Отражение отпускных в Налоговом расчете
Отпускные отражаются в приложении 1 (Д1) «Сведения о начислении заработной платы (дохода, денежного обеспечения) застрахованным лицам» к Налоговому расчету по НДФЛ и ЕСВ, форма которого утверждена приказом Минфина от 13.01.15 г. № 4 (в последней редакции). Порядок отражения в данном приложении текущих и переходящих отпускных имеет свои особенности. Рассмотрим и покажем на примере, как правильно формировать в приложении Д1 строки с такими доходами, а также выясним, как показывать переходящие отпускные в случае, если отпуск начинается в одном периоде, а заканчивается в другом.
Отпускные являются составляющей фонда оплаты труда, но в Налоговом расчете их отражаем следующим образом:
1) в графе 09 указываем код типа начислений «10» в отдельной от суммы зарплаты строке;
2) в графе 08 – тот же код категории застрахованного лица, что и для зарплаты;
3) на отпускные в приложении Д1 заполняем столько строк, на сколько месяцев у работника приходится отпуск;
4) отражаем в приложении Д1, сформированном за тот месяц отчетного квартала, в котором отпускные были фактически начислены, в отдельной строке с кодом типа начислений «10» в строке 09;
5) графа 14 в строке с отпускными заполняется, если в текущем месяце работнику не начислялась зарплата;
6) если зарплата начислялась, то количество дней пребывания в трудовых отношениях отражается в графе 14 строки с зарплатой, а в строке с отпускными эта графа остается незаполненной;
7) если в приложении Д1 в отдельных строках показываем отпускные за будущие месяцы, графу 14 не заполняем даже в случае, если работник весь месяц находился в отпуске.
! В отличие от отпускных, компенсацию за дни неиспользованного отпуска в приложении Д1 отдельно выделять не нужно. Она отражается в общей сумме заработной платы месяца начисления.
Переходящие отпускные имеют особенности во время выплаты и составления приложений Д1 и 4ДФ к Налоговому расчету.
Во время выплаты отпускных нужно соблюдать следующие правила:
1) выплату отпускных нужно сделать перед выходом работника в отпуск (например, если отпуск в апреле – мае, отпускные выплачиваются в апреле);
2) выплату нужно осуществить за три дня до начала отпуска;
3) налоги (НДФЛ, ЕСВ, военный сбор, далее – ВС) нужно начислить и удержать во время выплаты отпускных. Все с полной суммы начисленных и выплаченных отпускных;
4) в расчете отпускных обязательно выделить части помесячно (выплачивается все одним платежом, но бухгалтеру следует это сделать, чтобы правильно рассчитать и разбить НДФЛ и ЕСВ по месяцам и правильно заполнить Налоговый расчет).
Во время составления приложения 4ДФ НДФЛ и ВС показываются полностью в месяце начисления отпускных в одной сумме и вместе с зарплатой за месяц выхода в отпуск, объединенные одним признаком дохода «101».
В приложении Д1 ЕСВ показывают сразу в месяце выхода в отпуск, но с разбивкой помесячно и отдельной суммой от зарплаты работника, как уже упоминалось ранее (см. пример).
В основной части Налогового расчета ЕСВ приводится общей суммой, вместе с зарплатой в том месяце отчетного квартала, которого касается заполненное приложение Д1 (три приложения отдельно к каждому месяцу – номера указываются на каждом).
Есть особенности отражения НДФЛ в случае, если работник пользуется налоговой социальной льготой (далее – НСЛ):
1. Если переходящие отпускные приходятся на переход с квартала на квартал, то может возникнуть ситуация, когда из-за начисления отпускных в месяце выхода в отпуск работник теряет НСЛ, поскольку его доход в месяце выхода в отпуск превышает 3 180 грн НСЛ «на детей» (если двое детей – 6 360 грн (3 180 грн х 2)).
После помесячного распределения доход за месяц может оказаться в пределах этих сумм. Если налоговый расчет за квартал уже подан, то позже делаем перерасчет НДФЛ, например в следующем квартале или уже в конце года.
2. Если отпускные начисляются в пределах квартала, то все можно сразу откорректировать в пределах трех месячных приложений 4ДФ.
ВС в случае переходящих отпускных отражается без изменений, ведь на его определение НСЛ не влияет.
! Приложение 4ДФ в 2021 году, в отличие от формы № 1ДФ в 2020 году, имеет ежемесячную разбивку в пределах одного квартала.
Рассмотрим на примере, как исчислить переходящие отпускные и отразить НДФЛ, ВС, ЕСВ в Налоговом расчете – 2021.
Пример
Работник Ченцов С. В. пошел в отпуск на 24 календарных дня (далее – к. д.) с 29.03.21 г. до 21.04.21 г. Расчетным периодом будет март 2020-го – февраль 2021 года. Зарплата за этот период – 154 000 грн. Зарплата за отработанные дни марта 2021 года – 11 000 грн. Выплату следует осуществить до 26 марта 2021 года, то есть до последнего рабочего дня перед отпуском.
1. Рассчитаем среднедневную зарплату:
154 000 грн : 354 к. д. = 435,03 грн.
2. Определим общую сумму отпускных:
435,03 грн х 24 к. д. = 10 440,72 грн.
где
- отпускные за март-2021:
435,03 грн х 3 = 1 305,09 грн;
- отпускные за апрель-2021:
435,03 грн х 21 = 9 135,63 грн;
Заполняем приложение 4ДФ к Налоговому расчету, который касается 3-го месяца І квартала 2021 года (марта).
Отпускные входят в общую сумму вместе с зарплатой за квартал, поэтому показываем:
- в графах 3а и 3 – всю сумму отпускных (вместе с зарплатой за март-2021), то есть 21 440,72 грн (11 000 грн + 10 440,72 грн);
- в графах 4а и 4 – НДФЛ с суммы зарплаты за март-2021 и со всей суммы отпускных, то есть 3 859,33 грн (21 440,72 грн х 0,18);
- в графах 5а и 5 – ВС с суммы зарплаты за март-2021 и со всей суммы отпускных, то есть 321,61 грн (21 440,72 грн х 0,015);
- в графе 6 – признак дохода «101».
Помесячную разбивку отпускных делать не нужно. Поэтому заполняем в одной строке и зарплату, и отпускные в одной сумме.
Составляем приложение Д1 (см. фрагмент) за март І квартала 2021 года. Заполняем относительно работника 3 строки:
1) зарплата (март-2021), код типа начислений отсутствует (гр. 09), ЕСВ (гр. 20) – 2 420 грн (11 000 грн х 0,22);
2) отпускные (март-2021), код типа начислений «10» (гр. 09), ЕСВ (гр. 20) – 287,12 грн (1 305,09 грн х 0,22);
3) отпускные (апрель-2021), код типа начислений «10» (гр. 09), ЕСВ (гр. 20) – 2 009,83 грн (9 135,63 грн х 0,22).
Сумма всего ЕСВ – 4 716,95 грн – внизу приложения Д1 за 3-й месяц І квартала и в колонке «3» (3-й месяц) основной части Налогового расчета:
2 420,00 грн + 287,12 грн + 2 009,83 грн =
= 4 716,95 грн.
В Налоговом расчете за ІІ квартал 2021 года отражается только заработная плата за апрель, отпускные уже не отражаются.
Выводы
- Для переходящих отпускных необходимо делать помесячное распределение, поскольку они имеют особенности отражения в Налоговом расчете для целей ЕСВ (приложение Д1) и НДФЛ/ВС (приложение 4ДФ).
- Если у работника есть НСЛ, придется делать перерасчет НДФЛ.
Комментарии к материалу