В какой срок и какой список документов предоставляет юридическое лицо для проведения документальной проверки?

Согласно статье 80 Гражданского кодекса Украины, юридическим лицом является организация, созданная и зарегистрированная в установленном законом порядке. Юридические лица могут создаваться в форме обществ, учреждений и других формах, установленных законом (статья 83 ГКУ).

Право на проведение контролирующими органами документальных (плановых или внеплановых, выездных или невыездных) проверок предусмотрено подпунктом 20.1.4 пункта 20.1 статьи 20 и пунктом 75.1 статьи 75 НКУ.

В то же время, статьей 5 Закона Украины от 08 июля 2010 г. № 2464-VI «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» установлено право органов ГНС на проведение проверки плательщика относительно правильности начисления и уплаты единого взноса. Такие документальные проверки проводятся в порядке, установленном НКУ.

Подпунктами 20.1.2, 20.1.6 и 20.1.14 пункта 20.1 статьи 20 НКУ установлено, что контролирующие органы имеют право, в частности:

• для осуществления функций, определенных законом, получать безвозмездно от налогоплательщиков, в том числе благотворительных и других неприбыльных организаций, всех форм собственности в порядке, определенном законодательством, справки, копии документов, заверенные подписью плательщика или его должностным лицом и скрепленные печатью (при наличии ), о финансово-хозяйственной деятельности, полученных доходах, расходах налогоплательщиков и другой информации, связанной с исчислением и уплатой налогов, сборов, платежей, о соблюдении требований законодательства, осуществление контроля за которым возложено на контролирующие органы, а также финансовую и статистическую отчетность в порядке и по основаниям, определенным законом;
• запрашивать и изучать при проведении проверок первичные документы, используемые в бухгалтерском учете, регистры, финансовую, статистическую и другую отчетность, связанную с исчислением и уплатой налогов, сборов, платежей, выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы;
• в случае выявления нарушения требований налогового или иного законодательства Украины, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, посылать налогоплательщикам письменные запросы о предоставлении заверенных должным образом копий документов.

Согласно пункту 44.1 статьи 44 НКУ установлено, что для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, информации, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, определенными абзацем первым пункта 44.1 статьи 44 НКУ.

Требования статьи 44 НКУ по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, применяются также к нерезидентам, осуществляющим хозяйственную деятельность на территории Украины через постоянное представительство (независимо от наличия у нерезидента зарегистрированного (аккредитованного, легализованного) обособленного подразделения), и к иностранным юридическим лицам, определенным в подпункте 133.1.5 пункта 133.1 статьи 133 НКУ.

Согласно пункту 85.2 статьи 85 НКУ налогоплательщик обязан предоставить должностным (должностным) лицам контролирующих органов в полном объеме все документы, принадлежащие или связанные с предметом проверки. Такая обязанность возникает у налогоплательщика после начала проверки.

При этом крупный налогоплательщик по запросу контролирующего органа обязан также предоставить должностным (должностным) лицам контролирующих органов средствами электронной связи в электронной форме с соблюдением требований законов Украины от 22 мая 2003 года № 851-IV «Об электронных документах и ​​электронном документообороте» » и от 05 октября 2017 года № 2155-VIII «Об электронной идентификации и электронных доверительных услугах» копии таких документов, создаваемых им в электронной форме по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых) обязательств), первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, не позднее двух рабочих дней, следующих за днем ​​получения запроса.

Для налогоплательщиков, которые в соответствии с пунктом 85.2 статьи 85 НКУ обязаны предоставлять информацию в электронном виде, общий формат и порядок подачи такой информации определяются центральным органом исполнительной власти, который обеспечивает формирование и реализует государственную финансовую политику. В случае неустановления электронного формата и порядка предоставления такой информации налогоплательщик освобождается от обязанности представления ее в электронной форме.

Документы, содержащие коммерческую тайну или конфиденциальные, передаются отдельно с указанием должностного (должностного) лица, их получившего. Передача таких документов для их осмотра, изучения и возвращения оформляются актом в произвольной форме, который подписывают должностное (служебное) лицо контролирующего органа и налогоплательщик (его представитель) (пункт 85.3 статьи 85 НКУ).

Следовательно, юридическое лицо относительно которого началась документальная проверка (плановая или внеплановая) должно с первого дня проверки предоставлять должностному лицу контролирующего органа в полном объеме оригиналы документов за период, подлежащий проверке, и по вопросам, относящимся к предмету проверки, в частности, но не исключительно : регистры налогового и бухгалтерского учета, финансовой и другой отчетности, договоры на поставку товаров (выполнение работ или оказание услуг), акты выполненных работ (оказанных услуг), накладные, выписки банка о движении денежных средств, трудовые договоры (контракты), ведомости начисления и выплаты заработной платы, лицензии и другие документы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности.

Наряду с этим, согласно требованиям пункта 85.4 статьи 85 НКУ, при проведении проверок должностные (должностные) лица контролирующего органа вправе получать у налогоплательщиков должным образом заверенные копии первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) объектов налогообложения, неуплату налогов, сборов, платежей, нарушение требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы. Такие копии должны быть заверены подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии).

Соответствующий запрос на получение копий документов должен быть подан должностным (должностным) лицом контролирующего органа не позднее чем за пять рабочих дней до даты окончания проверки.

Также, пунктом 85.8 статьи 85 НКУ предусмотрено, что должностное (служебное) лицо контролирующего органа, проводящее проверку, в случаях, предусмотренных НКУ, имеет право получать от налогоплательщика или его законных представителей копии документов, относящихся к предмету проверки. Такие копии должны быть заверены подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии).

Кроме того, согласно пункту 44.6 статьи 44 НКУ, в случае если до окончания проверки или в сроки, определенные в пункте 86.7 статьи 86 НКУ, налогоплательщик не предоставляет должностным лицам контролирующего органа, производящим проверку, документы (независимо от причин такого непредоставления, кроме случаев выемки документов или иного изъятия правоохранительными органами), подтверждающих показатели, отраженные таким налогоплательщиком в налоговой отчетности, считается, что такие документы отсутствовали у такого налогоплательщика на время составления такой отчетности.

Если налогоплательщик после окончания проверки и до принятия решения контролирующим органом по результатам такой проверки предоставляет в порядке пункта 86.7 статьи 86 НКУ документы, подтверждающие показатели, отраженные таким налогоплательщиком в налоговой отчетности, не предоставленные во время проверки, такие документы должны быть учтены контролирующим органом при рассмотрении им вопроса о принятии решения.

Согласно пункту 44.7 статьи 44 НКУ, в случае если должностное лицо контролирующего органа, осуществляющего проверку, отказывается по каким-либо причинам от учета документов, предоставленных налогоплательщиком при проведении проверки, налогоплательщик имеет право до окончания проверки отправить письмо с уведомлением вручение и с описанием вложенного или предоставить непосредственно в контролирующий орган, который проводит проверку, копии таких документов (заверенные печатью налогоплательщика (при наличии печати) и подписью налогоплательщика – физического лица или должностного лица налогоплательщика – юридического лица).

В случае если при проведении проверки налогоплательщик предоставляет документы менее чем за три дня до дня ее завершения или когда присланные в предусмотренном абзацем первым пункта 44.7 статьи 44 НКУ порядка документы поступили в контролирующий орган менее чем за три дня до дня завершения проверки, проведение проверки продлевается на срок, определенный статьей 82 НКУ.

В случае если присланные в предусмотренном абзацем первым пункта 44.7 статьи 44 НКУ порядка документы поступили в контролирующий орган после завершения проверки, контролирующий орган имеет право не принимать решения по результатам проведенной проверки и назначить внеплановую документальную проверку такого налогоплательщика.

В то же время, согласно подпункту 69.28 пункта 69 подраздела 10 раздела ХХ «Переходные положения» НКУ, установлено, что к налогоплательщикам/налоговым агентам, которые осуществляли деятельность на территориях активных боевых действий или на временно оккупированных Российской Федерацией территориях Украины и не могут предъявить первичные документы, на основании которых осуществляется учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, в виде исключения из положений статьи 44 НКУ применяются специальные правила для подтверждения данных, определенных в налоговой отчетности.

Основаниями невозможности предъявления первичных документов является потеря (уничтожение или испорчение) первичных документов или нахождение их на территориях, на которых ведутся (велись) боевые действия, и на временно оккупированных Российской Федерацией территориях Украины, в случае если их невозможно вывезти или их вывоз связано с риском для жизни или здоровья налогоплательщика, физических лиц или невозможно в связи с административными препятствиями, установленными органами власти.

В случае потери и/или невозможности вывоза первичных документов налогоплательщик/налоговый агент представляет в контролирующий орган в произвольной форме уведомление о невозможности вывоза первичных документов, подписанное руководителем предприятия и главным бухгалтером, в котором указываются: обстоятельства, приведшие к потере и/или невозможности вывоз первичных документов, налоговые (отчетные) периоды, а также общий перечень первичных документов (по возможности – с указанием реквизитов).

https://zp.tax.gov.ua