Как провести аудит трудовой книги перед сканированием?

В Украине идет переход к ведению учета трудовой деятельности в электронной форме, на что законодательством отведено 5 лет. До 10 июня 2026 г. работники и работодатели должны подать сканкопии трудовых книжек для оцифрования в Пенсионный фонд Украины через вебпортал электронных услуг.

Перед сканированием необходимо провести аудит трудовой книжки, проверив правильность записей и соответствие их требованиям законодательства.

Шаг 1. Проверьте правильность написания:

•  фамилии, имя и отчество (ФИО) – должны быть указаны полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами;
•  даты рождения.

Они должны соответствовать данным паспорта.

Особое внимание необходимо обратить на оформление записей об изменении ФИО:

•  прежняя фамилия (как правило, у женщин) должна быть зачеркнута одной чертой и рядом записана новая;
•  на внутренней стороне обложки обязательно должна указываться информация о документе, на основании которого исправлена ​​запись (паспорт, свидетельство о рождении/браке и т.п.), его реквизиты: номер и дата выдачи. Эта информация должна быть заверена подписью лица, уполномоченного учреждением, и печатью.

Шаг 2. Проверьте наличие подписей и печатей на титульном листе трудовой книжки:

•  подпись владельца трудовой книжки;
•  подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек на предприятии;
•  наличие печати предприятия (или отдела кадров), на котором заполнялась трудовая книжка.

Шаг 3. Внимательно изучите все записи в разделе «Сведения о работе»:

•  в записях о принятии на работу и увольнении с работы должна указываться дата начала выполнения работы, полное наименование предприятия, организации или учреждения, название должности или профессии, а также номера и даты приказов о принятии/увольнении;
•  если за время работы название предприятия изменялось, то отдельной строкой должна быть сделана запись о переименовании с указанием распорядительного акта, его даты и номера;
•  записи об увольнении или переводе должны быть осуществлены в соответствии с действующим законодательством и со ссылкой на соответствующую статью закона;
•  записи об увольнении должны быть заверены печатями.

Как устранить выявленные недостатки?

• Если в трудовой книжке отсутствует запись об изменении фамилии или обнаружена ошибка в написании ФИО, сделать/исправить эти данные может работодатель того предприятия, где вы работаете сейчас.
• Если предприятие, которое внесло в трудовую неправильную или неточную запись, ликвидировано, соответствующую запись производит его правопреемник.
• Если имя, отчество или фамилию, указанные в трудовой книжке, не совпадают с именем, отчеством или фамилией лица по паспорту, факт принадлежности трудовой книжки лицу может быть установлен в судебном порядке.
• Перечень документов, подтверждающих стаж для пенсии при отсутствии в трудовой книжке необходимых записей или при наличии неправильных или неточных записей о периодах работы, определено постановлением Кабинета Министров Украины «Об утверждении Порядка подтверждения имеющегося стажа работы для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней» от 19.00. №637.
• Перед сканированием трудовой книжки необходимо обратить внимание на то, чтобы все записи в ней были выполнены аккуратно, без зачеркивания или исправления.
• Если вы не обнаружили никаких недостатков при заполнении трудовой книжки, можете сканировать свой документ и загружать его в личном кабинете на вебпортале Фонда https://portal.pfu.gov.ua.

https://www.pfu.gov.ua