Самые актуальные вопросы разработки должностных инструкций государственных служащих категорий «Б» и «В»

С 30 марта 2023 вступил в силу обновленный Порядок разработки должностных инструкций государственных служащих категорий «Б» и «В», утвержденный приказом НАГС от 25 ноября 2022 года № 123-22 (далее – Порядок). 23 марта 2023 НАДС провел онлайн сессию по отдельным вопросам разработки должностных инструкций, по результатам которой подготовлены ответы на ТОП-10 вопросов, которые чаще всего задавали участники.

1. Следует ли обновлять действующие должностные инструкции в связи с изменением формы?

Порядком не предусмотрена обязанность переутверждения всех существующих должностных инструкций для приведения их в соответствие с измененной формой. Обновленную форму должностных инструкций, а также положения Порядка следует применять с 30 марта 2023 года.

Вместе с тем, пересмотр должностных инструкций обязательно осуществляется не реже одного раза в три года. Также их пересмотр необходимо производить в случаях, предусмотренных пунктом 1 раздела IV Порядка.

Кроме того, по данному вопросу НАГС было подготовлено разъяснение об обновлении формы должностных инструкций государственных служащих категорий «Б» и «В» от 13 марта 2023 г. № 162.

2. Следует ли документально оформлять решение о пересмотре должностных инструкций?

Нет не нужно. Порядком не предусмотрена обязанность издания распорядительного документа для пересмотра должностных инструкций государственных служащих.

3. Следует ли предусмотреть в должностной инструкции возложение исполнения должностных обязанностей на другого государственного служащего?

В соответствии с пунктом 2 раздела I Порядка, должностные обязанности – перечень действий, выполняемых по должности государственной службы для реализации задач и функций, возложенных на структурное подразделение или государственный орган в целом. В этой связи, в должностной инструкции НЕ рекомендуем указывать о возложении обязанностей временно отсутствующего государственного служащего на другого государственного служащего.

Указанное, на наш взгляд, целесообразно предусмотреть в отдельном решении руководителя государственной службы, в котором будет учтена текущая ситуация в государственном органе (фактическое наличие работников, их загруженность и т.п.) и положения части третьей статьи 52 Закона Украины «О государственной службе».

4. Установлено ли минимальное количество должностных обязанностей, которые должны быть указаны в должностной инструкции? Если у государственного служащего 10 и более должностных обязанностей – как правильно прописать их в должностной инструкции?

Согласно подпункту 3 пункта 4 раздела ІІІ Порядка в разделе должностной инструкции «Основные должностные обязанности» указываются до десяти должностных обязанностей, которые должны отвечать задачам и функциям структурного подразделения и государственного органа, цели должности и включать типовые виды деятельности, которые должны выполняться в должности и выделяют ее среди других должностей в структурном подразделении или государственном органе в целом, если иное не предусмотрено законодательством. Должностные обязанности рекомендуется излагать четко, лаконично, понятно и однозначно.

Если при определении содержания выполняемой по должности работы выявлено более десяти основных действий, рекомендуется дополнительно их пересмотреть, сгруппировав согласно тем задачам, функциям и ответственности, которые будут делегированы государственному служащему на этом посту. При этом следует учитывать количество, сложность, типовую продолжительность выполнения определенных действий и другие факторы для надлежащего распределения объема работы в пределах рабочего времени между государственными служащими соответствующего государственного органа.

Минимальное количество должностных обязанностей, которые должны быть указаны в должностной инструкции государственного служащего, Порядком не предусмотрено. Количество должностных обязанностей государственного служащего обусловлено спецификой должности государственной службы.

Для удобства работников служб управления персоналом обновлены Методические рекомендации по отдельным вопросам подготовки должностных инструкций государственных служащих категорий «Б» и «В» (приказ НАГС от 22 марта 2023 № 41-23) (далее – Методические рекомендации), в которых предоставлены рекомендации по формулировку должностных обязанностей государственного служащего.

5. Если в государственном органе есть 10 должностей с одинаковыми должностными обязанностями, сколько необходимо утвердить должностные инструкции – 10 или 1? Могут ли в одном отделе у специалистов быть идентичные должностные инструкции по одинаковым должностным обязанностям, если работники выполняют одинаковую работу?

В соответствии с пунктом 3 раздела I Порядка должностная инструкция разрабатывается для каждой должности государственной службы категорий "Б" и "В" в штатном расписании государственного органа с учетом задач и функций государственного органа и/или структурного подразделения в составе его аппарата (секретариата). То есть для одной должности – одна должностная инструкция. При выполнении работниками одинаковых должностных обязанностей, в их должностных инструкциях рекомендуется определить одинаковые основные должностные обязанности.

6. Обязательны ли для заполнения все разделы должностной инструкции государственных служащих категорий «Б» и «В»?

Информация в раз в делах должностной аннотации заполняется при необходимости (к примеру, на каждой должности характерны особые условия службы, поэтому они указываются в случае их наличия). Примеры разработанных должностных инструкций для должностей государственной службы категорий «Б» и «В» приведены в приложении 5 к Методическим рекомендациям.

7. Может ли один специалист иметь несколько должностных инструкций: основную и дополнительную, например по военному учету или пожарной безопасности?

Нет, не может. В соответствии с пунктом 3 раздела I Порядка должностная инструкция разрабатывается для каждой должности государственной службы категорий "Б" и "В" в штатном расписании государственного органа с учетом задач и функций государственного органа и/или структурного подразделения в составе его аппарата (секретариата).

8. Следует ли согласовывать проект должностной инструкции с юридической службой государственного органа?

Нет не нужно. В соответствии с пунктом 6 раздела I Порядка юридическая служба государственного органа не является участником процесса разработки, утверждения и пересмотра должностной инструкции.

9. Какая ответственность за ненадлежащее оформление должностной инструкции/несвоевременную ее разработку и утверждение?

\Пунктом 7 раздела I Порядка предусмотрены полномочия службы управления персоналом в части разработки должностных инструкций. Также, в соответствии с пунктом 2 раздела II Типового положения служба управления персоналом, в соответствии с возложенными на нее задачами, организует работу по разработке должностных инструкций государственных служащих государственного органа, утверждение которых относится к полномочиям руководителя государственной службы, их пересмотру на соответствие установленным законодательством требованиям и целью выявления потребностей во внесении в них изменений, а также оказывает консультативную помощь в разработке и внесении изменений в должностные инструкции.

В случае создания в государственном органе службы управления персоналом (а не ввода должности специалиста по вопросам персонала) для надлежащей реализации этих функций они должны быть делегированы одному или нескольким государственным служащим, работающим в службе управления персоналом.

Согласно статье 64 Закона Украины «О государственной службе» за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, определенных настоящим Законом и другими нормативно-правовыми актами в сфере государственной службы, должностной инструкцией, а также нарушение правил нравственного поведения и другое нарушение служебной дисциплины государственный служащий привлекается к дисциплинарной ответственности в порядке, установленном настоящим Законом.

10. Когда знакомить лицо с должностной инструкцией, если он назначен на должность государственной службы в период действия военного положения без конкурсного отбора?

В соответствии с пунктом 9 раздела II Порядка служба управления персоналом в день назначения или перевода государственного служащего на соответствующую должность знакомит его с должностной инструкцией. В случае временного отсутствия государственного служащего, служба управления персоналом знакомит такого государственного служащего с должностной инструкцией в день его выхода на работу.

https://nads.gov.ua