Командировочные получено, а командировка не состоялась: какая ответственность за невозврат аванса

Какая ответственность предусмотрена за невозвращение в течение трех банковских дней аванса, выданного работнику перед отъездом в командировку, которая была отменена?

Согласно п. 19 разд. ІІ Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины от 29 декабря 2017 № 148, наличные выдаются под отчет:

1. на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья на срок не более 10 рабочих дней
2. на закупку лома черных металлов и лома цветных металлов - на срок не более 30 рабочих дней со дня выдачи наличных под отчет;
3. на все другие производственные (хозяйственные) нужды - на срок не более двух рабочих дней, включая день получения наличных под отчет.

Подотчетное лицо вправе продлить срок использования выданных под отчет денежных средств, если наличные одновременно выдана как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе на приобретение сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторичного сырья, в том числе лома черных металлов и лома цветных металлов). Срок использования такой наличности продолжается до окончания срока командировки.

Согласно п. 1 разд. ІІ Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.1998 № 59 (далее - Инструкция № 59), направление работника предприятия в командировку осуществляет руководитель этого предприятия или его заместитель (направление в командировку государственного служащего осуществляет руководитель государственной службы) и оформляет приказом (распоряжением), в котором указываются цель выезда, задачи (при необходимости), пункт назначения (город или города назначения, другие населенные пункты, наименование предприятия, учреждения или организации, куда командируется работник), срок (дата выбытия в командировку и дата прибытия из командировки), источник финансового обеспечения расходов, а также при необходимости другие ключевые моменты (вид транспорта, информация о дополнительные ограничения относительно сумм и целей использования средств, предоставленных на командировку, в случае их установления руководителем), после утверждения сметы расходов. В случае направления работника предприятия в служебную командировку по приглашению подается его копия и при наличии программа мероприятий.

Согласно п. 11 разд. ІІ Инструкции № 59 командированный  работник перед отъездом в командировку обеспечивается авансом в пределах суммы, определенной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточные расходы.

Если работник получил аванс на командировку и не уехал, то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть указанные средства в установленном законодательством порядке на соответствующий счет (или в кассу предприятия в случае получения аванса наличными).

В то же время, в случае невозврата таким работником в течение трех банковских дней аванса на командировку, согласно п.п. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 Налогового кодекса Украины (далее - НКУ), в состав общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода такого работника включается сумма излишне израсходованных средств, полученных налогоплательщиком на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки, размер которой исчисляется в соответствии с п. 170.9 ст. 170 НКУ.

Нормам п. 170.9 ст. 170 НКУ определен порядок налогообложения сумм излишне израсходованных средств, полученных налогоплательщиком на командировку или под отчет и не возвращенных в установленный срок.

Итак, аванс командированному работнику должен выдаваться перед отъездом в командировку. Если работник получил аванс на командировку и не уехал, то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть указанные средства в установленном законодательством порядке на соответствующий счет (или в кассу предприятия в случае получения аванса наличные).

При этом, в случае невозврата таким работником в течение трех банковских дней аванса на командировку, сумма таких средств, полученных налогоплательщиком на командировку или под отчет, включается в состав общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода.

ОИР 109.19