Увольнение работника в связи со смертью

Оплата труда и кадровые вопросы работников образования

Смерть работника - всегда потеря как для его семьи и близких, так и для экономики в целом. А в наше время такие потери увеличиваются, и у работодателей все чаще возникают вопросы относительно увольнения умерших работников. Что должен делать кадровик в такой ситуации, рассмотрим в статье.

Приказ об увольнении работника в связи с его смертью

Прекращение трудового договора следует оформлять приказом (распоряжением) работодателя. Напомним, что приказ об увольнении в связи со смертью можно составить:

• по типовой форме № П-4, утвержденной приказом Госстата от 05.12.2008 № 489;
• по форме, отличной от типовой, составленной в соответствии с требованиями ДСТУ 4163:2020.

Основанием для приказа будет свидетельство о смерти работника, выданное государственным органом регистрации актов гражданского состояния. Такое свидетельство изготовляют типографским способом по единому для всего государства образцу. Оно имеет индивидуальные серию и номер. Форма и правила заполнения свидетельства о смерти утверждены постановлением КМУ от 10.11.2010 № 1025 «Об утверждении образцов актовых записей гражданского состояния, описаний и образцов бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния».

Получив свидетельство о смерти работника, кадровик должен сделать две копии, а именно для:

• оформления приказа;
• назначения помощи на погребение.

Приказ о прекращении трудового договора (см. образец 1) подписывается руководителем учреждения. Подписанный приказ регистрируют в Журнале регистрации приказов по кадровым вопросам длительного срока хранения, где проставляют дату регистрации и регистрационный индекс.

В дальнейшем копию приказа следует передать в бухгалтерию под подпись в графе «Куда направлены копии (извлечения)» Журнала регистрации приказов по кадровым вопросам длительного срока хранения (с указанием даты передачи копии приказа). Документ приобщают к делу с приказами по кадровым вопросам длительного срока хранения.

Обратите внимание! КЗоТ не содержит отдельную норму относительно прекращения трудового договора в связи со смертью работника, поэтому в приказе ее не указываем. В ноябре 2021 года на рассмотрение Верховной Рады был внесен законопроект № 6323, разработанный с целью устранения такого пробела в трудовом законодательстве. Однако на данный момент законопроект так и имеет статус «Предоставлено для ознакомления».

Образец 1

Оформление итогового табеля

Лицо, ответственное за ведение табеля учета рабочего времени, оформляет на умершего работника итоговый табель и передает его в бухгалтерию.

Обычно приказ о прекращении трудового договора издают не сразу после смерти работника, а спустя некоторое время. Например:

• работник умер в результате продолжительной болезни либо во время отпуска или длительное время не появлялся на работе и с ним не удавалось установить связь, а близкие вовремя не сообщили работодателю о смерти работника;
• работодателю стало известно о смерти работника, но не было оснований прекратить трудовые отношения (свидетельства о смерти).

Даже если известно, что работник умер, лицо, ответственное за ведение табеля, должно продолжать ежедневно вносить в табель отметки, которые отвечают причине отсутствия работника на работе. Только после издания приказа о прекращении трудовых отношений с умершим можно прекратить ежедневное табелирование работника и составить итоговый табель.

Для отражения достоверностих данных в табеле о дате прекращения трудового договора работник кадровой службы должен сообщить необходимую информацию лицу, ответственному за ведение табеля. Далее следует оформить личную карточку типовой формы № П-2 работника, который умер.

Запись об увольнении в трудовой книжке

Трудовую книжку умершего работника следует заполнять по общим правилам, определенным Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.1993 № 58 (далее – Инструкция № 58), с учетом специальных требований, изложенных в п. 4.3 этой Инструкции (см. образец 2).

Образец 2

Кому и как выдать трудовую книжку умершего работника

В случае смерти работника его трудовую книжку выдают на руки ближайшим родственникам под расписку или посылают по почте по их требованию (п. 4.3 Инструкции № 58). Если муж, жена или другой член семьи умершего работника хочет получить его трудовую, то должен предоставить кадровику:

• паспорт или другой документ, который подтверждает личность;
• документ, который подтверждает родственную связь с умершим (свидетельство о бракосочетании, свидетельство о рождении и т. п.).

Случается, что по предоставленным документам невозможно установить родственную связь. Например, ребенок умершего менял фамилию, имя или отчество. В таком случае лицо должно предоставить другие документы, а именно:

• свидетельство о бракосочетании и/или разводе;
• свидетельство о смене фамилии, имени, отчества и т. п.

Трудовую книжку умершего работника следует выдавать на основании письменного заявления члена семьи с приобщенными к ней копиями документов, которые подтверждают родственную связь.

Обратите внимание! Родственники могут предоставить как заверенные нотариально копии необходимых документов, так и оригиналы, которые будут удостоверены в принятом в учреждении порядке.

Далее родственник дает расписку в получении трудовой книжки, в которой должны быть указаны:

• фамилия, имя, отчество;
• адрес;
• паспортные данные;
• дата получения трудовой книжки с записью фамилии, имени, отчества умершего работника;
• личная подпись.

Кадровик в графе «Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні» Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним следует вписывать дату выдачи трудовой книжки родственнику, а в графе «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» может, например, указать: «Розписка від 05.08.2022».

В случае если на основании заявления родственника умершего трудовую книжку надо пересылать по почте, в графе «Дата и основание выдачи работнику трудовой книжки при увольнении» следует указать дату и номер квитанции письма и сделать отметку: «Відправлено поштою на підставі заяви».

В графе «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» по почтовому уведомлению о вручении необходимо написать дату получения трудовой книжки по почте.

Далее нужно поставить отметку о выдаче трудовой книжки родственникам в личной карточке типовой формы № П-2.

Выплата сумм, которые причитаются умершему работнику, и завершение личного дела

Суммы заработка, больничных, возмещений в связи с увечьем или другим повреждением здоровья, которые причитались умершему работнику, но не были им получены при жизни, передаются членам его семьи, а в случае их отсутствия – входят в состав наследства в соответствии со ст. 1227 Гражданского кодекса (далее – ГК).

Итак, в случае смерти работника указанные выплаты должны быть выданы членам его семьи, то есть лицам, которые проживали вместе с ним и были связаны с умершим кровными узами или браком. Если у умершего работника не было семьи, суммы этих выплат входят в состав наследства и могут быть получены наследниками только после предъявления свидетельства о праве на наследство (ст. 1227 ГК).

Документом, который подтверждает право лица на наследство от умершего, является свидетельство о праве на наследство, выданное в соответствии с Законом от 02.09.1993 № 3425-ХІІ «О нотариате».

После прекращения трудового договора с умершим работником следует завершить его личное дело. Личное дело умершего работника следует хранить в кадровой службе в течение двух лет после прекращения трудового договора в связи со смертью, после чего его нужно передать в архивное подразделение (архив) учреждения.