Решение исполкома местного совета: с подписью и печатью можно ли без них?

Законодательство не нормирует порядок обнародования актов органов местного самоуправления и требования к их оформлению для опубликования. На этот счет постоянно идут дискуссии: как публиковать принятый акт - с подписью соответствующего должностного лица или, указав его должность, фамилию и имя; с печатью соответствующего органа или без, в каком формате - как сканкопию, фото или документ, части которого можно копировать, и т.д. Так что эксперты Проекта USAID «ГОВЕРЛА» решили рассмотреть этот вопрос более подробно.

Согласно части пятой статьи 59 Закона Украины «О местном самоуправлении в Украине» (далее – Закон «О МСУ»), акты органов и должностных лиц местного самоуправления нормативно-правового характера вступают в силу со дня их официального обнародования, если органом или должностным лицом не установлен более поздний срок введения этих актов в действие. Согласно части шестой этой же статьи, исполнительный комитет местного совета в пределах своих полномочий на своих заседаниях большинством голосов от общего состава принимает решения, подписываемые сельским, поселковым, городским головой, председателем районного в городе совета. Согласно части одиннадцатой статьи 59 Закона «О МСУ». акты органов и должностных лиц местного самоуправления подлежат обязательному обнародованию и предоставлению по запросу в соответствии с Законом Украины "О доступе к публичной информации".

Следовательно, решения исполнительного комитета как органа местного самоуправления подлежат обязательному обнародованию, в том числе и публикации на официальных веб-сайтах местных советов.

Постановлением Кабинета Министров Украины от 17.01.2018 г. № 55 «Некоторые вопросы документирования управленческой деятельности», которым рекомендовано органам местного самоуправления привести в соответствие с этим постановлением собственные инструкции по делопроизводству, утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах власти (далее – типовая инструкция).

Согласно пункту 15 Типовой инструкции документ должен содержать обязательные для его определенного вида реквизиты, размещаемые в установленном порядке, а именно: наименование учреждения - автора документа, название вида документа (кроме писем), дату, регистрационный индекс документа, заголовок к текст, текст, подпись.

В пункте 48 настоящей Типовой инструкции предусмотрено, что должностные лица подписывают документы в пределах своих полномочий, определенных актами законодательства, другими нормативно-правовыми актами в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в электронной форме и инструкции по делопроизводству учреждения. Порядок подписания документов другими лицами при отсутствии руководителя учреждения и должностных лиц, уполномоченных их подписывать, определяется приказом (распоряжением) руководителя учреждения.

Согласно пункту 3) части четвертой статьи 42 Закона «О МСУ», сельский, поселковый, городской голова подписывает решение совета и его исполнительного комитета. В случае председательства на заседании исполнительного комитета другого лица (в связи с отсутствием сельского/поселкового/городского председателя или невозможностью осуществления им своих полномочий), принятые на его заседании решения подписываются тем должностным лицом, которое определено в регламенте исполнительного комитета (в соответствии с законодательством ) как осуществляющая соответствующие полномочия председательствующего на таком заседании (по устоявшейся практике в случаях отсутствия сельского/поселкового/городского председателя или невозможностью осуществления им своих полномочий председательствующим на заседании исполнительного комитета является заместитель сельского/поселкового/городского председателя по вопросам деятельности исполнительных органов совета согласно распределению полномочий).

Что касается проставления печати на решениях исполнительного комитета, то пунктом 3) раздела II главы 4 Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 г. № 1000/5 определено, что право на применение гербовых печатей (для учреждений, имеющих право использовать государственную символику) или печатей учреждения с указанием наименования учреждения и идентификационного кода закрепляется в положении (уставе) учреждения и определяется его правовым статусом.

На документах, удостоверяющих права граждан и юридических лиц, на которых фиксируется факт расходования средств и проведения сделок с материальными ценностями, подпись должностного (ответственного) лица скрепляется печатью учреждения (при наличии). Указанные положения частично продублированы также в пункте 67 Типовой инструкции, где установлено, что на таких документах подпись должностного (ответственного) лица скрепляется гербовой печатью учреждения. Порядок использования, место хранения гербовой печати и должностное лицо, ответственное за его хранение, а также перечень лиц, подписи которых скрепляются гербовой печатью, определяется приказом (распоряжением) руководителя учреждения. Согласно приложению 3 к Типовой инструкции перечень других документов, подписи на которых необходимо скреплять гербовой печатью, определяется учреждением из нормативно-правовых актов и примерного перечня документов, подписи которых скрепляются гербовой печатью.

Следовательно, учитывая указанное, можно сделать вывод, что принятые решения исполнительного комитета должны:

• быть подписаны должностным лицом, к полномочиям которого отнесено их подписание (сельским/поселковым/городским председателем или лицом, председательствовавшим на заседании исполнительного комитета),
• подпись должна быть скреплена печатью в случаях, предусмотренных законодательством (в обязательном порядке - на решениях, удостоверяющих права граждан и юридических лиц, на которых фиксируется факт расходования средств и проведения операций с материальными ценностями), и в случаях, предусмотренных в регламент исполнительного комитета местного совета, а также в порядке использования гербовой печати (печатей) в соответствующем органе местного самоуправления, утвержденном, например, распоряжением сельского/поселкового/городского головы.

Проставление подписи и печати является свидетельством того, что информация, изложенная в бумажном виде, приобрела статус документа (акта органа местного самоуправления). При этом, когда речь идет об обнародовании на официальном веб-сайте местного совета таких документов, то законодательством не предусмотрено никаких требований к формату документа (решения, распоряжения, иной акт органа (должностного лица) местного самоуправления): это должна быть сканкопия документа или фото, или pdf-формат, или просто текстовый файл в формате Word, а также наличие на них обязательных их элементов (подпись, печать, реквизиты (номер, дата принятия), наличие бланка и т.п.).

Поэтому порядок и формат обнародования принятых исполнительным комитетом решений каждым органом местного самоуправления определяется самостоятельно. В этом контексте важно то, что документ должен быть обнародован только после его подписания соответствующим должностным лицом местного самоуправления, проставления на нем в определенных законодательством случаях печати, присвоения ему соответствующего номера и регистрации. Отсутствие подписи и печати на обнародованном варианте решения исполнительного комитета не влечет негативных последствий, однако такое решение должно быть идентичным по тексту с оформленным и подписанным в установленном порядке его вариантом.

https://decentralization.gov.ua