Как провести запрос предложений удачно: 5 советов заказчику

Закупки через Prozorro Market обладают рядом преимуществ по сравнению с другими процедурами. Всё происходит быстро, без длительной подготовки документации, рассмотрения и оценки тендерных предложений. Кроме того, некоторые категории товаров можно приобрести исключительно путем запроса предложений: часть продуктов питания, медицинских материалов и препаратов. Мы подготовили рекомендации, как проводить запрос предложений удачно. Эти советы будут полезны и для опытных покупателей, и для тех, кто только открывает возможности электронного каталога.

Реально оценивайте срок предоставления предложений и поставки товара.
Законодательством установлено, что срок для подачи поставщиком цены предложения не может быть меньше двух рабочих дней со дня обнародования заказчиком запроса предложений в электронной системе закупок.

Однако на практике за столь короткий срок участники не всегда успевают подать предложение. К тому же частенько заказчик к тому же устанавливает маленький срок на поставку. К примеру, устанавливает два дня на представление предложений и еще неделю на поставку. Для участника это может быть нереальным сроком. Обычно у него не лежит на складе именно тот товар, который вы покупаете. Поэтому нужно время на доставку. В такую закупку добросовестный участник не представит предложение, ведь не сможет выполнить свое обязательство.

Поэтому мы рекомендуем объявлять закупку раньше времени и давать участникам больше времени на представление предложений и поставку товара. Это позволит большему числу участников принять участие в закупке, увеличит конкуренцию и позволит заказчику получить товары по самым низким ценам.

Опишите условия поставки в покупке

У заказчика могут быть специальные требования к поставке продуктов. К примеру, детский сад требует чтобы поставщик привозил молочные продукты каждый день маленькими партиями до 9 утра. Обычно такие условия прописываются в договорах. Однако участники не всегда обращают на это внимание, когда представляют предложение.

Поэтому рекомендуем прописывать особые условия поставки товара при объявлении запроса предложений. Заполнять поле "Условия поставки и другие примечания" не обязательно, однако, на наш взгляд, лучше все-таки прописать конкретные требования по поставке. Таким образом, вы акцентируете на этом внимание потенциального участника. В свою очередь, поставщик даже не читая договор будет понимать вашу конкретную потребность и сразу поймет, может он ее удовлетворить или нет.

Используйте шаблон договора

При объявлении запроса предложений заказчик может облегчить себе задачу. Для этого централизованные закупочные организации приготовили шаблоны договоров. Это унифицированные проекты договоров, которые могут быть использованы вместо собственных. При использовании шаблона система предлагает договор, в который автоматически добавляется информация о предмете закупки, цене, качественных и технических характеристиках товара и т.д. После подтверждения победителя у заказчика будет полностью готов договор. Остается только подписать его в бумажном или электронном варианте и загрузить в систему.

Таким образом, заказчик может не тратить время на написание собственного проекта договора, а воспользоваться шаблоном.

Включайте в ожидаемую стоимость НДС

Покупка через электронный каталог, как и все остальные, начинается с определения ожидаемой стоимости. И здесь возникает вечный вопрос: включать ли в эту сумму налог на добавленную стоимость?

Однозначного ответа на этот вопрос нет в законодательстве. Также при объявлении закупок реализована возможность определить ожидаемую стоимость как по НДС, так и без.

Однако мы хотим обратить внимание на планирование. Независимо от того, есть ли заказчик и участник плательщиками НДС, мы рекомендуем в плане определить ожидаемую стоимость с учетом налога. Таким образом, даже если в самой закупке вы указали сумму без НДС, у вас будет возможность заключить договор на сумму и без налога, если обе стороны не плательщики, и с налогом.

Обращайте внимание на единицы измерения в профиле товара, чтобы правильно рассчитать количество

В электронном каталоге профиль каждого товара содержит определенную единицу измерения. К примеру, бумага для друга измеряется пачками, файлами штуками, молоко килограммами, вода питьевая литрами. При добавлении товаров в корзину заказчику обязательно следует обращать внимание на единицы измерения и правильно посчитать количество товара. При этом следует исходить именно из единиц измерения в каталоге.

Рассмотрим ситуацию: заказчик раньше покупал канцтовары в открытых торгах и указывал количество бумаги и файлов по 50 пачек. В упаковке бумаги 500 листов, в упаковке файлов – 100 штук. Чтобы купить такое же количество по запросу предложений, заказчик должен в корзине установить количество: бумага 50 пачек, файлы 5 000 штук. То же касается и других товаров.

Чтобы закупка прошла успешно, следует правильно рассчитать количество товара. Заключая договор, заказчик и поставщик не могут привести количество товаров в кратность упаковки, как на открытых торгах. В свою очередь, условия договора не должны отличаться от условий, указанных в запросе предложений.

Таким образом мы собрали пракческие советы для заказчиков. Следуя этим рекомендациям, вы сможете проводить запрос предложений быстро и качественно.

Анастасия Гавриленко

https://infobox.prozorro.org