В какие сроки осуществляется возврат работнику уплаченных в командировке за границей собственных средств?

Порядок командировки за границу определен в разд. ІІІ Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.1998 № 59 (далее – Инструкция № 59).

Согласно п. 5 разд. III Инструкции № 59 предприятие, командировающее работника в командировку за границу, обеспечивает его авансом в национальной валюте государства, в которое командируется работник, либо в долларах США/евро, либо в гривневом эквиваленте по официальному курсу Национального банка Украины (далее – НБУ), установленному на день представления уполномоченному банку.

В соответствии с п. 17 разд. III Инструкции № 59 по возвращении из командировки работник обязан до окончания пятого банковского дня, следующего за днем ​​прибытия к месту постоянной работы, подать Отчет об использовании средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет (далее – Отчет). Сумма излишне израсходованных средств (остатка средств свыше суммы, израсходованной в соответствии с Отчетом) подлежит возврату работником (в денежных единицах, в которых был предоставлен аванс) на соответствующий счет предприятия, которое их предоставило, в установленном законодательством порядке, а в случае получения аванса наличными сумма излишне израсходованных средств подлежащего возврату;

В случае если откомандированный работник получил аванс на служебную командировку наличными, он подает Отчет и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня, следующего за днем ​​прибытия к месту постоянной работы.

В случае если во время служебной командировки командированный работник применил платежные карты для проведения расчетов в безналичной форме, при наличии уважительных причин руководитель может продлить срок подачи Отчета до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления разногласий между соответствующими отчетными документами).

Вместе с Отчетом представляются подтверждающие документы, удостоверяющие стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, с указанием формы их оплаты (наличными, чеком, платежными картами, безналичным перерасчетом).

В случае отсутствия первичных или каких-либо других документов, подтверждающих фактическое пребывание работника в командировке, в Отчет добавляются заверенные отделом кадров или главным бухгалтером ксерокопии страниц загранпаспорта или документа, его заменяющего, с фамилией командированного работника и отметками пограничных служб о пересечении границы в командированном работником государственной границы Украины (в которой указан пункт пропуска, дата и время пересечения границы, серия, номер, тип и название паспортного документа).

Пунктом 19 разд. III Инструкции предусмотрено, что при составлении Отчета перерасчет произведенных в командировке расходов, подтвержденных документально, осуществляется в соответствии с фактическим обменным курсом, примененным банком, в случае отсутствия подтверждающих документов об обмене валюты – ввиду кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному валютному курсу, установленному Отчетом на день.

Если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить (перечислить) дополнительные средства, выплата осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривны к иностранным валютам, установленным НБУ на день утверждения руководителем Отчета. Выплата (перечисление) указанных средств должна производиться до окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем Отчета.

Разрешение (согласование) руководителя предприятия на возмещение расходов сверх сумм, утвержденных постановлением Кабинета Министров Украины от 02 февраля 2011 года № 98 «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично удерживаются (финансируются)».

Форма отчета и порядок его составления утверждены приказом Министерства финансов Украины от 28.09.2015 № 841 (в редакции приказа Министерства финансов Украины от 09.05.2023 № 239).

Следовательно, возмещение командировочных расходов за границей, подтвержденных документально, осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривны к иностранным валютам, установленным НБУ на день погашения задолженности.

При этом при составлении Отчета перерасчет произведенных в командировке расходов в случае отсутствия подтверждающих документов об обмене валюты осуществляется по кросс-курсу, рассчитанному по официальному обменному валютному курсу, установленному НБУ на день утверждения Отчета.

https://rv.tax.gov.ua