Учет трудовой деятельности работника в электронной форме

Верховная Рада приняла Закон от 05.02.21 р. № 1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» (далее – Закон № 1217). Документ предусматривает, среди прочего, учет трудовой деятельности работника в электронной форме в Реестре застрахованных лиц (далее – Реестр ЗЛ) Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее – Госреестр). Итак, что же изменится для кадровых служб учреждений и, собственно, для работников?

Основные нововведения в трудовом законодательстве

Закон № 1217 имеет целью внедрение учета трудовой деятельности работника в электронной форме (ведение электронной трудовой книжки), и урегулирование вопроса относительно автоматического назначения пенсии по возрасту через личный электронный кабинет лица на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда. Заметим, что это будет требовать у работников наличия электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП).

Вместе с тем законодатель считает, что Закон № 1217 даст возможность постепенно отказаться от бумажных трудовых книжек. Как следствие, в перспективе это поможет работодателям:

• уменьшить расходы на ведение бумажного документооборота;
• упростить доступ к информации о приобретенном стаже работников для назначения выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, прежде всего в случае временной потери трудоспособности;
• учесть данные относительно образования и квалификации, которую имеет работающее население и которую получают молодые люди, для обеспечения согласования предложений, существующих на рынке труда, и планирования подготовки (переподготовки) специалистов по актуальным направлениям.

! Изменения должны устранить возможные риски и негативные последствия потери трудовой книжки, ее физического повреждения, фальсификации и внесения недостоверных сведений в этом документе.

Закон № 1217 устанавливает пятилетний переходной период для включения в Госреестр сведений из бумажных трудовых книжек о трудовой деятельности работника. На протяжении этого периода будет применяться как бумажная трудовая книжка, так и электронная форма уже имеющихся или внесенных сведений о трудовой деятельности работника в Госреестр.

Учет трудовой деятельности работника

Учет трудовой деятельности работника вместо трудовой книжки будет осуществляться в электронной форме в реестре застрахованных лиц Госреестра.

В Госреестре относительно работающего лица заводится персональная электронная учетная карточка, в которую вносятся, в частности, следующие сведения:

• фамилия, имя и отчество;
• дата рождения;
• пол;
• отцифрованный образец подписи лица;
• отцифрованный образ лица человека;
• документ, удостоверяющий личность и подтверждающий гражданство;
• сведения об образовании.

Вторая часть карточки отражает страховой стаж, зарплату, размер уплаченного ЕСВ и другие данные.

После внесения сведений о трудовой деятельности работника в Госреестр работодатель обязан выдать ему на руки под подпись оригинал бумажной трудовой книжки. Также предусмотрена обязанность работодателя вносить по требованию работника в бумажную трудовую книжку записи о приеме на работу, переводе и увольнении.

То есть все записи, которые ранее работодатель обязан был вносить в трудовую книжку, он будет делать только по требованию работника. При отсутствии такого требования учет трудовой деятельности будет осуществляться исключительно в электронной форме.

Наполнение сведений будет осуществляться как работодателем, так и непосредственно застрахованным лицом. Данные в реестр будут вноситься через веб-портал электронных услуг ПФУ в виде сканированных или оцифрованных копий предусмотренных законодательством документов (трудовой книжки, справок и т. п.) с обязательным наложением страхователем или застрахованным лицом квалифицированной ЭЦП.

Если работник работает по нескольким трудовым договорам, то основное место его работы определяется по его заявлению (до отзыва) и сведениям, которые учитываются в Реестре ЗЛ Госреестра ОГСС на его основании.

В случае увольнения работнику в день увольнения нужно будет выдать копию приказа (распоряжения) об увольнении.

! По требованию работника работодатель обязан заполнить надлежащим образом бумажную трудовую книжку и выдать ее работнику.

Имеющиеся документальные сведения о трудовой деятельности работника подаются через веб-портал электронных услуг ПФУ в виде сканкопий. На документы налагает квалифицированную ЭЦП страхователь или работник.

Если работник делегирует полномочия относительно оцифрования документов о трудовой деятельности работодателю, то работник дает согласие на обработку персональных данных, которое заключают в произвольной форме. Сканированная копия этого согласия является неотъемлемой составляющей сведений, представленных страхователем.

В случае желания работника лично представить сведения о трудовой деятельности сканкопия согласия не требуется.

! В любом случае перед сканированием трудовых книжек необходимо провести их тщательный аудит. Ошибки, неточности и упущенные записи придется исправить, чтобы в дальнейшем не подавать данные снова.

Новые правила исчисления страхового стажа

Страховой стаж исчисляется по данным, которые содержатся в Реестре ЗЛ Госреестра ОГСС, в том числе по данным о трудовой деятельности работников, внесенным согласно Закону от 08.07.10 г. № 2464-VI «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» (далее – Закон № 2464). За периоды, за которые не внесены данные в Реестр ЗЛ, стаж исчисляется в порядке и при условиях, предусмотренных законодательством, которое действовало ранее.

Обратите внимание: электронная трудовая книжка обеспечит уполномоченным органам возможность назначать человеку пенсию автоматически (без обращения и сбора документов за всю его трудовую деятельность).

! Оформить пенсию можно будет онлайн через личный электронный кабинет на сайте электронных услуг ПФУ или на сайте электронного правительства «Дія».

За гражданином будет сохраняться право выбора для улучшения предложенного расчетного размера, а именно:

• или он предоставляет сведения о получаемой заработной плате за период до 2000 года (до внедрения персонифицированного учета),
• или отсрочит свой выход на пенсию для получения повышения к пенсии на 0,5–0,75 % за каждый полный месяц работы после достижения пенсионного возраста;
• или использует право на назначение пенсии.

Автоматически пенсия (без обращения лица) будет назначаться со дня, следующего за днем достижения пенсионного возраста, кроме случаев отсутствия в системе сведений о страховом стаже, необходимом для назначения пенсии по возрасту в случае достижения пенсионного возраста.

Еще одно преимущество перехода на электронную трудовую, кроме автоматического начисления пенсии – сведения о трудовом стаже украинцев будут содержаться на сайте «Дія», в кабинете гражданина, и по необходимости его можно будет легко подтвердить.

Изменения в законодательные акты, которые вносятся согласно Закону № 1217

1. КЗоТ:

• ст. 24 – работник при приеме на работу подает трудовую книжку (при наличии) или сведения о трудовой деятельности из Реестра ЗЛ Госреестра ОГСС;
• ст. 47 – собственник или уполномоченный им орган обязан в день увольнения выдать работнику копию приказа (распоряжения) об увольнении;
• ст. 48 – учет трудовой деятельности работника осуществляется в электронной форме в Реестре ЗЛ Госреестра ОГСС. По требованию работника, который впервые принимается на работу, трудовая книжка оформляется работодателем обязательно не позже пяти дней после приема на работу. Собственник или уполномоченный им орган по требованию работника обязан вносить в трудовую книжку, которая хранится у работника, записи о приеме на работу, переводе и увольнении, поощрении и наградах за успехи в работе. Порядок ведения трудовых книжек определяется КМУ;
• ст. 144 – отменяются нормы относительно внесения информации о поощрении работника в трудовую книжку и т. п.

2. Основы законодательства Украины об общеобязательном государственном социальном страховании:

• ст. 9 и 21 – устанавливается порядок исчисления страхового стажа по данным Реестра ЗЛ, а также в случае отсутствия данных в Реестре за период до его создания – согласно законодательству, которое действовало ранее.

3. Закон от 10.12.15 г. № 889-VIII «О государственной службе»:

• ч. 3 ст. 36 – сведения о принесении Присяги вносятся в Реестр ЗЛ Госреестра в порядке, установленном ПФУ по согласованию с центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование госполитики в сфере соцзащиты населения. По обращению госслужащего о принесении Присяги делается запись в трудовой книжке госслужащего;
• ч. 11 ст. 39 – сведения о присвоении, изменении и лишении ранга госслужащего вносятся в Реестр ЗЛ Госреестра в порядке, установленном ПФУ по согласованию с центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование госполитики в сфере соцзащиты населения. По обращению госслужащего в трудовой книжке госслужащего делается запись о присвоении, изменении и лишении ранга госслужащего.

4. Закон от 02.03.2000 г. № 1533-III «Об общеобязательном государственном социальном страховании на случай безработицы»:

• ч. 2 ст. 21 – страховой стаж исчисляется по данным, которые содержатся в Реестре ЗЛ Госреестра, в том числе по данным о трудовой деятельности работников, внесенным согласно Закону № 2464, а за периоды, за которые не внесены данные в Реестр ЗЛ Госреестра, – в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством, которое действовало ранее.

5. Закон от 07.06.01 г. № 2493-III «О службе в органах местного самоуправления»:

• ст. 11 – информация относительно принесения Присяги должностных лиц местного самоуправления будет вноситься вместо трудовой книжки в Реестр ЗЛ;
• ст. 15 – информация относительно принесения Присяги и о присвоении, изменении или лишении соответствующего ранга должностных лиц местного самоуправления будет вноситься вместо трудовой книжки в Реестр ЗЛ.

6. Закон от 05.07.12 г. № 5067-VI «О занятости населения»:

• ст. 29 – информация о прохождении стажировки будет вноситься вместо трудовой книжки в Реестр ЗЛ.

! Закон № 1217 опубликован в «Голосе Украины» от 10.03.21 г. № 44, и после того как он вступит в силу (10.06.21 г.), кадровое дело в части ведения трудовых книжек работников должно измениться.