Новые стандарты делопроизводства в органах местного самоуправления: что изменилось в действиях руководителя

27 апреля 2022 вступил в силу приказ Министерства юстиции Украины от 21.04.2022 №1581/5. Этот документ вносит ряд изменений в Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста в 2015 году.

В течение апреля-августа эксперты U-LEAD провели ряд консультаций для представителей общин, отвечая на вопросы новых правил организации делопроизводства.

«Сейчас завершается формирование нового правового поля по организации делопроизводства в органах местного самоуправления. Происходящие изменения можно охарактеризовать так: именно сейчас наш законотворец приводит делопроизводство в единый стандартизированный вид для всех органов и местного самоуправления, и исполнительной власти. И это очень важно, ведь правила работы с документами организация делопроизводства должны быть едиными для всех», - отметила Елена Тертышная, руководитель Регионального офиса «U-LEAD с Европой» в Днепропетровской области.

Следовательно, согласно требованиям, начиная с 27 апреля, все служебные документы должны оформляться в соответствии с требованиями ДСТУ 4163-2020.

Согласно новым стандартам ответственность за организацию делопроизводства несет именно руководитель предприятия, а не бухгалтер или другой руководитель структурных подразделений. Это ясно прописано в Правилах. Руководители структурных подразделений только контролируют компанию делопроизводства и хранение документов.

Кроме того, руководитель предприятия или учреждения сам выбирает, в каком виде – бумажном или электронном – должен происходить документооборот, а также быть осведомленным по этой теме.

«На каждом предприятии должна быть утверждена инструкция по делопроизводству. Организует систему документирования и документооборота соответствующая служба. Ее работники разрабатывают инструкцию по делопроизводству учреждения, которым определяется, в бумажной или электронной форме будет проводиться документооборот. Инструкция по делопроизводству утверждается распорядительным документом учреждения», – отмечают эксперты.

Документы, созданные в бумажной форме, проходят и прорабатываются в учреждении на единых организационных и правовых началах организации документооборота с документами, созданными в электронной форме. Не допускается одновременного прохождения одного и того же документа в электронной и бумажной форме.

Эксперты U-LEAD отметили, что некоторые учреждения продолжают вести документооборот как в электронном, так и в бумажном виде. Это значительно увеличивает время для подготовки таких документов. По новым Правилам этого делать не нужно.

Также эксперты пояснили, что в период действия военного положения порядок организации кадрового делопроизводства и архивного хранения кадровых документов в районах активных боевых действий определяется работодателем самостоятельно, при обеспечении ведения достоверного учета выполняемой работником работы и учета затрат на оплату труда.

https://decentralization.gov.ua