Правильность указания должности заместителя руководителя учреждения на отсутствие руководителя при подписании текущих документов

Руководитель предприятия, учреждения или организации временно отсутствует в связи с нахождением на больничном, в связи с временной потерей трудоспособности, или в очередном отпуске или в командировке.

Если в должностной инструкции заместителя руководителя предприятия, учреждения, организации указано, что он на время временного отсутствия руководителя исполняет его функции или приказу того же руководителя определены вопросы подписания документов его заместителю. В данном случае документы должны подписываться именно заместителем по указанием его фамилии имени отчеству.

Приказом Министерства юстиции Украины № 1000/5 от 18.06.2015 были утверждены Правила организации и делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях и учреждениях, которыми регулируется ведение делопроизводства для всех без исключения юридических лиц (далее - Правила) .

В пункте 10 Правил № 1000/5 определено, что в случае отсутствия должностного лица, наименование должности, фамилия, инициалы которой указано на проекте документа, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. В этом случае обязательно указывают фактическое должность и фамилия лица, подписавшего документ (исправления вносят рукописным или машинописным способом, если документ невозможно перепечатать). Подписывать документ с предлогом «за» или ставить правобижну косую черту перед названием должности не допускается.

В вышеуказанных нормах также указано, что в наименование должности руководителя слова «Исполняющий обязанности» или «И. о.» добавляются в случае заместительства руководителя по приказу (распоряжению). Определение понятия «заместительство» содержится лишь в разъяснении Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС «О порядке оплаты временного заместительства» от 29 декабря 1965 № 30/39, в котором им считается исполнение служебных обязанностей по должности временно отсутствующего работника, если это вызвано производственной необходимостью. Об этом также говорится в письме Министерства социальной политики Украины от 21.07.2011 г. № 590/13/84-11.

Но такая формулировка противоречит требованиям Кодекса Законов о труде Украины, которыми предприятия, учреждения и организации должны руководствоваться при применении норм действующего законодательства. Статьей 105 Кодекса законов о труде Украины законодательно определено выполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы. Это означает, что работник, их выполняет (в данном случае заместитель), занимает свою основную должность, поэтому подписывать документы при возложении на него обязанностей временно отсутствующего руководителя он по должности «Заместитель директора», и эту же должность следует указывать во время их подписания.

То есть предприятие, учреждение или организация может самостоятельно определять, какой вариант оформления временно исполняющего обязанности руководителя выбрать в таком случае. Ведь по этому поводу действующее законодательство ограничений не устанавливает.

dp.dsp.gov.