Правила ведения табеля рабочего времени без нарушений законодательства

Ведение табельного учета рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях регулируется Приказом № 489.

Так, Приказом № 489 утверждена типовая форма № 5 «Табель учета использования рабочего времени», в которой фактически и ведется учет рабочего времени. Форма носит рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. При необходимости форма может быть дополнена другими показателями, необходимыми для учета.

В случае необходимости можно применять и другую форму табеля учета рабочего времени, но при этом обязательно наличие первичного учета показателей по использованию рабочего времени, явок и неявок работников, определенных формам государственных статистических наблюдений по труду (письмо Государственной службы статистики Украины от 12.01.2012 г. № 9/4-10/9).

Однако, Приказом № 489 не определена процедура ведения табеля учета использования рабочего времени. Табель является основанием для начисления работникам заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, сумм за период ежегодных отпусков, других выплат. Составленный и подписанный ответственным за ведение табеля лицом и согласованный руководителем организации табель представляется в бухгалтерию.

Заработная плата выплачивается работникам регулярно в рабочие дни не реже двух раз в месяц через промежуток времени, не превышающий 16 календарных дней, и не позднее 7 дней после окончания периода, за который осуществляется выплата. Соответственно табель учета использования рабочего времени заполняется дважды в месяц:

• за первую половину месяца - для начисления авансовых платежей;
• за весь месяц - для расчета заработной платы за месяц.

В конце месяца в табеле учета использования рабочего времени подсчитывается общее количество отработанных дней i дней неявок на работу. Табель подается в бухгалтерию заблаговременно для своевременного расчета заработной платы.

Предприятие, учреждение, организация для учета рабочего времени самостоятельно определяет:

• лиц, ответственных за ведение учета использования рабочего времени работниками и оформления табелей;
• должностных лиц, которые должны удостоверять своими подписями информацию, указанную в табелях;
• сроки подачи табелей на подпись соответствующим должностным лицам;
• сроки подачи табелей в бухгалтерию для начисления заработной платы;
• порядок внесения в табели сведений о новых работников и извлечения из него сведений об уволенных работников;
• правила и порядок присвоения работникам табельных номеров;
• правила и порядок корректировки сведений о фактическом работу и отсутствие работников на работе.

При условии, что количество работников невелико, табель учета использования рабочего времени, как правило, ведут специалисты бухгалтерии и составляют его в одном экземпляре за два-три дня до расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

На крупных предприятиях табель учета использования рабочего времени ведут кадровики или даже вводится в штат такая должность как табельщик (когда много цехов, структурных подразделений, разные условия рабочего времени и т.п.). Также эти функции могут полагаться на руководителей подразделений или их подчиненных.

Заполненный табель учета использования рабочего времени подписывает ответственное лицо (бухгалтер, кадровик или табельщик) или руководитель структурного подразделения. Но порядок его составления и утверждения предприятие определяет самостоятельно в соответствии со своими локальными нормативными документами. Поэтому целесообразно на предприятии разработать отдельное Положение о ведении табельного учета, поскольку на законодательном уровне не утверждены соответствующие положения или разъяснения.

В Гоструда отмечают: согласно ч. 2 ст. 30 Закона Украины «Об оплате труда» работодатель обязан обеспечить достоверный учет выполняемой работником работы и бухгалтерский учет расходов на оплату труда в установленном порядке. При этом работодателя не могут привлечь к ответственности за отсутствие табелей учета использования рабочего времени, если обеспечено учет использования рабочего времени по-другому.

lviv.dsp.gov.ua