10 главных новаций по оформлению документов согласно нового ГСТУ

1. Сферой применения ГСТУ 4163:2020, в отличие от ГСТУ 4163:2003, является организационно-распорядительные документы независимо от носителя информации, то есть стандарт определяет состав и содержание постоянной информации реквизитов для организационно-распорядительных документов независимо от носителя информации (бумажный, электронный) . ГСТУ 4163:2003 не распространялся на процессы создания и оборота электронных организационно-распорядительных документов.

2. В ГСТУ 4163:2020 изменился состав реквизитов документов, а именно: сейчас ГСТУ 4163:2020 не предусматривает использование такого реквизита как «изображение наград», изменилась нумерация реквизитов, новым в перечне является реквизит 28 «отметка об ознакомлении с документом». Несмотря на указанные изменения в составе реквизитов, общее количество реквизитов осталась неизменной - 32.

3. Новым является детализация состава справочных данных о юридическом лице, а именно детализация состава реквизитов почтового адреса - установлена четкая последовательность реквизитов: название улицы, номер дома, номер корпуса или офиса (при необходимости), название населенного пункта, района, области, почтовый индекс.

Также ГСТУ 4163:2020 предусмотрел допустимость указания в справочных данных двух адресов: юридической (указанной в ЕГРПОУ) и фактической (для переписки), если местонахождение юридического лица отличается от адреса фактического осуществления деятельности или размещения офиса.

4. Важным является закрепление в ГСТУ 4163:2020 требования о соответствии места составления документа наименованию населенного пункта согласно Классификатору объектов административно-территориального устройства Украины. Например, г. Днепр; пгт Гостомель Киевской области; пос. Степное Фастовского района Киевской области; с. Березовка Макаровского района Киевской области. Однако, в случае указания в этом реквизите столицы «Киев» сокращение «м.» не применяют.

5. Также в ГСТУ 4163:2020 четко указано, что датировке подлежат все служебные отметки, проставленные на документе, а именно: виза, резолюция, отметка о заверении копии документа, отметка о поступлении документа к юридическому лицу, отметка о выполнении документа и отметка о ознакомлении с документом.

6. При применении в текстах нормативно-правовых актов и ссылках на них и в документах, содержащих сведения финансового характера, словесно-цифрового образа указания дат ГСТУ 4163:2020 предусмотрел проставление нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру.

7. Детализированным является положение в ГСТУ 4163:2020 о регистрационном индексе документа, а именно стандарт предусмотрел состав регистрационного индекса, способ отделения составных частей регистрационного индекса друг от друга, привел наглядные примеры.

8. Существенными стали и изменения в составе реквизита «подпись». ГСТУ 4163:2020 установил, что подпись должна содержать наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись (кроме электронных документов), имя и фамилию. Кроме того, фамилия (в составе любого реквизита) печатается прописными буквами. Инициалы лица, использование которых предполагалось в ГСТУ 4163:2003, сейчас не используются.

9. Важными являются положения ГСТУ 4163:2020, связанные с обеспечением функционирования украинского языка как государственного. Стандарт 2020 устанавливает, что документы составляют на государственном языке, кроме случаев, предусмотренных законодательством о языках в Украине. А документы, адресованные государственным органам, составляют только на украинском языке.

10. Кроме указанного, весомыми изменениями ГСТУ 4163:2020 стали требования к изготовлению документов, а именно требования по использованию шрифтов размерами 8-12, 12-14 и 14-16, использования межстрочных интервалов и соблюдать соответствующие отступлений от границы левого поля документа.

Новыми являются и требования по способу печатания документов: тексты документов постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения печатают на одной стороне листа. Документы временного срока (до 10 лет включительно) хранения можно печатать на лицевой и обратной стороне листа.

Для соответствующих субъектов при работе с документами обязательным также является соблюдение требований и Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» и Типовой инструкции по документированию управленческой информации в электронной форме и организации работы с электронными документами в делопроизводстве, электронного межведомственного обмена и Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Кабинета Министров Украины от 17 января 2018 г. № 55, а также требований собственных инструкций по делопроизводству.

psjust.gov.ua