Забалансовый учет и другие регистры бухучета
Из этой консультации вы узнаете: когда и каким образом составляются мемориальные ордера № 16 и № 17 и с какой целью была утверждена типовая форма бухгалтерской справки приказом Минфина от 08.09.17 г. № 755 (далее – Приказ № 755).
Забалансовый учет
На забалансовых счетах класса 0 «Забалансовые счета распорядителей бюджетных средств и государственных целевых фондов» учитываются материальные ценности, другие активы и обязательства, которые принадлежат распорядителям бюджетных средств (государственным целевым фондам) или находятся в их временном распоряжении.
То есть забалансовый учет ведется по активам и обязательствам, которые фактически не принадлежат субъекту госсектора (кроме тех, которые в соответствии с действующим законодательством следует отражать двойной записью на забалансовых счетах, например бланки строгого учета).
Составляя баланс, субъекты госсектора не включают в него остатки с забалансовых счетов, потому что они входят в баланс тех бюджетных учреждений (предприятий), которым фактически принадлежат. Отражение таких активов в балансе может привести к задвоению информации в случае сведения балансов бюджетных учреждений/ предприятий, поскольку тогда они будут показываться дважды:
- один раз – на балансе владельца;
- второй – на балансе того учреждения (предприятия), где находятся временно.
Бухучет указанных ценностей ведется по простой системе, согласно которой записи о поступлении, выбытии, использовании, продаже материальных ценностей, бланков документов строгой отчетности, образования условных прав и обязательств, списания с баланса имущества в результате недостачи, порчи и дебиторской задолженности проводятся только на одном забалансовом счете с указанием содержания и количественно-стоимостных показателей операции.
Забалансовые счета
На забалансовых счетах в соответствии с Порядком применения Плана счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденным приказом Минфина от 29.12.15 г. № 1219, учет ведется следующим образом (см. табл. 1).
Таблица 1.
Перечень и назначение забалансовых счетов
|
Номер и название счета |
Для чего предназначен |
|---|---|
|
1 |
2 |
|
01 «Арендованные основные средства и нематериальные активы» |
Для учета и обобщения информации об арендованных и полученных в пользование необоротных активах, в частности полученном в пользование авторском праве и смежных с ним правах, за пользование которыми уплачивается роялти |
|
02 «Активы на ответственном хранении» |
Для учета и обобщения информации относительно: |
|
03 «Бюджетные обязательства» |
Для учета и обобщения информации о размещении заказа, заключении договора, приобретении товара, услуги или осуществлении других аналогичных операций в течение бюджетного периода, по которым необходимо осуществить платежи в течение этого же периода или в будущем, в соответствии с бюджетными ассигнованиями |
|
04 «Непредусмотренные активы» |
Для учета переходящих призов, флагов, кубков, которые учреждены различными учреждениями и организациями и получены от них для награждения команд-победителей, в течение всего периода их нахождения у субъекта госсектора. Здесь накапливается информация о наличии непредусмотренных активов, относительно которых существует вероятность поступления экономических выгод в сумме ожидаемого возмещения убытков. Списываются непредусмотренные активы по мере того, как они признаются или не признаются во время решения вопросов относительно неопределенных будущих событий |
|
05 «Непредусмотренные обязательства, гарантии и обеспечения предоставленные» |
Для учета и обобщения информации о наличии потенциальных или непредусмотренных обязательств и движении предоставленных распорядителем бюджетных средств гарантий и обеспечений выполнения обязательств и платежей (отдельно по каждой предоставленной гарантии и обеспечению). Учет обеспечения осуществляется по стоимости, указанной в документах о предоставлении гарантий и обеспечений |
|
06 «Гарантии и обеспечения полученные» |
Для отражения наличия и движения полученных субъектом госсектора гарантий и обеспечений выполнения обязательств и платежей. Обеспечения учитываются по стоимости, указанной в документах о гарантиях и обеспечениях, по каждой полученной гарантии и обеспечению |
|
07 «Списанные активы» |
Для учета и обобщения информации о состоянии дебиторской задолженности, списанной с баланса в результате неплатежеспособности должников, и о суммах невозмещенных недостач и потерь от порчи ценностей, в т. ч. ценностей, не возвращенных учащимися и студентами, отчисленными согласно приказу, и т. п. Именно на этом счете учитывается задолженность в течение трех лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного состояния неплатежеспособных дебиторов |
|
08 «Бланки документов строгой отчетности» |
Для учета бланков документов строгой отчетности и путевок, полученных бесплатно от общественных, профсоюзных и других организаций |
|
09 «Переданные (выданные) активы в соответствии с законодательством» |
Для учета активов, переданных (выданных) согласно законодательству соответствующим категориям населения |
Отражение объектов забалансового учета
В мемориальном ордере (далее – МО) № 16 «Накопительная ведомость забалансового учета» отражается информация о поступлении и расходовании объектов забалансового учета. В частности, в графы 1–6 заносятся данные о поступлении (получении, предоставлении и т. п.), а в графы 7–12 – данные о выбытии (использовании, списании, возврате, уплате и т. п.) (см. табл. 2).
На конец каждого месяца в МО № 16 рассчитывается стоимость остатка объектов забалансового учета (гр. 5) по данным этой графы на начало месяца и записям, внесенным в эту графу в течение месяца, с учетом данных граф 8 и 11.
При необходимости МО № 16 продлевается дополнительными листами такого же содержания и формата (см. образец 1).
Таблица 2. Порядок составления МО № 16
|
Бухучет |
Первичный документ или источник |
Цель составления |
|---|---|---|
|
1
|
2
|
3
|
|
Дт/Кт соответствующего забалансового счета на котором отражается объект |
Документы, подтверждающие движение ценностей на забалансовых счетах |
Отражение на счетах бухучета информации о поступлении и выбытии в разрезе объектов забалансового учета |
Информация, не зафиксированная в МО № 1–16
МО № 17 применяется для отражения операций, которые не фиксируются в МО № 1–16, и для операций, по которым не нужно составлять накопительные ведомости и сводки (см. табл. 3). Таким МО присваиваются номера, начиная с МО № 17, за каждый месяц отдельно.
Таблица 3.
Порядок составления МО № 17
|
Бухучет |
Первичный документ или источник |
Цель составления |
|---|---|---|
|
1
|
2
|
3
|
|
Операции по расчетам, которые не нашли отражения в предыдущих МО |
По отдельным первичным документам или группам однородных первичных документов |
Отражение на счетах бухучета информации о поступлении и выбытии в разрезе объектов забалансового учета |
Корреспонденция субсчетов в МО № 17 зависит от характера операций, например, записи осуществляются по дебету одного субсчета и кредиту другого или дебету одного субсчета и кредиту нескольких субсчетов или, наоборот, по кредиту одного субсчета и дебету нескольких.
Отражение депонированной зарплаты и стипендий
Книга аналитического учета депонированной зарплаты и стипендий (далее – Книга) предназначена для учета депонированных сумм зарплаты и стипендий, которые отражаются на субсчете 6412 «Расчеты с депонентами».
Записи в Книгу осуществляют по каждому депоненту (с указанием фамилии, имени и отчества), и открывается она ежегодно заново.
С учетом этого в начале года в новую Книгу необходимо перенести остатки из прошлогодней Книги по каждому депоненту, которые были выведены на начало нового года. Понятно, что депонентская задолженность на 31 декабря в прошлогодней Книге и остатки на 1 января в новой Книге должны совпадать.
В графах 3–5 «Кредит (отнесено на счет депонентов)» соответственно приводят месяц, в котором образовалась депонентская задолженность, номера платежных ведомостей и суммы, а в графах 6–18 «Дебет – выплачено» напротив фамилии депонента записывают номер расходного кассового ордера (далее – РКО) или другого документа и выплаченную сумму.
|
Важно: на РКО по выплаченным депонентским суммам ставится штамп «Депонент». |
В конце месяца в Книге рассчитывают результаты по графам «Кредит (отнесено на счет депонентов)» и «Дебет – выплачено» и выводят остаток на начало будущего месяца. Такой остаток может быть только кредитовым.
Реестр депонированных сумм
Если бухучет ведется автоматизированно, то используется реестр депонированных сумм. Реестр составляется кассиром, который закрывает платежную ведомость за каждый период выплаты зарплаты, стипендий отдельно, и проверяется главным бухгалтером.
Работник субъекта госсектора, который ведет учет депонированной зарплаты, стипендий, на основании РКО, платежных поручений и бухгалтерских справок о списании задолженности, относительно которой срок исковой давности истек, делает отметку об уплате (перечислении, списании, переносе) депонированной зарплаты и стипендии (графы 7–10) и своей подписью подтверждает каждую отраженную операцию.
Бухгалтерская справка
Для исправления ошибок в первичных документах и учетных регистрах следует руководствоваться Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88. В нем, в частности, указано, что в тексте и цифрах первичных документов, учетных регистров и отчетности подчистки и необусловленные исправления не допускаются (п. 4.1).
Ошибки в учетных регистрах за прошлый отчетный период исправляются методом «сторно». Этот метод предусматривает составление бухгалтерской справки, в которую ошибка (сумма, корреспонденция субсчетов) вносится красными чернилами или со знаком «–», а исправление (сумма, корреспонденция субсчетов) – чернилами темного цвета.
Внесением этих данных в регистр бухучета и книгу «Журнал-Главная» в месяце, в котором выявлена ошибка, ликвидируется неправильная запись и отражаются правильная сумма и корреспонденция субсчетов.
В справке приводятся причина ошибки, ссылки на документы и учетные регистры, в которых допущена ошибка. Справку подписывает составивший ее работник и главный бухгалтер.
Книга «Журнал-Главная»
В соответствии с Порядком, утвержденным Приказом № 755, книга «Журнал-Главная» (Главная книга) предназначена для регистрации всех МО субъекта госсектора.
Учет в Главной книге ведется по субсчетам, предусмотренным Планом счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденным приказом Минфина от 31.12.13 г. № 1203, с учетом отраслевых особенностей и производственной необходимости относительно детализации учета хозяйственных операций субъекта госсектора.
Главная книга открывается в начале каждого отчетного года записями сумм остатков на счетах на начало года, в соответствии с балансом, и остатков на счетах этой книги за прошлый год.
Записи в книге отдельных МО осуществляются по мере их составления, но не позднее следующего дня, а во время составления МО (накопительных ведомостей) – один раз в месяц. Сумма МО переносится сначала в графу «Сумма оборотов по мемориальному ордеру», а затем по дебету и кредиту соответствующих субсчетов.
В конце месяца проверяется правильность записей по субсчетам в Главной книге. Для этого подытоживаются обороты по каждому субсчету и выводятся остатки на конец месяца в строке «Всего».
|
Важно: сумма оборотов за месяц по всем субсчетам (как по дебету, так и по кредиту) должна равняться итогу графы «Сумма оборотов по мемориальному ордеру». |
Главная книга дает возможность оперативно контролировать соблюдение требований принципа двойной записи о равенстве дебетовых и кредитовых оборотов и остатках на счетах. Неправильное отражение в МО той или иной операции приведет к искажению информации в Главной книге и сразу будет выявлено во время расчета оборотов за месяц и остатков на конец месяца по каждому счету.
Суммы, отраженные в Главной книге на конец отчетного периода, являются основанием для составления баланса бюджетного учреждения. Но сначала, пользуясь Типовой корреспонденцией субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами распорядителями бюджетных средств и государственными целевыми фондами, утвержденной приказом Минфина от 29.12.15 г. № 1219 (далее – Типовая корреспонденция), следует провести закрытие счетов доходов и расходов следующими бухгалтерскими проводками:
|
№ |
Содержание операции |
Бухгалтерский учет |
|
|
Дт |
Кт |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
1 |
Закрыты счета доходов |
7011 «Бюджетные ассигнования»; |
5511 «Финансовые результаты исполнения сметы отчетного периода» |
|
2 |
Закрыты счета расходов |
5511 |
8011, 8111 «Расходы на оплату труда»; |
В конце отчетного года перед составлением годовой отчетности в соответствии с Типовой корреспонденцией в бухучете необходимо сделать следующие записи:
|
№ |
Содержание операции |
Бухгалтерский учет |
|
|
Дт |
Кт |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
1 |
Включены суммы профицита отчетного периода в накопленные финансовые результаты |
5511 |
5512 «Накопленные финансовые результаты исполнения сметы» |
|
2 |
Включены суммы дефицита отчетного периода в накопленные финансовые результаты |
5512 |
5511 |
Все вышеперечисленные бухгалтерские проводки отражаются в МО № 17 (см. образец 2).
МО является основной формой бухучета субъектов госсектора. Все МО имеют типовые формы, а следовательно, бухгалтеры, которые надлежащим образом внесли изменения в типовые формы, могут их дополнять, с учетом специфики собственной деятельности.
Порядком составления МО предусмотрено, что в случае применения автоматизированной формы бухучета используются МО от № 1 до № 17 с отметкой «авт».
Аналогичные операции со средствами общего и специального фондов ведутся в отдельных МО, за исключением МО № 5.
В Главной книге в течение бюджетного года накапливаются все хозяйственные операции, осуществленные субъектом госсектора, что позволяет проводить анализ и осуществлять контроль за его деятельностью и ведением бухучета.
Комментарии к материалу