 1219 (далі – Типова кореспонденція № 1219), та ін.

Наша країна постійно розвивається, державний сектор співпрацює з багатьма країнами світу, переймаючи їх досвід. Для забезпечення плідного навчання та вирішення виробничих питань виникає необхідність у службових відрядженнях як по території України, так і за кордон. Тож розглянемо, як у бухобліку бюджетної установи відобразити операції з видачі авансу на відрядження та затвердження витрат за Звітом, які саме субрахунки для цього застосувати.

Насамперед слід звернути увагу на субрахунок 2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами», адже відповідно до Порядку № 1219 саме на ньому ведеться облік розрахунків із працівниками суб’єкта держсектора за виданий аванс на господарські потреби та видатки на відрядження. Видача підзвітним особам коштів на господарські потреби або видатки на відрядження відображаються як збільшення заборгованості, а прийняття Звіту та повернення підзвітною особою залишку авансу в касу – як зменшення такої заборгованості.

Відповідно до Порядку № 1219 на рахунку 22 «Готівкові кошти та їх еквіваленти» узагальнюється інформація про наявність та рух грошових коштів у готівці, грошових документів (у національній та іноземній валютах), які знаходяться в касі суб’єкта держсектора (поштових марок, сплачених проїзних документів, путівок до санаторіїв, пансіонатів, будинків відпочинку, коштів, що містяться в акредитивах, у чекових книжках та в інших грошових документах, тощо), та про кошти в дорозі. При цьому: