Как и сколько времени хранятся электронные документы

Для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Нормы установлены п. 44.1 ст. 44 Налогового кодекса Украины (далее - НКУ).

Налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных п. 44.1 ст. 44 НКУ, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение определенных законодательством сроков, но не менее 1095 дней (2555 дней - для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со ст.ст. 39 и 39 прим. 2 НКУ) со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредставления - с предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности и документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, - не менее 1095 дней со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции (для соответствующих разрешительных документов - не менее 1095 дней со дня окончания срока их действия) (п. 44.3 ст. 44 НКУ).

В случае ликвидации налогоплательщика документы, определенные п. 44.1 ст. 44 НКУ, за период деятельности налогоплательщика не менее 1095 дней (2555 дней - для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со ст. 39 и 39 прим. 2 НКУ), предшествовавших дате ликвидации плательщика налогов, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

Предусмотренные п. 44.3 ст. 44 НКУ сроки хранения документов продлеваются на период приостановления отсчета срока давности в случаях, предусмотренных п. 102.3 ст. 102 НКУ.

Если документы, указанные в п. 44.1 ст. 44 НКУ, связанные с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и / или решения дела судом, но не менее сроков, предусмотренных п. 44.3 ст. 44 НКУ (п. 44.4 ст. 44 НКУ).

Наряду с этим, сроки хранения типовых документов, создаваемых в ходе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, определены приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 № 578/5 с изменениями и дополнениями.

Таким образом, налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных п. 44.1 ст. 44 НКУ, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение определенных законодательством сроков, но не менее определен ст. 44 НКУ.

Согласно ст. 13 Закона Украины от 22 мая 2003 года № 851-IV «Об электронных документах и ​​электронном документообороте» (далее - Закон № 851) с изменениями и дополнениями субъекты электронного документооборота должны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях.

Срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге.

В случае невозможности хранения электронных документов на электронных носителях информации в течение срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге, субъекты электронного документооборота должны принимать меры по дублированию документов на нескольких электронных носителях информации и осуществлять их периодическое копирование в соответствии с порядком учета и копирования документов, установленного законодательством. Если невозможно выполнить указанные требования, электронные документы должны храниться в виде копии документа на бумаге (в случае отсутствия оригинала этого документа на бумаге). При копировании электронного документа с электронного носителя информации обязательно осуществляется проверка целостности данных на этом носителе.

При хранении электронных документов обязательно соблюдение следующих требований:

1. информация, содержащаяся в электронных документах, должна быть доступной для дальнейшего использования;
2. должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен;
3. при наличии должна храниться информация, которая позволяет установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения.

Субъекты электронного документооборота могут обеспечивать соблюдение требований по хранению электронных документов путем использования услуг посредника, в том числе архивного учреждения, если такое учреждение соблюдает требования этой статьи. Создание архивов электронных документов, представление электронных документов в архивные учреждения Украины и их хранение в этих учреждениях осуществляется в порядке, определенном законодательством.

Частью третьей ст. 8 Закона Украины от 16 июля 1999 года № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» с изменениями и дополнениями установлено, что ответственность, в частности, за сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет несет уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием, или владелец в соответствии с законодательством и учредительными документами.

Итак, электронные формы первичных документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (кроме единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование), а также архив файлов отчетности, представленной контролирующим органам в электронном виде, должны храниться плательщиками налога на электронных носителях информации в форме, позволяющей осуществить проверку их целостности на этих носителях, в течение срока, установленного законодательством для хранения соответствующих документов на бумаге.

dp.tax.gov.ua