Отражение отпускных в Налоговом расчете

Оплата труда и кадровые вопросы работников образования

Отпускные отражаются в приложении 1 (Д1) «Сведения о начислении заработной платы (дохода, денежного обеспечения) застрахованным лицам» к Налоговому расчету по НДФЛ и ЕСВ, форма которого утверждена приказом Минфина от 13.01.15 г. № 4 (в последней редакции). Порядок отражения в данном приложении текущих и переходящих отпускных имеет свои особенности. Рассмотрим и покажем на примере, как правильно формировать в приложении Д1 строки с такими доходами, а также выясним, как показывать переходящие отпускные в случае, если отпуск начинается в одном периоде, а заканчивается в другом.

Отпускные являются составляющей фонда оплаты труда, но в Налоговом расчете их отражаем следующим образом:

1) в графе 09 указываем код типа начислений «10» в отдельной от суммы зарплаты строке;

2) в графе 08 – тот же код категории застрахованного лица, что и для зарплаты;

3) на отпускные в приложении Д1 заполняем столько строк, на сколько месяцев у работника приходится отпуск;

4) отражаем в приложении Д1, сформированном за тот месяц отчетного квартала, в котором отпускные были фактически начислены, в отдельной строке с кодом типа начислений «10» в строке 09;

5) графа 14 в строке с отпускными заполняется, если в текущем месяце работнику не начислялась зарплата;

6) если зарплата начислялась, то количество дней пребывания в трудовых отношениях отражается в графе 14 строки с зарплатой, а в строке с отпускными эта графа остается незаполненной;

7) если в приложении Д1 в отдельных строках показываем отпускные за будущие месяцы, графу 14 не заполняем даже в случае, если работник весь месяц находился в отпуске.

! В отличие от отпускных, компенсацию за дни неиспользованного отпуска в приложении Д1 отдельно выделять не нужно. Она отражается в общей сумме заработной платы месяца начисления.

Переходящие отпускные имеют особенности во время выплаты и составления приложений Д1 и 4ДФ к Налоговому расчету.

Во время выплаты отпускных нужно соблюдать следующие правила:

1) выплату отпускных нужно сделать перед выходом работника в отпуск (например, если отпуск в апреле – мае, отпускные выплачиваются в апреле);

2) выплату нужно осуществить за три дня до начала отпуска;

3) налоги (НДФЛ, ЕСВ, военный сбор, далее – ВС) нужно начислить и удержать во время выплаты отпускных. Все с полной суммы начисленных и выплаченных отпускных;

4) в расчете отпускных обязательно выделить части помесячно (выплачивается все одним платежом, но бухгалтеру следует это сделать, чтобы правильно рассчитать и разбить НДФЛ и ЕСВ по месяцам и правильно заполнить Налоговый расчет).

Во время составления приложения 4ДФ НДФЛ и ВС показываются полностью в месяце начисления отпускных в одной сумме и вместе с зарплатой за месяц выхода в отпуск, объединенные одним признаком дохода «101».

В приложении Д1 ЕСВ показывают сразу в месяце выхода в отпуск, но с разбивкой помесячно и отдельной суммой от зарплаты работника, как уже упоминалось ранее (см. пример).

В основной части Налогового расчета ЕСВ приводится общей суммой, вместе с зарплатой в том месяце отчетного квартала, которого касается заполненное приложение Д1 (три приложения отдельно к каждому месяцу – номера указываются на каждом).

Есть особенности отражения НДФЛ в случае, если работник пользуется налоговой социальной льготой (далее – НСЛ):

1. Если переходящие отпускные приходятся на переход с квартала на квартал, то может возникнуть ситуация, когда из-за начисления отпускных в месяце выхода в отпуск работник теряет НСЛ, поскольку его доход в месяце выхода в отпуск превышает 3 180 грн НСЛ «на детей» (если двое детей – 6 360 грн (3 180 грн х 2)).

После помесячного распределения доход за месяц может оказаться в пределах этих сумм. Если налоговый расчет за квартал уже подан, то позже делаем перерасчет НДФЛ, например в следующем квартале или уже в конце года.

2. Если отпускные начисляются в пределах квартала, то все можно сразу откорректировать в пределах трех месячных приложений 4ДФ.

ВС в случае переходящих отпускных отражается без изменений, ведь на его определение НСЛ не влияет.

! Приложение 4ДФ в 2021 году, в отличие от формы № 1ДФ в 2020 году, имеет ежемесячную разбивку в пределах одного квартала.

Рассмотрим на примере, как исчислить переходящие отпускные и отразить НДФЛ, ВС, ЕСВ в Налоговом расчете – 2021.

Пример

Работник Ченцов С. В. пошел в отпуск на 24 календарных дня (далее – к. д.) с 29.03.21 г. до 21.04.21 г. Расчетным периодом будет март 2020-го – февраль 2021 года. Зарплата за этот период – 154 000 грн. Зарплата за отработанные дни марта 2021 года – 11 000 грн. Выплату следует осуществить до 26 марта 2021 года, то есть до последнего рабочего дня перед отпуском.

1. Рассчитаем среднедневную зарплату:

154 000 грн : 354 к. д. = 435,03 грн.

2. Определим общую сумму отпускных:

435,03 грн х 24 к. д. = 10 440,72 грн.

где

• отпускные за март-2021:

435,03 грн х 3 = 1 305,09 грн;

• отпускные за апрель-2021:

435,03 грн х 21 = 9 135,63 грн;

Заполняем приложение 4ДФ к Налоговому расчету, который касается 3-го месяца І квартала 2021 года (марта).

Отпускные входят в общую сумму вместе с зарплатой за квартал, поэтому показываем:

• в графах 3а и 3 – всю сумму отпускных (вместе с зарплатой за март-2021), то есть 21 440,72 грн (11 000 грн + 10 440,72 грн);
• в графах 4а и 4 – НДФЛ с суммы зарплаты за март-2021 и со всей суммы отпускных, то есть 3 859,33 грн (21 440,72 грн х 0,18);
• в графах 5а и 5 – ВС с суммы зарплаты за март-2021 и со всей суммы отпускных, то есть 321,61 грн (21 440,72 грн х 0,015);
• в графе 6 – признак дохода «101».

Помесячную разбивку отпускных делать не нужно. Поэтому заполняем в одной строке и зарплату, и отпускные в одной сумме.

Составляем приложение Д1 (см. фрагмент) за март І квартала 2021 года. Заполняем относительно работника 3 строки:

1) зарплата (март-2021), код типа начислений отсутствует (гр. 09), ЕСВ (гр. 20) – 2 420 грн (11 000 грн х 0,22);

2) отпускные (март-2021), код типа начислений «10» (гр. 09), ЕСВ (гр. 20) – 287,12 грн (1 305,09 грн х 0,22);

3) отпускные (апрель-2021), код типа начислений «10» (гр. 09), ЕСВ (гр. 20) – 2 009,83 грн (9 135,63 грн х 0,22).

Сумма всего ЕСВ – 4 716,95 грн – внизу приложения Д1 за 3-й месяц І квартала и в колонке «3» (3-й месяц) основной части Налогового расчета:

2 420,00 грн + 287,12 грн + 2 009,83 грн =
= 4 716,95 грн.

В Налоговом расчете за ІІ квартал 2021 года отражается только заработная плата за апрель, отпускные уже не отражаются.

Выводы

1. Для переходящих отпускных необходимо делать помесячное распределение, поскольку они имеют особенности отражения в Налоговом расчете для целей ЕСВ (приложение Д1) и НДФЛ/ВС (приложение 4ДФ).
2. Если у работника есть НСЛ, придется делать перерасчет НДФЛ.