Учет расходов на подписку электронных периодических изданий

Электронные периодические издания в последнее время приобретают все большую популярность среди работников бюджетных учреждений. В связи с этим возникает вопрос: по какому КЭКР осуществлять расходы на их подписку: 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь» (так же, как на подписку бумажной версии издания) или 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)» – как оплату информационных услуг. Разберемся в нем подробно.

Что такое электронное издание

В соответствии с пп. 2.2.1 п. 3 Инструкции по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Минфина от 12.03.12 г. № 333 (далее – Инструкция № 333), расходы по приобретению или подписке на периодические, справочные, информационные издания, приобретение и изготовление учебников и книг проводятся по КЭКР 2210.

Ранее о формате указанных изданий (бумажный или электронный) в Инструкции № 333 ничего не было сказано. Однако после внесения изменений в нее согласно приказу Минфина от 14.02.17 г. № 135 упомянутый подпункт после слов «информационных изданий» дополнен словами «в том числе электронных». Это значит, что расходы по подписке на электронные и бумажные издания следует проводить по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь».

В соответствии с ДСТУ 7157:2010 «Издания электронные» электронное издание – это электронный документ, который прошел редакционно-издательскую обработку, имеет исходные сведения и предназначен для распространения в неизменном виде.

Чтобы оформить подписку на электронные издания, нужно минимум времени и усилий, выделяя такие этапы: заключение договора (редакция отправляет на e-mail); оплата подписки (оформление договора и счета на оплату); получение доступа к электронной версии журналов на соответствующий период (пароль или код).

В договоре и счете на оплату нужно написать «подписка на периодические электронные издания» или «подписка на электронные газеты (журналы)».

Заметим: распорядители бюджетных средств для закупки периодических изданий могут предусматривать в договорах о закупке товаров, работ и услуг за бюджетные средства в соответствии с надлежащим образом оформленным решением главного распорядителя бюджетных средств предварительную оплату на срок не более одного года (пп. 5 п. 1 постановления КМУ от 23.04.14 г. № 117 «Об осуществлении предварительной оплаты товаров, работ и услуг, которые закупаются за бюджетные средства»). Обычно главные распорядители дают разрешение на предоплату, издав соответствующий приказ в начале бюджетного года.

Бюджетные учреждения могут оформлять договор на подписку на месяц, квартал, на полгода, на год. В зависимости от периода подписки в бухучете такие операции будут отражаться на разных счетах.

Бухгалтерский учет

Стоит заметить, что в бухучете операции по подписке на электронную версию журнала отражаются такими же бухгалтерскими проводками, как и печатной версии журнала.

Если подписка оформлена на полгода или на год, то согласно Плану счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденному приказом Минфина от 31.12.13 г. № 1203, она отражается на субсчете 2911 «Расходы будущих периодов распорядителей бюджетных средств», предназначенном для учета и обобщения информации относительно осуществленных расходов в отчетном периоде, которые подлежат отнесению на расходы в будущих отчетных периодах. По дебету этого субсчета отражается накопление расходов будущих периодов, по кредиту – списание (распределение) расходов будущих периодов и включение их в состав расходов отчетного периода.

К расходам будущих периодов бюджетные учреждения относят такие расходы: уплаченные авансом арендные платежи (за несколько отчетных периодов), стоимость подписки на периодические издания (квартал, полугодие, год) и т. п.

В Типовой корреспонденции субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами распорядителями бюджетных средств и государственными целевыми фондами, утвержденной приказом Минфина от 29.12.15 г. № 1219 (далее – Приказ № 1219), нет информации по учету подписки на периодические электронные издания. Поэтому бюджетное учреждение, руководствуясь Порядком применения Плана счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденным Приказом № 1219, может самостоятельно определить корреспонденцию субсчетов для подписки на периодические электронные издания в приказе об учетной политике (рекомендовано оформить это как приложение к приказу об учетной политике).

Пример 1
Бюджетное учреждение в 2017 году оформило подписку на электронное издание раздела «Бюджет» сайта uteka.ua (далее – uteka.ua) на первое полугодие 2017 года. Стоимость подписки на месяц – 174 грн., а на первое полугодие – 1 044 грн. Оплата осуществлена в январе.

В бухучете указанная операция отражается следующими проводками (см. таблицу).

(грн.)

Если подписка оформлена на месяц или на квартал, то счет 2911 «Расходы будущих периодов распорядителей бюджетных средств» не используется, поскольку в таком случае расходы признаются в текущем отчетном периоде и учитываются на счете 8013 «Материальные расходы».

Пример 2
Бюджетное учреждение в январе 2017 года оформило подписку на uteka.ua на квартал 2017 года. Стоимость подписки на месяц – 174 грн. Денежные средства в сумме 522 грн. перечислены в январе 2017 года.

В бухучете указанная операция отражается следующими проводками:

(грн.)

Выводы

Операции по учету расходов будущих периодов по оформлению подписки на электронные периодические издания регистрируются в мемориальном ордере № 4 «Накопительная ведомость по расчетам с прочими дебиторами» типовой формы № 408 (бюджет) согласно Инструкции о формах мемориальных ордеров бюджетных учреждений и порядке их составления, утвержденной приказом Госказначейства от 27.07.2000 г. № 68.