Проектная заявка на грант: правила составления

Гранты как источник дополнительного финансирования

Для участия в грантовой программе и получения необходимых для решения определенной проблемы средств недостаточно лишь найти нужного грантодателя. Решающим условием является правильность и полнота подготовки соответствующей проектной заявки согласно требованиям грантового конкурса.

Необходимая предпосылка составления проектной заявки учреждения-соискателя для участия в грантовом конкурсе – детальное изучение условий предоставления грантодателями-донорами финансовой помощи. Большинство грантов предоставляются по результатам грантовых программ-конкурсов, которые объявляются для неприбыльных организаций, во время которых поданный учреждением-соискателем проект должен пройти определенную процедуру проверки.

Следует заметить, что в течение последних нескольких десятков лет в сфере оказания благотворительной помощи наработаны определенные процедуры и методологии подготовки проектов и управления ими. Знание основных принципов и изучение накопленного опыта их применения соискателями-новичками уменьшает риск допущения ошибок при составлении проектных заявок, что, безусловно, повышает шансы на получение грантовых средств. Конечно, одним из действенных способов качественной подготовки проектной заявки на конкурс является обращение за помощью к специалистам по фандрайзингу (привлечению средств). Однако при надлежащем подходе и соблюдении определенных правил это может быть сделано и собственными силами работников бюджетного учреждения.

Практика свидетельствует, что правильно подготовленный проект является обязательным условием успешного получения гранта. Как правило, в объявлении о проведении конкурса на получение гранта доноры-грантодатели указывают, какой пакет документов и в какой форме должны подавать соискатели.

Впрочем, несмотря на то, что каждый грантодатель может выдвигать свои требования, существует определенный универсальный формат проектной заявки. Он содержит все возможные разделы, которые встречаются в конкурсных условиях различных грантодателей. С их перечнем, кратким описанием содержания и типичными ошибками, возникающими при составлении заявки, и предлагаем вам ознакомиться.

Оформляем титульный лист

Практика фандрайзинга показывает, что большинство грантодателей предоставляют собственный образец заполнения титульного листа или же требуют ограничить его объем одной страницей. Несмотря на это, титульный лист является чрезвычайно важным элементом проектной заявки, своеобразной визиткой учреждения-соискателя, поскольку должен содержать всю необходимую для грантодателя информацию: названия проекта и учреждения-заявителя, имя его руководителя, географию реализации проекта (территорию, где будет реализован проект), срок выполнения и стоимость. Если по условиям подачи проекта грантодатель не требует наличия «титула», все же его лучше подать — так экспертам, которые будут изучать заявку, будет легче понять, с кем они имеют дело.

Готовим аннотацию проекта

Аннотация проекта (иногда может иметь название «резюме проекта») следует за титульным листом и содержит краткое изложение основной сути проекта. Как правило, большинство экспертов-грантодателей в первую очередь знакомятся с аннотацией и, если она произведет на них надлежащее впечатление, переходят к дальнейшему изучению проектной заявки. Исходя из этой практики, желательно, чтобы аннотация была максимально четкой, конкретной и выразительной. Собственно, аннотация служит для убеждения грантодателя в важности и привлекательности вашего проекта. Именно в этом разделе можно сжато презентовать проект и побудить донора отдать предпочтение именно ему. Из изложенного в нем эксперты должны точно понять, чего вы хотите.

Обычно аннотация содержит одно-два предложения, информирующих:

• об учреждении, направляющем проект, и его исполнителе в случае получения гранта;
• о проблеме, требующей решения (на что пойдут средства);
• сроке выполнения проекта и территории, на которой он будет реализовываться;
• цели и задаче проекта (конечный результат);
• методах и ресурсах выполнения проекта;
• стоимости проекта, собственного взноса учреждения-соискателя (если он предусматривается) и сумме, которую запрашивают у донора.

Специалисты рекомендуют готовить аннотацию в последнюю очередь, когда будут написаны все остальные разделы проектной заявки. Это позволит охарактеризовать ваш проект максимально четко.

Вступление

Во вступительном разделе проектной заявки нужно предоставить сведения об учреждении – соискателе гранта. По общему правилу, грантодатели финансируют проект, исходя не только из его качества и значимости, но и из репутации заявителя. Поэтому во вступлении учреждение-соискатель должно обосновать свою надежность и объяснить, почему именно его заявка заслуживает поддержки донора. При этом объем вступления должен варьировать в пределах 0,5–2 страниц.

Следует отметить, что на вступительный раздел обращается не менее пристальное внимание, чем, скажем, на бюджет проекта. Поэтому он должен быть написан так, чтобы у грантодателя не возникало сомнений по поводу возможности учреждения – соискателя гранта реализовать проект и распорядиться деньгами надлежащим образом. Кроме того, необходимо учитывать и следующее обстоятельство: потенциальные доноры должны избираться по их возможной заинтересованности в учреждениях вашего типа (например, спортивный клуб, школа и т. п.) и в соответствующих проектах их поддержки. Поэтому следует использовать этот раздел для обоснования связи между вашими интересами и интересами грантодателя.

Очерчиваем проблемы для решения

Раздел «Проблемы для решения» должен точно определять проблему (потребность), которую ваше учреждение намерено решить с помощью представленного проекта. Попробуйте поставить себя на место донора: по его мнению, проект должен удовлетворить конкретную потребность в определенной сфере. При составлении этого раздела следует указать причины, которые побудили учреждение-соискателя к разработке проекта, проблемы, которые должны быть решены путем его реализации.

Определяем цель проекта

Логическое построение заявки – это признак надлежащим образом подготовленного проекта. Поэтому предыдущий раздел должен логично связываться с разделом «Цель проекта». В частности, цель проекта является общей декларацией того, что должно быть сделано, назначения проекта и ожидаемого конечного результата, то есть, что будет результатом реализации предоставленного в нем плана.

Описываем методы реализации проекта

Раздел «Методы реализации проекта» содержит описание видов деятельности или мероприятий, которые необходимо осуществить для получения желаемых результатов при помощи грантовых средств. В нем должны быть разъяснены два главных момента:

• стратегия достижения желаемых результатов;
• пояснение выбора именно этой стратегии.

Следует отметить, что освещение последнего требует изучения опыта проектов, аналогичных проекту, который готовится учреждением-соискателем.

Таким образом, в данном разделе обосновывается выбор методов для реализации проекта, что именно должно быть сделано и кем, в какие сроки и в какой последовательности, какие ресурсы будут использованы. При этом ваш подход к решению проблемы должен выглядеть для донора привлекательным. Следует помнить, что с помощью грантов финансируется не сама проблема, а ее решение. Причем не в целом, а под конкретную цепь событий, мероприятий, которые предусматриваются проектом.

Характеризуем целевую аудиторию проекта

Раздел «Целевая аудитория» определяет количество участников проектных мероприятий, а также принципы их отбора. Иными словами, нужно четко указать, кто будет получателем преференций от реализации проекта (например, ученики музыкальной школы и преподаватели, участники спортивного клуба и их тренеры, пр.). Кроме того, указанная численность целевой группы проекта должна быть обоснованной и соответствовать реальным возможностям учреждениясоискателя и срокам выполнения проекта.

Риски проекта

При работе над проектом следует учитывать, что на возможность его реализации, даже при условии выделения грантовых средств, будет влиять ряд внешних факторов. Поэтому его разработчики должны делать предположения в отношении условий, которые не будут подлежать контролю с их стороны (риски). Выявление и правильная квалификация таких предположений – один из наиболее сложных аспектов разработки проекта.

Исходя из этого, в разделе «Риски» следует указать возможные механизмы, которые позволили бы избежать негативного влияния внешних факторов или минимизировать его.

Сама вероятность и значимость этих условий должны быть представлены в общей оценке степени риска проекта.

Ожидаемый результат

Результатом проекта должны быть положительные изменения как результат мероприятий проекта. Поэтому данный раздел должен содержать распределение результата по нескольким составляющим, в частности:

• непосредственные ожидаемые результаты реализации мероприятий проекта;
• среднесрочные результаты (последствия), которые являются логическим итогом сочетания непосредственных результатов;
• долгосрочный эффект — прогноз на будущее, влияние, которое будет испытывать определенная целевая аудитория (группа) по окончании проекта.

Оценка

Наличие в проектной заявке механизма оценки результатов проекта будет свидетельствовать о том, что учреждение-соискатель профессионально и ответственно относится к выполнению предложенного проекта. При подготовке этого раздела следует оценить степень эффективности работы в целом, чтобы понять, насколько удастся достичь поставленных целей (оценка результатов). Кроме того, механизм оценки понадобится для получения данных о ходе проекта и его возможной корректировке в процессе выполнения (оценка хода выполнения или отдельных этапов проекта). Общая эффективность проекта состоит из нескольких составляющих, главной из которых является экономичность и результативность.

Экономичность измеряется путем сравнения расходов и полученных продуктов и результатов. Результативность измеряется уровнем того, какие запланированные результаты проекта были достигнуты, насколько они стабильны, а также как они влияют на целевую аудиторию (группу).

Жизнеспособность (последующее финансирование) проекта

Обычно грантодатели интересуются, как будет осуществляться финансирование заявленной в проекте потребности по окончании периода предоставления гранта. Они желают убедиться в том, что деятельность, на которую выделены средства, будет продолжаться и после окончания проекта. Поэтому в проектной заявке желательно представить план, который бы убедил донора, что учреждение-соискатель имеет (или получит) достаточно средств для продолжения реализации проектных задач после окончания срока гранта. Это устранит опасение, что выделенное финансирование не пойдет на пользу, поскольку по окончании грантового периода учреждениюсоискателю нужно будет найти еще большие суммы. Такое обстоятельство может повлиять на решение о выделении гранта.

План реализации проекта

Показателем качества проекта является корректность планирования и размещения по времени мероприятий и других действий, из которых он состоит. Это называется графиком мероприятий (действий). Этапами его подготовки являются:

• определение перечня основных действий;
• выделение отдельных задач как составляющих основных действий;
• определение последовательности и взаимозависимости действий и задач;
• оценка начала, продолжительности и завершения каждого действия и каждой задачи;
• определение показателей хода выполнения проекта или этапов, по которым может проводиться предыдущее оценивание выполнения;
• определение профессионального опыта, необходимого для проведения мероприятий и выполнения задач;
• распределение задач среди участников проекта.

Бюджет проекта

Бюджетный раздел чрезвычайно важен для проекта, поэтому к его содержанию эксперты грантодателя относятся со всей строгостью. В первую очередь обращается внимание на:

• общую стоимость проекта;
• запрашиваемые средства;
• вклад самой организации в расходы по его реализации (если предусматривается конкурсными условиями);
• привлеченные средства других спонсоров и т. п.

Следует заметить, что грантодателями могут выдвигаться различные требования к составлению бюджета проекта. Поэтому сначала следует внимательно изучить требования донора. Бюджет проекта обычно исследуется специалистами грантодателя по нескольким параметрам, в частности:

• соответствие конкурсным требованиям;
• соответствие указанных сумм расходов по различным видам работ реальному состоянию дел и ценам на момент подачи;
• степень финансового участия соискателя гранта в отношении запрашиваемой суммы (размер собственного взноса);
• соотношение расходов на административные расходы и прямые расходы по реализации проекта и т. п.

Иногда доноры устанавливают лимиты гранта, указывая возможные максимальные или минимальные суммы. Если возможный размер гранта уже указан, то учреждение-соискатель должно привести в соответствие к указанной сумме масштабы своего проекта и объемы выполняемых задач. Как правило, бюджет проекта состоит из трех основных частей: оплата труда, основные и косвенные расходы.

Отчетность

Важной частью любого проекта является подготовка и представление отчетов о его выполнении. В грантовой заявке должно быть указано, кем они будут представляться, их регулярность, форма и вид. Во избежание недоразумений, в случае отсутствия в грантовых условиях нужной информации следует истребовать ее от грантодателя.

Стоит отметить, что периодичность подготовки отчетов не имеет особого значения. Они могут представляться как ежемесячно, так и за другой период, установленный грантодателем. В любом случае отчет должен отражать уровень осуществления проекта, учитывая причины невыполнения, если это будет иметь место.

Таков примерный перечень разделов проектной заявки на получение грантов. Отдельно следует заметить, что сам факт его подготовки и отправки никоим образом не гарантирует безусловного получения гранта. Однако если благодаря вышеизложенным рекомендациям вашему учреждению повезет стать победителем грантового конкурса, в этом будет и доля нашей заслуги.