В какой срок работники должны вернуть неизрасходованные командировочные средства?

Порядок налогообложения суммы излишне израсходованных средств/электронных денег, полученных плательщиком налога на командировку или под отчет, не возвращенной в установленный срок, определен п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса Украины от 02 декабря 2010 года № 2755-VI (далее – НКУ), согласно п.п. 170.9.3 какого документального подтверждения суммы фактических командировочных расходов или выполнения отдельных гражданско-правовых действий путем предоставления подтверждающих документов, удостоверяющих сумму таких расходов, в случае осуществления безналичных расчетов с использованием платежных инструментов, включая корпоративные (бизнесовые) платежные инструменты или личные платежные инструменты, или их платежные инструменты; под отчет, суммы излишне израсходованных средств/электронных денег, размер которых рассчитан согласно п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ, осуществляется налогоплательщиком до истечения месяца, следующего за месяцем, в котором налогоплательщик:

а) завершает такую ​​командировку;
б) завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет лица, выдавшего средства / электронные деньги под отчет.

Основным документом, регулирующим командировку работников органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, полностью или частично финансируемых за счет бюджетных средств, является Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 № 59 (далее – Инструкция № 59). При этом другие предприятия и организации могут использовать Инструкцию № 59 как вспомогательный (справочный) документ.

В соответствии с абзацем первым п. 11 разд. ІІ Инструкции № 59 командированный работник перед отъездом в командировку обеспечивается авансом в пределах суммы, определенной на оплату проезда, найма жилого помещения и суточных расходов.

После возвращения из командировки работник обязан до окончания пятого банковского дня, следующего за днем ​​прибытия к месту постоянной работы, представить отчет об использовании командировочных средств. Сумма излишне израсходованных средств (остатка средств свыше суммы, израсходованной согласно отчету об использовании средств, выданных на командировку) подлежит возврату работником на соответствующий счет предприятия, которое их предоставило, в установленном законодательством порядке, а в случае получения аванса наличными сумма излишне израсходованных средств подлежит возврату работником в ответную кассу соответствующего учреждения.

В случае если командированный работник получил аванс на служебную командировку наличными, он представляет отчет об использовании командировочных средств и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня, следующего за днем ​​прибытия к месту постоянной работы (абзац второй п. 11 разд. II Инструкции № 59).

В то же время следует отметить, что излишне израсходованными в командировке средствами являются средства, полученные работником на командировку или под отчет, не возвращенные в установленный срок.

Учитывая изложенное, работники органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, полностью или частично финансируемых за счет бюджетных средств неиспользованные командировочные средства должны вернуть в сроки определенные Инструкцией № 59, а другие субъекты хозяйствования (в том числе физические лица - предприниматели) в сроки определенные НКУ.

Общедоступный информационно-справочный ресурс Государственная налоговая служба Украины