В какой срок работник должен вернуть командированные или под отчет средства, при условии, что командировка не состоялась?

Согласно п.п. 170.9.4. п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса Украины от 02 декабря 2010 г. № 2755-VI (далее – НКУ), отчет об использовании средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет, составляется и подается в сроки, определенные п.п. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 НКУ, налогоплательщиком (в бумажной или электронной форме (с соблюдением требований законов Украины от 22 мая 2003 г. № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» с изменениями и дополнениями и от 05 октября 2017 г. № 2155-VIII «О электронные доверительные услуги» с изменениями и дополнениями) по форме, установленной центральным органом исполнительной власти, обеспечивающей формирование и реализующую государственную финансовую политику, в случае:

• наличия налогооблагаемого дохода, определенного в соответствии с п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ с целью расчета суммы налога;
• использование налогоплательщиком наличных сверх суммы суточных расходов (включая полученную с применением платежных инструментов).

Согласно п.п. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 НКУ документальное подтверждение суммы фактических командировочных расходов или выполнения отдельных гражданско-правовых действий путем предоставления подтверждающих документов, удостоверяющих сумму таких расходов, в случае осуществления безналичных расчетов с использованием платежных инструментов, включая корпоративные (бизнесовые) платежные инструменты или личные платежные инструменты, или их реквизиты и возвращение лицу, выдавшему средства/электронные деньги под отчет, суммы излишне израсходованных средств/электронных денег, размер которых рассчитан согласно п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ, осуществляется налогоплательщиком до истечения месяца, следующего за месяцем, в котором налогоплательщик:

• завершает такую командировку;
• завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет лица, выдавшего средства/электронные деньги под отчет.

Кроме того, основным документом, регулирующим командировку работников органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, полностью или частично финансируемых за счет бюджетных средств, является Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03. 1998 № 59 с изменениями и дополнениями (далее – Инструкция № 59). При этом другие предприятия и организации могут использовать Инструкцию №59 в качестве вспомогательного (справочного) документа.

Согласно п. 11 разд. II Инструкции №59 если работник получил аванс на командировку и не уехал, то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть указанные средства в установленном законодательством порядке на соответствующий счет предприятия (или в кассу предприятия в случае получения аванса наличными).

При этом нормами законодательства не предусмотрены дополнительные сроки для возврата средств, полученных как аванс на командировку, в случаях, если командировка не состоялась по уважительным причинам (в том числе в случае болезни работника).

То есть если работник получил аванс на командировку и не уехал, то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть указанные средства в установленном законодательством порядке на соответствующий счет предприятия (или в кассу предприятия в случае получения аванса наличными).

https://if.tax.gov.ua