Как оформить заявку на обеспечение копиями документов страхового фонда?

Пользователь в случае потери, порчи или недоступности правника (оригинала) документа и при наличии документа страхового фонда документации (далее – СФД) оформляет и направляет сопроводительным письмом заявку в региональный центр СФД, в зоне ответственности которого он находится, или непосредственно в Государственную архивную службу Украины (далее – Укргосархив) (ул. Соломенская, 24, г. Киев, 03110). Списокрегиональных центров СФД.

Региональный центр СФД передает заявку в Укргосархив, готовящий задачу на изготовление копий документов страхового фонда. При этом определяется производитель работ (база хранения или региональный центр СФД).

Форма заявки на обеспечение копиями документов страхового фонда.

Пример составления заявки по обеспечению документами страхового фонда на изделие

Пример подачи заявки по обеспечению документами страхового фонда на объект

Пример составления сопроводительного письма пользователя для отправки заявки

Примечание 1. Если поставщик документов не подчиняется пользователю, заявку дополнительно утверждают в министерстве или органе исполнительной власти по подчиненности поставщика документов (при чрезвычайной ситуации дополнительное утверждение разрешено подтвердить по факсу или другому виду факсимильной связи в течение суток после получения заявки предприятием СФД).

Примечание 2. Если запрашиваемые документы СФД принадлежат поставщику документов, заявку утверждают у поставщика документов.

Примечание 3. В случае смены пользователя (собственника) необходимо к заявке прилагать документы, подтверждающие право собственности, или разрешение пользователя (собственника) на изготовление документов страхового фонда, заверенные в установленном законом порядке.

Пример составления письма-разрешения владельца объекта

Заявка на обеспечение копиями документов страхового фонда, имеющих гриф ограничения доступа, должна содержать сведения о специальном разрешении на проведение пользователем деятельности, связанной с государственной тайной (номер и дата выдачи, категория режима секретности).

archives.gov.ua