Главные советы для заказчиков по оборонным закупкам

Как подготовиться к новому закупочному периоду? Главные советы для заказчиков по оборонным закупкам

Окончание нынешнего и начало нового календарного года для специалистов в сфере публичных закупок обычно сопровождаются подведением итогов, работой по завершению закупочного года, отчетом о выполнении договоров и подготовкой к началу нового закупочного периода.

Порядок организации и проведения оборонных закупок определен Постановлением Кабинета Министров Украины №1275 от 11 ноября 2022 г. №1275.

Отсутствуют требования для заказчиков в сфере обороны отчитываться о выполнении договоров, заключенных без использования электронной системы с прикреплением к таким отчетам файлов с соответствующими договорами, всеми приложениями и изменениями к ним, а также подготовки и утверждения годовых планов. Но уполномоченным лицам воинских частей, организаций (учреждений, учреждений), (уполномоченных решением государственного заказчика в сфере обороны на осуществление закупок и заключения государственных контрактов) следует должным образом подготовиться к новому закупочному периоду для обеспечения работы закупочной функции в воинской части, организации (учреждении , заведении) на профессиональном уровне.

Следует напомнить, что в течение 90 дней со дня прекращения или отмены правового режима военного положения государственные заказчики прикрепляют к указанным отчетам о договорах, заключенных без использования электронной системы закупок, файлы с соответствующими договорами, всеми приложениями и изменениями.

Что необходимо знать заказчику в сфере обороны в конце года?

• Во-первых, следует завершить закупки, которые начинались в течение года.
• Во-вторых, подготовиться и спланировать закупки на следующий год.

Несколько основных рекомендаций.

Совет №1. Поскольку годового плана у нас не было, советуем самостоятельно проверить себя. Также стоит провести сверку по закупкам, опубликованным в электронном кабинете на авторизованной площадке, по поводу их наличия в утвержденных Перечнях и объемах закупок в воинской части.

Совет №2. Проверить через свой Аккредитованный центр сертификации ключей срок действия квалифицированной электронной подписи и продлить ее в случае необходимости.

Совет №3. Подготовить и проверить наличие всех необходимых протоколов уполномоченных лиц и систематизировать для удобства дальнейшего использования.

Совет №4. Подготовить скан-копии всех заключенных договоров. В случае неожиданных изменений в законодательство о публикациях договоров и приложений к ним существует риск, что придется проводить большое количество публикаций в короткие сроки. Это может повлечь за собой несоблюдение сроков и привлечение к юридической ответственности.

Совет №5. Согласно ст. 42 Закона Украины "О публичных закупках", в случае проведения конкурентных закупок согласно п.8 Постановления №1275 необходимо обнародовать отчет о выполнении договора в течение 20 рабочих дней со дня исполнения сторонами договора о закупке или истечения срока действия договора о закупке. Главное условие – выполнение сторонами настоящего договора или его расторжение.

Подготовка организации к началу нового закупочного периода: почему это необходимо сделать перед началом 2024 года?

2023 был насыщенным и полным системных изменений в подходах к проведению публичных закупок заказчиками в сфере обороны. Поэтому для работы в новом закупочном периоде необходимо обновить нормативные акты, касающиеся деятельности закупщиков.

Также предоставляем проекты таких документов, подготовленных Офисом по поддержке изменений в системе Министерства обороны Украины в сотрудничестве с Проектом реформы оборонных закупок при поддержке Министерства обороны Великобритании.

Поскольку в большинстве текстов приказов или их заголовках, изданных в предыдущих периодах, не указаны сроки их действия, отсутствует обязательство обновлять их ежегодно. Однако обновление таких документов позволяет не допустить упущения последних важных и ключевых изменений в сфере публичных закупок.

Какие наши предложения.

Совет №1. Прежде всего, рекомендуем начать с обновления Положения об уполномоченном лице по закупкам товаров, работ и услуг и предложить проект такого документа по ссылке.

Совет №2. Далее рекомендуем заново определить Уполномоченное лицо по закупкам товаров, работ и услуг на следующий год. Это позволит заново определить внутри организации возможности привлечения, замены и определения новых уполномоченных лиц, если у основного Уполномоченного будет отпуск, командировки, лечение.

С проектом соответствующего приказа можно ознакомиться по ссылке.

Совет № 3. В следующем календарном году рекомендуем утвердить новый перечень и объем закупок товаров, работ и услуг оборонного назначения, других товаров, работ и услуг для гарантированного обеспечения потребностей безопасности и обороны. Это важно несмотря на отсутствие требования в законодательстве о создании отдельных приказов в разрезе календарных лет. Таким образом будут возможность провести предельные линии между закупочными годами предыдущих периодов.

Проект такого приказа по ссылке.

Совет № 4. Также следует помнить, что в воинской части должен быть отдельный порядок проведения закупок, вооружения, военной и специальной техники, ракет и боеприпасов и их составных частей согласно пунктов 43-49 Постановления КМУ №1275 от 11.11.2022 года.

Такой документ – по этой ссылке.

Совет № 5. Поскольку не существует единого порядка организации и проведения закупок, взаимодействия между структурными подразделениями в воинской части (организации), предлагаем утвердить Порядок осуществления оборонных закупок на период действия правового режима военного положения для гарантированного обеспечения потребностей безопасности и обороны в воинской части.

Это наладит четкую внутреннюю систему, а также разделение прав и обязанностей между инициаторами закупок с Уполномоченными лицами по закупкам. Кроме того, это введет правила организации закупочной деятельности.

Такой порядок – по ссылке.

Совет № 6. Не стоит забывать о важности сбора потребностей и последующего их внесения в Перечень и объемы закупок, обеспечения своевременного получения полной необходимой информации от инициаторов закупок, а также предоставления такой информации по единым стандартам форм документов.

При этом поможет соответствующий проект документа – Приказ о предоставлении информации должностными лицами воинской части относительно имеющейся потребности в закупке товаров, работ и услуг.

Совет № 7. Выдать приказ об определении потребностей в товарах, работах и услугах на 2024 год в соответствии с предложенной формой, определенной Порядком об осуществлении закупок.

Кроме того, рекомендуем провести беседы с руководителями обособленных подразделений, служб для выяснения их реальных потребностей. Полученная информация позволит сформировать соответствующий реестр.

Совет №8. Полезной будет регистрация на вебпортале Автоматизированной системы регистрации гуманитарной помощи согласно инструкции. Это позволит сформировать запросы на товары, которые военная часть не может купить в одиночку, и получить такие товары в качестве гуманитарной помощи.

Статья подготовлена Офисом по поддержке изменений в системе Министерства обороны Украины в сотрудничестве с Проектом реформы оборонных закупок при поддержке Министерства обороны Великобритании.

Автор: Юрий Попик

Рецензенты: Нелли Стельмах, Евгений Сильверстов, Олег Блинов

https://infobox.prozorro.org