Избегание ошибок при создании электронных листков нетрудоспособности

Как известно, с 1 июня 2021 года была внедрена электронная форма листков нетрудоспособности, формируемых на основании медицинских заключений о временной нетрудоспособности. Это предусмотрено Порядком организации ведения Электронного реестра листков нетрудоспособности и предоставления информации из него, в соответствии с постановлением Кабинета Министров Украины от 31 марта 2021 года № 323 (далее – ЕРЛН).

За время функционирования ЕРЛН выявлены типичные ошибки, которые делают невозможным создание е-больничного на основании медицинского заключения о временной нетрудоспособности.

1. Ошибка “Нетрудоспособное лицо не найдено в Реестре застрахованных лиц”.

Фиксируется, если в Реестре застрахованных лиц отсутствует персональная электронная учетная карточка застрахованного лица (ПЭОКЗО) с указанным в медицинском заключении регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика (РНОКПП) или паспорта (в случае отказа от использования РНОКПП):

– в декларации пациента неверно внесены РНОКПП или паспортные данные – требует корректировки декларации в медицинской системе;

– лицо никогда не имело статуса застрахованного лица, получателя пенсии, регрессных выплат, пособий по безработице и т.д. со времени внедрения Реестра застрахованных лиц, поэтому не создано ПЭОКЗО, – в таком случае не требует дальнейших действий.

2. “Ошибка однозначного поиска в РЗО / Проверьте корректность ФИО и документ”.

Такая ошибка обусловлена ​​несоответствием паспортных данных и/или фамилии, имени, отчества в Реестре застрахованных лиц и электронном кабинете пациента.

Чаще такая ситуация фиксируется в случае получения застрахованным лицом нового паспорта в виде ID-карты, часто с изменением ФИО. В Реестре застрахованных лиц при этом остаются устаревшие данные по паспорту или они вообще отсутствуют (в ПЭОКЗО лица не поступала информация о паспортных данных в рамках информационного обмена с другими реестрами).

В целях актуализации данных о лице необходимо подать в территориальный орган Пенсионного фонда Украины лично (через представителя) Анкету застрахованного лица и документы, идентифицирующие и подтверждающие информацию о лице.

Также существует более удобный способ – предоставить анкету дистанционно с помощью средств веб-портала Пенсионного фонда Украины. Для этого застрахованному лицу необходимо войти в личный кабинет веб-портала Пенсионного фонда Украины (https://portal.pfu.gov.ua) с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП). В разделе "Коммуникации по ПФУ" нужно выбрать "Анкета для изменения данных в Реестре застрах. лиц", заполнить все реквизиты электронного бланка анкеты в соответствии с актуальными документами и прикрепить скан-копии паспорта, РНОКПП (при наличии), подписать с помощью КЭП и отправить в ПФУ.

Изменение данных Реестра застрахованных лиц согласно представленной Анкеты и приложенных к ней документов осуществляется из приказа руководителя соответствующего территориального органа Пенсионного фонда Украины в пятидневный срок.

Обращаем особое внимание, что информация о персональных данных застрахованного лица должна быть актуальной и идентичной как в Реестре застрахованных лиц, так и в информационной системе здравоохранения.

3. Ошибка при регистрации медицинского заключения "Отсутствует информация о трудовых отношениях на дату начала периода нетрудоспособности".

Это связано, прежде всего, с качеством и своевременностью отчетности работодателей за своих работников.

При принятии лица обязательно нужно в установленные сроки (накануне начала трудовых отношений) подавать уведомление о принятии на работу по любым типам трудовых договоров (с трудовой книжкой, без нее договор гражданско-правового характера и т.п.).

При формировании отчетов относительно единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование нужно тщательно проверять данные о РНОКПП, а для лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказались от принятия РНОКПП и имеют отметку в паспорте, паспортные данные, указанные в отчете (указывается паспорт в форме книжки по формату БКNNXXXXXX паспортными данными, NN – две буквы серии паспорта (верхний регистр); XXXXXX – шесть Х цифр номера паспорта).

В случае перевода работников на другие должности в Приложении 5 к Налоговому расчету сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков – физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее – Налоговый расчет) нужно указывать только даты начала работы в новой должности с проставлением должности “1 работа, перемещенная в другое подразделение”. Указание даты прекращения на предыдущей должности и основания об увольнении приведет к ошибке формирования е-больничного.

Также необходимо обратить внимание на верное формирование Приложения 5 в отношении лиц, длительно находящихся в социальных отпусках по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего (код категории 5) или шестилетнего возраста (код категории 4). Алгоритмом создания е-больничных предусмотрено тождество обработки данных о таких отпусках, позже прекращение кода категории 4 при открытом ранее коде категории 5 или наоборот приводит к отсутствию формирования листка нетрудоспособности (в частности, по беременности и родам). Таким образом, для формирования е-больничного необходимо, чтобы периоды социальных отпусков с кодами категорий 4 или 5 были действующими (отсутствует дата прекращения).

В 2025 году представление Налоговых расчетов осуществляется в ежемесячном режиме, поэтому, если страхователем не была подана или подана с ошибками отчетность, на следующий день после предельного срока представления создания листка нетрудоспособности по лицу, которое не было уволено в предыдущем отчетном периоде, будет невозможна по причине указанной выше ошибки.

4. Ошибка “Не найдена запись о временной нетрудоспособности с EXTERNAL_ID=ХХХХ-ХХХХ-ХХХХ-ХХХХ“.

Фиксируется в случае продления случая временной нетрудоспособности или отмены предварительного медицинского заключения, на основании которого не был создан электронный листок нетрудоспособности или который не направлялся в ЭРЛН. При такой ошибке необходимо обеспечить устранение причин и обеспечить отправку врачом указанного в ошибке медицинского заключения, а затем после создания е-больничного повторно отправить следующий.

https://www.pfu.gov.ua