Налоговый расчет по ЕСВ и НДФЛ: отвечаем на актуальные вопросы

№ п/п

Ситуация и вопрос

Ответы и разъяснения от ГНС

1

2

3

Правила подачи Налогового расчета

1

Бюджетное Учреждение/организация начала работать в июне 2021 года, поэтому начисление зарплаты работникам было только в одном месяце II квартала.

Сколько Д1 и 4ДФ нужно подать: только за июнь или за все месяцы II квартала?

В этом случае Д1 и 4ДФ нужно подавать за все месяцы II квартала.

Д1 (ЕСВ). Если показатели для декларирования имеются в одном из месяцев квартала, то Д1 подается за каждый месяц этого квартала, а пустые строки прочеркиваются (в электронной версии такие строки просто не заполняются) (письмо ГНС от 20.05.21 г. № 498/2/99-00-04-02-01-02, далее – Письмо № 498; ОИР, категория 103.25).

4ДФ (НДФЛ). Если показатели, которые подлежат отражению в 4ДФ, имеются в одном из месяцев отчетного квартала, то 4ДФ формируется и подается за каждый месяц отчетного квартала. Пустые строки прочеркиваются (в электронном документе такие строки просто не заполняются) (ОИР, категория 103.25).

Внимание! Д1 и 4ДФ не заполняются и не подаются в составе Налогового расчета за квартал, только если отсутствуют показатели для декларирования в течение всего квартала

2

В организации работают только физлица по ГПД, которые получали доходы
в отдельных месяцах квартала.

Сколько Д1 и 4ДФ следует подать за II квартал?

Следует подать Д1 и 4ДФ за все месяцы II квартала. Объяснение следующее: если были начисления хотя бы в одном из месяцев отчетного квартала, то Д1 и 4ДФ подаются за все месяцы этого квартала (см. ответ на вопрос 1 со ссылками на разъяснения в ОИР).

Напомним, что вознаграждение по ГПД отражают в Д1 с кодом категории ЗО (гр. 8) – «26» и в 4ДФ – с признаком дохода «102» (гр. 6).

Также следует заполнить Д5 с указанием начала действия ГПД

3

В бюджетном учреждении во II квартале не было наемных работников и, соответственно, не было начисления и выплаты зарплаты. Также не было выплат по ГПД, только в июне был заключен ГПД, окончание работ и выплаты по которому должны быть в III квартале 2021 года.

Нужно ли подавать Налоговый расчет за II квартал?

Налоговый расчет подавать нужно, при этом придется заполнить Д1 и 4ДФ за все три месяца II квартала.

Д1. Если был заключен ГПД, то этот факт отражается в Д1 независимо от того, были начисления по такому ГПД или нет. То есть за июнь в графе «14» Д1 надо показать количество дней пребывания в гражданско-правовых отношениях. Дальше нужно подать Д1 (пустые) и за остальные месяцы квартала (см. ответ на вопрос 1 со ссылками на разъяснения в ОИР). Также следует заполнить и приложение Д5, где указать начало действия ГПД.

4ДФ. В этом случае в бюджетном учреждении не было начислений и выплат физлицам ни в одном из месяцев отчетного квартала. Так почему же нужно подать пустые 4ДФ за все месяцы квартала?

Согласно разъяснениям ГНС, Порядком, утвержденым приказом Минфина от 13.01.15 г. № 4 (далее – Порядок № 4) в редакции приказа Минфина от 15.12.20 г. № 773, не предусмотрена возможность неподачи 4ДФ, если подается Налоговый расчет (письмо ГНС от 07.04.21 г. № 2123/О/99-00-04-02-01-09).

Поэтому если Налоговый расчет подается для того, чтобы отразить факт заключения ГПД, то и пустые (с прочерками) формы 4ДФ также придется подать

4

В штате бюджетной организации только один наемный работник – декретница, ей выплаты в отчетном квартале не начислялись.

Надо ли подавать Налоговый расчет?

Не надо. Налоговый расчет не подается, если в штате бюджетной организации только один работник, который находится в отпуске по беременности и родам либо в отпуске по уходу за ребенком до достижения им 3 (6) лет) и которому в отчетном квартале не начисляли (не выплачивали) доходы (ОИР, категория 201.06.01).

Объяснение: работодатель в отчетном квартале не использовал труд физических лиц на условиях трудового договора (контракта) или на других условиях, предусмотренных законодательством

Нумерация Расчета

5

Как нумеровать Налоговый расчет за II квартал с типом «Звітний» – № 2?

А в случае если в I квартале подавали Расчет с типом «Звітний новий»?

Какой номер будет у Расчета, поданного за неуполномоченное обособленное подразделение?

В стр. 02 Налогового расчета указывается отчетный (налоговый) период, за который подается расчет с типом «Звітний» («Звітний новий»), а именно год и номер квартала (это цифры от 1 до 4). Также указывается номер Налогового расчета (в хронологическом порядке независимо от типа Налогового расчета), который подается за отчетный (налоговый) период. То есть нумерация Налоговых расчетов осуществляется в пределах одного отчетного периода (квартала) и не продолжается в следующих (Письмо № 498; ОИР, категория 103.25).

Следовательно, номер Расчета с типом «Звітний» за II квартал будет 1.

Номер Расчета с типом «Звітний», который подается за неуполномоченное обособленное подразделение за II квартал, будет 2. Если после этого организацией будет подан Расчет с типом «Звітний новий» (например, за головное учреждение), то его номер будет 3 и т. д.

В III квартале нумерация начнется сначала. Расчет с типом «Звітний» будет № 1, а Расчет за обособленное подразделение или Расчет с типом «Звітний новий» (если нет обособленных подразделений) будет № 2 и т. д.

6

Как нумеровать Д1 и 4ДФ в Налоговом расчете за II квартал: нарастающим итогом или отдельно за квартал?

Каждый вид приложения (Д1, 4ДФ, Д5 и др.) к Расчету имеет отдельную порядковую нумерацию (ОИР, категория 103.25).

Например, в стр. 02 в заглавной части Д1 указывается отчетный (налоговый) период, за который это приложение подается: календарный год, квартал (цифры от 1 до 4), номер месяца в отчетном квартале (цифры от 1 до 3) и порядковый номер именно Д1 к конкретному Расчету.

Рассмотрим нумерацию приложений на примерах.

Пример 1. Подаем Расчет за II квартал с типом «Звітний» за головное предприятие юрлица. В строке 02 укажем:

– в заглавной части Расчета: квартал – «2», номер Расчета – «1»;

– в Д1 за апрель: квартал – «2», месяц – «1» (первый месяц квартала), номер приложения –«1»; за май: квартал – «2», месяц – «2» (второй месяц квартала), номер приложения – «2»; за июнь: квартал – «2», месяц – «3» (третий месяц квартала), номер приложения – «3».

– в 4ДФ за апрель: квартал – «2», месяц – «1», номер Расчета – «1», номер приложения – «1»; за май: квартал – «2», месяц – «2», номер Расчета – «1», номер приложения – «2»; за июнь: квартал – «2», месяц – «3», номер Расчета – «1», номер приложения – «3».

Пример 2. Подаем «Звітний» за неуполномоченное обособленное подразделение учреждения. В стр. 02 укажем:

– в заглавной части: квартал – «2», номер Расчета – «2»;

– в Д1 за апрель: квартал – «2», месяц – «1», номер приложения – «1»; за май: квартал – «2», месяц – «2», номер приложения – «2»; за июнь: квартал – «2», месяц – «3», номер приложения – «3»;

– в 4ДФ за апрель: квартал – «2», месяц – «1», номер Расчета – «2», номер приложения – «1»; за май: квартал – «2», месяц –«2», номер Расчета – «2», номер приложения – «2»; за июнь: квартал – «2», месяц – «3», номер Расчета – «2», номер приложения – «3».

Пример 3. Подаем Расчет «Звітний новий» (например, за головное учреждение, подается до окончания отчетного периода). Допустим, ошибки были в Д1 за май и в 4ДФ за май и июнь.

В стр. 02 Расчета укажем:

– в заглавной части: квартал – «2», номер Расчета – «3»;

– в Д1 за май: квартал – «2», месяц – «2», номер приложения – «1»;

– в 4ДФ за май: квартал – «2», месяц – «2», номер Расчета – «3», номер приложения – «1»; за июнь: квартал – «2», месяц – «3», номер Расчета – «3», номер приложения – «2»

Заполнение заглавной части Расчета

7

В бюджетном учереждении числятся работники, находящиеся в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком до трех лет. Также работают совместители. Включаются ли такие работники в среднеучетную и учетную численность штатных работников, отражаемую в стр. 10 Расчета?

Работники, находящиеся в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком до трех лет:

– не включаются в среднеучетную численность штатных работников за отчетный период (стр. 101 Расчета);

– включаются в учетную численность штатных работников (стр. 104) (ОИР, категория 201.04.01).

Совместители не включаются в среднеучетную и учетную численность штатных работников за отчетный период (ОИР, категория 201.04.01)

8

В организации часть работников находилась весь месяц в отпуске за свой счет и на больничном.

Отражать ли количество этих работников в стр. 105 заглавной части Расчета?

В стр. 105 «Количество застрахованных лиц в отчетном периоде, которым начислена заработная плата (кроме лиц, которым в отчетном периоде начислено денежное обеспечение)» указывается количество работников, информация о которых отражена в Д1.

В то же время в показатели этой строки не включаются работники, которым не была начислена зарплата в отчетном месяце – например, если весь месяц они были в отпуске без сохранения зарплаты или на больничном, который будет оплачен в следующем месяце, или в отпуске, а отпускные им были начислены в предыдущем месяце (ОИР, категория 201.06.01)

Заполнение приложения 4ДФ

9

Все сотрудники бюджетной организации в отчетном периоде были в неоплачиваемом отпуске.

Какое количество работников проставлять в стр. 04 заглавной части 4ДФ? Отражать ли здесь декретниц?

В стр. 04 заглавной части 4ДФ указывают количество лиц, работающих по трудовым договорам (контрактам) в отчетном периоде. Их количество подсчитывают по тем работникам, кому доход начислялся с признаком «101» (п. 4 разд. IV Порядка № 4). Следовательно, если таких работников в отчетном периоде не было (доход с признаком «101» не начислялся, в т. ч. декретницам), то в этой строке надо ставить прочерк (ОИР, категория 103.25)

10

Какое количество работников показывать в 4ДФ, если их количество менялось в течение месяца?

Если в одном из месяцев отчетного квартала количество работников менялось в связи с их принятием на работу и увольнением, то в стр. 04 «Работало по трудовым договорам (контрактам)» 4ДФ следует указывать максимальное количество работников, которые фактически работали по трудовым договорам в течение такого месяца

11

Бюджетная организация в течение отчетного квартала перечисляло доход контрагентам-предпринимателям.

Надо ли включать ли количество этих лиц в показатель стр. 05 в 4ДФ?

Не надо. В 4ДФ в стр. 05 проставляется количество работников, работающих по ГПД, которым доход начислялся с признаком «102». При этом, согласно п. 3.3 Инструкции, утвержденной приказом Госкомстата от 28.09.05 г. № 286, в количество лиц, работающих по ГПД, не включаются физлица-предприниматели, выполняющие работы по ГПД. Поэтому в показатель стр. 05 не нужно включать предпринимателей (ОИР, категория 103.25)

12

Нужно ли в разд. ІІ 4ДФ повторять общую сумму начисленного дохода и НДФЛ и ВС из разд. І?

Нет, не нужно. В разд. II 4ДФ приводится только информация об общей сумме дохода (а также суммах начисленных и перечисленных в бюджет НДФЛ и ВС), полученного в виде процентов и в виде выигрышей (призов) в лотерею.

Приведенные в разд. II строки «Военный сбор» и «Военный сбор – исключение» предназначены только для исправления ошибок, допущенных за прошлые периоды – до 01.01.21 г.

Расчет за неуполномоченное обособленное подразделение

13

Учреждение имеет неуполномоченные обособленные подразделения.

Как подавать Налоговый расчет за такие подразделения – отдельно или в составе общего Расчета? Какие приложения при этом заполнять?

Для заполнения Д1 и 4ДФ в отношении неуполномоченных обособленных подразделений действуют разные правила.

4ДФ. Если обособленное подразделение юридического лица не уполномочено начислять, удерживать и уплачивать (перечислять) налог в бюджет, то Расчет за такое подразделение подает юрлицо в контролирующий орган по своему основному месту учета (пп. «б» п. 176.2 НК). То есть помимо Расчета за головное предприятие юрлицо должно подать по основному месту учета еще и отдельный Расчет с 4ДФ за каждое неуполномоченное обособленное подразделение.

Д1. Обособленные подразделения, которые не уполномочены вести расчеты с застрахованными лицами, самостоятельными плательщиками ЕСВ не являются, поэтому отдельно ЕСВ по работникам таких подразделений не выделяется.

За всех работников учрежденя, включая и работников неуполномоченных обособленных подразделений, работодатель подает отчетность и уплачивает ЕСВ по своему основному месту учета в качестве плательщика ЕСВ (абзацы первый и четвертый п. 2 ст. 6 Закона от 08.07.10 г. № 2464-VI). То есть Д1 подается только в составе Расчета за головное учреждение в целом за всех работников предприятия. В составе отдельного Расчета за обособленное подразделение Д1 не заполняется

14

Как заполнить Расчет за не-уполномоченное подразделение?

При подаче Расчета за неуполномоченное обособленное подразделение в заглавной части Расчета указывается (абзац первый п. 4 разд. IV Порядка № 4):

– в стр. 032 – код кодификатора по местонахождению подразделения (код органа самоуправления, который является административным центром территориальной общины по местонахождению такого обособленного подразделения). При этом для определения номера Кодификатора место уплаты НДФЛ не учитывают (ОИР, категория 103.25). Этот же код кодификатора (стр. 032) указывается также в 4ДФ, которое подается за это обособленное подразделение;

– в стр. 033 – полное наименование обособленного подразделения.

Отметим, что если подразделение не имеет специального названия, можно указать фактическое, например: склад № 1, цех № 2 и др.

15

Какое количество работников показывать в 4ДФ к Расчету, которое подается за неуполномоченное обособленное подразделение?

В 4ДФ к Расчету, который подается юрлицом за неуполномоченное обособленное подразделение, количество работников показывают так:

– в стр. 04 – проставляют количество работников, работающих в этом подразделении по трудовым договорам (контрактам) в отчетном периоде, которым доход начислялся с признаком «101»;

– в стр. 05 – количество работников, работающих в отчетном периоде в этом подразделении по ГПД, которым доход начислялся с признаком «102».

При этом в заглавной части Расчета, который подается за неуполномоченное подразделение, количество работников не указывают (ОИР, категория 103.25). Ведь сведения об общей численности работников, включая работающих в неуполномоченном обособленном подразделении, отражаются в стр. 10 «Штатная численность работников» заглавной части Расчета, который юрлицо подает за себя (ОИР, категория 103.25)

16

Нужно ли в 4ДФ к Расчету, который подается за обособленное подразделение, заполнять графы по ВС (графы 5а и 5)?

Да, нужно. Ведь 4ДФ подается за каждое подразделение юрлица отдельно (как за основное, так и за обособленное). Поэтому в каждом 4ДФ относительно работников каждого подразделения заполняют в т. ч. и графы по ВС (графы 5а и 5) (ОИР, категория 103.25).

Внимание! Порядок уплаты ВС не изменился. Как и раньше, вся сумма ВС (как за основное подразделение, так и за обособленное) уплачивается юрлицом в бюджет за своему местонахождению (по основному 5месту учета) (ОИР, категория 103.25)